«Se ProActivo y No Procrastinativo» : reflexiones a la Matriz de Eisenhower

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La matriz de Eisenhower, se denomina así por el que fue antiguo presidente de Estados Unidos y General en la Segunda Guerra Mundial. Parece ser que a este señor, se le conocía por sus elevados niveles de productividad.

Entre otras razones, por que tenia muy claras sus prioridades en cada momento. Stephen Covey usando como base estas ideas, las plasmó en forma de esta matriz, en su libro «Los siete hábitos de la gente altamente productiva»

Esta matriz sirve para clasificar tareas a realizar, en base a dos criterios objetivos:

1. Su grado de importancia
2. Su grado de urgencia

Así se elaboran cuatro cuadrantes, en función de que las tareas sean:

1. Importantes y Urgentes: las deberías de realizar de inmediato
2. Importantes y NO Urgentes: tareas que debes planificar y ejecutar en un tiempo a definir por tu parte
3. NO Importantes y Urgentes: tareas que deberías delegar, porque si bien es importante que se realicen rápido, no eres tú la persona adecuada para hacerlas
4. NO Importantes y NO Urgentes: tareas que deberías ignorar y eliminar de nuestro listado de pendientes

Todo lo anterior, está muy bien, pero desde mi punto de vista, en la práctica, esto es bastante teórico, ya que la clave está en definir la importancia de las tareas a realizar, y eso no es tan fácil.

La realidad es que la importancia de las tareas , deberías establecerlas, en función de que sean aquellas que realmente tengas que ejecutar, es decir, aquellas que realmente te esten acercando a tus objetivos.

Por lo que si realmente trabajas con buenos criterios y tienes claro lo que quieres conseguir, y lo encajas bien en tu calendario , las tareas urgentes e importantes, deberían desaparecer, o cuando menos, reducirse al máximo.

De forma que los «Urgente e importante», serán exclusivamente los imprevistos, aquellas tareas-actividades, que NO están dentro de tu área de control.

Como decía un jefe escocés que tuve»Shit happens» (algo asi como «Así es la vida» o «C’est la vie«), y lamentablemente, los imprevistos van a suceder por muy buen control que tengamos. Ahora bien, con una buena metodología y constancia, se van a minimizar.

Aplicando Timeboxing, mi sugerencia, es dejar una franja de tiempo al organizarte la jornada con para este tipo de marrones…me parece que el color, tenía alguna relación con la expresión de mi antiguo jefe.

Por lo tanto, volviendo a lo anterior, en mi opinión, la matriz o caja de Eisenhower, sigue siendo aplicable, pero tu prioridad , es si eres riguroso en tu planificación y sobretodo delimitación de las tareas que te acercan a tus objetivos, te muevas exclusivamente en el cuadrante de las Tareas Importantes y No Urgentes.

La verdadera importancia radica, no en ejecutar tareas , con mayor o menor celeridad , según su grado de urgencia, sino en, definir claramente las tareas a ejecutar para llegar a tus objetivos a tiempo.

Si eres constante y riguroso; y haces un trabajo de filtrado y planificación correcto; tu día a día va estar bien alineado con tu objetivo final : aquello que quieres conseguir; y el modo y la forma en que defines tus tareas , van a venir marcados por esto.

Realmente, lo ideal es que todo nuestro trabajo se centrase en el cuadrante importante y no urgente , y que fuésemos capaces de trabajar de forma pro activa , sin necesidad de tener la espada de Damocles encima.

Esta forma de trabajo , ayuda a reducir los niveles de estrés y presión , y mantenerlos bajo control. Si evitas el llegar al término de una tarea para tenerla ejecutada, porque la has realizado antes, vas a reducir tremendamente tu ansiedad , demostrando ser un profesional eficaz y sobretodo eficiente.

Pero claro, la clave está ahí: en ser proactivo y no procrastinativo…y los seres humanos por tendencia, tendemos a dejar las cosas, que no nos apetecen, para más adelante, para el final…y sólo nos aceleramos, cuando nos vemos con el agua al cuello.

Es entonces cuando nos pegamos un atracón de última hora para acabar algo…en ese momento has pasado al primer cuadrante , ya es Urgente e Importante. Y recordad, que este solo debería usarse para emergencias, y no convertir su uso en una rutina de nuestro día a día.

Hay que anticiparse, hay que revisar y mirar hacia el medio y largo plazo, el corto , minimizarlo al máximo .Si realizamos una buena gestión de las tareas a medio y largo plazo, los compromisos , cuando llegue su fecha límite, habrán sido ejecutados previamente y se podrán entregar en tiempo y en forma.

Como dije en entradas anteriores, no se trata de hacer listas de tareas e ir clicando las que has ido ejecutando, ya que las tareas nunca se van a acabar, y eso te va a generar frustración; sino que la clave está en seleccionar las tareas que realmente me acercan a mi objetivo.

Y son estas, las que debes encajar en tus franjas de trabajo efectivo diarias (Timeboxing).

En resumen la base está en Planificar : encajar lo que es realmente importante («me acerca a mis objetivos«) , incluyéndolo en mi calendario del dia a dia, en forma de minitareas, para que me de tiempo suficiente a tenerlo acabado en la fecha límite, sin tener que correr.