Como evitar errores al escribir mails

Hace algún tiempo , cometí el error de copiar a un cliente , sin darme cuenta, de un comentario de contenido interno que hacia a otro compañero..El cliente me llamo para decirme ,de «buen rollo», que sería deseable que no hiciésemos comentarios sobre su estilo de negociación con los proveedores o cuando menos que no se lo hiciésemos  saber…

La verdad es que fue elegante ; y la sangre no llevo al río, entre otras cosas porque mi comentario no era ni mucho menos descalificante, pero la experiencia me hizo ser más cuidadoso y desde entonces , más riguroso, con el proceso de redacción y envío de mails

¿Sois conscientes que los mails, son como la energia «que ni se crea, ni se destruye» y que siempre quedan registrados.Y algo que has escrito, aunque tu lo hayas borrado y olvidadode tu gestor de mails, puede quedar grabado en el ordenador de a quien se lo diriges «saecula saeculorum «, con las connotaciones que eso pueda tener en tu vida profesional y/o personal.

Y que decir tiene, del «estilo de redacción». Mi buen compañero y amigo valenciano Vicente era un experto en el «lanzamiento de mails bomba». Vicente no los enviaba, textualmente los lanzaba y cuando leias el mail te transmitia todo su espiritú fallero y era como asistir a una verdadera «mascletá». Uno de los problemas que tiene el mail, a diferencia de la comunicación oral, es que el escrito no puede transmitir claramente la entonación, la ironia, la seriedad o la comicidad del que lo escribe y eso puede llevar al receptor a malinterpretar el contenido del mismo.

Si repartiesemos premios, como los «goyas» o los «oscar» a los redactores de mails por su estilo, tendriamos que premiar a:

• 1. Los que te ignoran. Es una forma «encubierta» (o no!) de decirte «paso de ti».
• 2. Los negadores. «Pues yo no lo he recibido».O sea que tu correo electrónico «pierde los mails»….si claro será eso o que has puesto un filtro que envia mis mails directamente a la papelera, sin pasar por el inbox.
• 3. Los impacientes. «Hace un minuto que te han enviado el mail, y ya te están pidiendo respuesta…
• 4. Los que se «enrollan»: Bla, bla, bla…(palabrería) y no van al grano.
• 5. Los notorios: Copia a «Para todos-All users”)
• 6. Los «dejados». Los que hacen faltas al escribir o utilizan lenguaje confuso que lleva a equivocaciones,
• 7. Los groseros; dedicado a los que tienen falta de tacto  y que utilizan un tono incorrecto o hasta grosero
• 8. Los eternamente agradecidos: «Dar las gracias, no es educado / «recibido“
• 9. Los breves. Aquellos que olvidan las separaciones, puntos, comas, etc..:»estatodoescritojunto“
• 10. Los bibliotecarios. Dedicado a los que sobrecargadores: y que te adjunta archivos adjuntos inútiles
• 11. Los soberbios. Dedicado a los que te adjuntan firmas inútiles que ocupan casi toda el contenido del mail.
• 12. Los «chateros». Dedicado a los que usan el gestor de mail como si fuese un «whatsup. Es mejor llamar!
• 13. Los «simpáticos». Dedicado a los que abusan de los smarticonos. En los emails personales, vale; pero en los profesionales, demuestran poca seriedad.
• 14.Los eternamente enfadados .Dedicados a los que redactan utilizando solo letras en mayúscula: «dan sensación de que estan muy cabreados».

A continuación os doy algunas pautas a tener en cuenta , que os pueden ayudar a la hora de redactar emails, conseguir mensajes mas claros y evitar esos malentendidos.

1,.El asunto es el titular del mail: un resumen. Cuidadlo y no lo dejeis vacio o no pongais algo en el mismo que no se corresponde. Es mejor redactarlo al final, justo antes de enviar el mail, para facilitar el resumen del mismo.
2.-Vaciar el inbox = bandeja de entrada «cero». El inbox no es un basurero, si no lo gestionas correctamente, pierdes foco , y relees y vuelves a releer los mismos mails. Utilizar herramientas como ActiveInbox.
3.-Los mails tienen que ser gestionados «lo antes posible». Son «como los yogures» , tienen fecha de «consumo preferente», si no se leen, pierden parte de su sentido.
4.-¿Realmente tienes que enviar ese mail?. Pensad que son como boomerangs y siempre acaban volviendo , transformándose en más trabajo (para ti).

Consejos para una buena digestión del mail .Qué aproveche!

• Simplifica y unifica tus direcciones = todo en una única bandeja de entrada
• “Todos los mensajes importantes, acaban volviendo”.
• Elimina notificaciones molestas.
• Usa filtros / carpetas de archivado inteligentes
•  Fija hora para revisarlos:
  • – Si tienes pocos (sobre 40 /dia ) : 2 v/dia (mañana y tarde)
  • – Si tienes muchos (eres un “pringao”) : 4 v/dia
• Vacía por completo tu inbox-bandeja de entrada cada vez que la abras.
• Técnica del escáner humano; revisalos por encima, para centrarte en los mas importantes (los titulos son fundamentales).
•  Regla de los dos minutos : si necesitas menos de dos minutos, hazlo ya.