Cómo Organizo Mi Información en un Entorno Seguro…"en la nube"

 

Uno de los riesgos más importantes que teniamos en el pasado era la posibilidad de perder toda nuestra información más valiosa por no haber hecho una copia de seguridad externa.
Esto, hoy en dia, si nos pasase es imperdonable, ya que gracias a los servicios en red, mediante internet, disponemos de aplicaciones que nos realizan copias de seguridad automaticamente, disponiendo de ellas “in cloud = en la nube”, con las grandes ventajas que esto aporta:

  • Datos en un entorno seguro , evitando el tener que tener dispositivos de datos externos (discos duros externos, pen-drives, etc..)
  • Disposición de los datos desde cualquier ordenador o dispositivo movil (tablets o smartphones)
En mi caso utilizo para mi entorno profesional los servicios de Google Drive, los cuales están vinculados directamente a mi cuenta Gmail corporativa.
Con el fin de facilitarme el trabajo del dia a dia, las carpetas de los proyectos que tengo activos en ese momento, los tengo en mi disco duro, sincronizándose con la copia de seguridad de Google Drive, para ello tienes que instalar la apliación Google Desktop. Esa aplicación creará una carpeta en el disco duro de tu ordenador llamada “Google Drive”, de forma que la información que “cuelgues” en la misma, se sincronizará automáticamente en la nube. Por temas de poco espacio en el disco duro de mi laptop, sólo sincronizo los datos que realmente estoy trabajando en ese momento. El resto de información de mi antiguo disco duro, la tengo tambien en Drive, pero no mantengo copia de la misma en mi laptop. Es decir dispongo de esos datos en la nube y puedo acceder a ellos siempre que requiera de los mismos….y claro, disponga de conexión de datos a internet. Para hacer esto, lo que tienes que hacer es ir a “My Drive” y cargar en el mismo los archivos que desees de tu disco duro externo. Recuerda que esos archivos no estarán en tu disco duro del ordenador sólo en la nube del Drive.
Google ha hecho un esfuerzo muy importante en los últimos tiempos para disponer de aplicación similares a las de Word, Excel o Powerpoint del paquete Office y se pueden trabajar directamente en sus formatos Documentos Google (GDocs), Hojas de Cálculo de Google (GSheet)  y Presentaciones de Google (GSlides)
; no obstante las aplicaciones de
Microsoft Office son absolutamente compatibles, se pueden trabajar directamente con ellas y luego que se suban al Drive.

Otra característica de Drive, es que las carpetas las puedes “personalizar” cambiandoles colores, ponerle “estrellas” para facilitar su identificación y manejo.

Pero lo mejor de todo, es que facilmente puedes compartir los documentos con otras personas y permitir que sobre la misma hoja de cálculo, un equipo de personas a las que les hayas dado autorización, puedan realizar sus aportaciones y modificaciones, evitándose de esa forma copias de documentos redundantes y los tediosos “copy-paste”.

Otra gran ventaja es que si utilizas el sistema de mensajeria de Google : “Hangouts“, además de poder hacer videoconferencias , puedes compartir tu pantalla y los documentos que estas viendo con el resto de personas, facilitando y mucho el trabajo en equipo.
En mi caso, para las fotos y su copia de seguridad automática, utilizo la aplicación Dropbox. Esta aplicación es ideal para que evitar perder las fotos que hagas en tus dispositivos moviles, de forma que automaticamente esa foto va a parar a la nube, sin los riesgos de que las pierdas. Si sólo utilizas Dropbox para esto , su capacidad gratuita de como mínimo 5Gb de te da la opción de almacenar un buen numero de fotos. Esto es ideal cuando estas de viaje, de forma que cuando llegas al hotel con una conexión de datos, “subes” tus fotos, y puedes eliminarlas de tu teléfono movil, evitando que se colapse su memoria.

En otras entradas os he hablado de la aplicación Evernote. En mi caso, por mi compromiso de “papeles cero”, cada dia cuando acabo de trabajar, hago copias de todas las notas que he realizado en papel con mi smartphone y automáticamente dispongo de ellas en la nube de Evernote, de esta forma, dispongo de los datos para poder recuperarlos en cualquier momento, sin necesidad de tener que transportarlos en soporte fisico (papel, libretas, etc..). Esta aplicación es ideal para almacenar TODO, desde tarjetas de visitas, facturas, garantias de productos, e incluso si activas la extension en el navegador Google Chrome puedes copiar directamente articulos o información que encuentres navegando de forma que te quede almacenada para tu “biblioteca” de Evernote. Si además quieres que esa copia te la haga “limpia” sin publicidades u otras molestas informaciones, la extensión de Chrome Clearly te la limpia para clasificarla mejor.

En el caso de Evernote las notas, las puedes clasificar con etiquetas o libretas (es asi como llaman a las carpetas) de forma que las puedes recuperar con su buscador de forma rápida y eficaz.
Lo más importante, es que dispongas de TU método personal de clasificación, por lo que os recomiendo a que previamente os hagais un esquema de cómo y donde quereis clasificar vuestra información fundamental, vale la pena que destineis un tiempo a esto, porque lo que decidais, que seguro que estará bien, os marcará en el futuro vuestra forma de clasificar, y garantizar que dispongais de vuestra información segura y bien ordenada, y sobretodo facilmente localizable.
¿Y tu “Life Squeezer” a que esperas para organizar tu información y evitar desagradables disgustos de pérdida de valiosa información. Sin duda este pequeño gesto puede contribuir a que dispongas de más tiempo para otras cosas más importantes: TU TIEMPO LIBRE?

 

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