Disfrutar compartiendo y ayudando a los demás
Estas últimas semanas, he tenido la oportunidad de poder realizar formaciones internas dentro de mi compañía sobre manejo del mail y otras buenas prácticas para mejorar nuestra productividad.
El título de las charlas es «Gestiona mejor tu vida, gestionando mejor tu mail».
Las charlas, que ya han sido 3 y están previstas otras 2, están yendo muy bien. Fundamentalmente porque percibes que los asistentes, te preguntan y se quedan con ganas de mas.
Sinceramente me lo estoy pasando genial pudiendo compartir lo que a mí me está funcionando en el manejo del gmail e intentar ayudar a otros en su día a día. El planteamiento es intentar ganar tiempo, gestionando mejor tu mail, ser más eficientes en el día laboral, y de esa forma, poder temer más tiempo para ti y los tuyos, esto es un leit-motive que funciona. En realidad, y haciendo un juego de palabras, lo que busco es cambiar ese leit-motive (algo rutinario e interiorizado) en un verdadero live motive (que mejore tu vida).
Es mi intención el poder adjuntar en mi blog algunos de los materiales utilizados y sobretodo algunas » chuletas» con aquellas inquietudes, preguntas que me han ido dirigiendo.
Hoy concretamente, os voy a hablar de un procedimiento obligatorio (un MUST) , si lo que quieres es reducir tus mails en la bandeja de entrada, haciendo que tu programa de mail, trabaje por ti.
En mi caso utilizo habitualmente Gmail, y mis consejos van encaminados a esta herramienta, pero creo que la base de los mismos es utilizable en cualquier otra plataforma de gestión del mail.
Recordad que el objetivo, en sí, no es meramente vaciar el mail; sino el poder gestionar el mismo de una forma más diligente , que el trabaje por ti, en lugar de tu para el; y que puedas tener tiempo realmente para dedicarte a las tareas que aportan valor en tu día a día.
Se trata de convertirnos en un verdadero Ninja del Gmail.
En la entrada de hoy aprovechare para hablar sobre cómo hacer filtros que te ayuden a que la bandeja de entrada se vacíe o cuando menos se organice por sí sola, y que puedas tener visualización de sólamente las carpetas (etiquetas de gmail) que tienen mensajes sin leer.
Primer Paso: Qué solo se visualicen las etiquetas (carpetas) con mensaje por leer. Este paso es fundamental, ya que si tienes muchas etiquetas, y creas un filtro que haga que el mail no pase por la bandeja de entrada y se clasifique en una etiqueta, podrias no visualizarla, si no activas esta opción.
Segundo Paso: Crear un filtro . De forma que los mails no se queden en la bandeja de entrada (inbox) y automaticamente hagan determinadas acciones que tu hayas prefijado:
- Omitirlo, Marcarlos como leidos, Destacarlos, Aplicarles una etiqueta, Eliminarlos, Marcarlos como Spam , Que envien una respuesta prediseñada, marcarlos como importantes o no, clasificarlos automáticamente en una categoría,…
Reblogueó esto en MenoSmas para Life Squeezersy comentado:
Una “vieja” entrada relativa a algunas pautas para una gestión más eficaz del gmail.
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