Como evitar errores al escribir mails

Hace algún tiempo , cometí el error de copiar a un cliente , sin darme cuenta, de un comentario de contenido interno que hacia a otro compañero..El cliente me llamo para decirme ,de “buen rollo”, que sería deseable que no hiciésemos comentarios sobre su estilo de negociación con los proveedores o cuando menos que no se lo hiciésemos  saber…
La verdad es que fue elegante ; y la sangre no llevo al río, entre otras cosas porque mi comentario no era ni mucho menos descalificante, pero la experiencia me hizo ser más cuidadoso y desde entonces , más riguroso, con el proceso de redacción y envío de mails
¿Sois conscientes que los mails, son como la energia “que ni se crea, ni se destruye” y que siempre quedan registrados.Y algo que has escrito, aunque tu lo hayas borrado y olvidadode tu gestor de mails, puede quedar grabado en el ordenador de a quien se lo diriges “saecula saeculorum “, con las connotaciones que eso pueda tener en tu vida profesional y/o personal.

Y que decir tiene, del “estilo de redacción”. Mi buen compañero y amigo valenciano Vicente era un experto en el “lanzamiento de mails bomba”. Vicente no los enviaba, textualmente los lanzaba y cuando leias el mail te transmitia todo su espiritú fallero y era como asistir a una verdadera “mascletá”. Uno de los problemas que tiene el mail, a diferencia de la comunicación oral, es que el escrito no puede transmitir claramente la entonación, la ironia, la seriedad o la comicidad del que lo escribe y eso puede llevar al receptor a malinterpretar el contenido del mismo.

Si repartiesemos premios, como los “goyas” o los “oscar” a los redactores de mails por su estilo, tendriamos que premiar a:
  • 1. Los que te ignoran. Es una forma “encubierta” (o no!) de decirte “paso de ti”.
  • 2. Los negadores. “Pues yo no lo he recibido”.O sea que tu correo electrónico “pierde los mails”….si claro será eso o que has puesto un filtro que envia mis mails directamente a la papelera, sin pasar por el inbox.
  • 3. Los impacientes. “Hace un minuto que te han enviado el mail, y ya te están pidiendo respuesta… 
  • 4. Los que se “enrollan”: Bla, bla, bla…(palabrería) y no van al grano.
  • 5. Los notorios: Copia a “Para todos-All users”)
  • 6. Los “dejados”. Los que hacen faltas al escribir o utilizan lenguaje confuso que lleva a equivocaciones,
  • 7. Los groseros; dedicado a los que tienen falta de tacto  y que utilizan un tono incorrecto o hasta grosero
  • 8. Los eternamente agradecidos: “Dar las gracias, no es educado / “recibido“
  • 9. Los breves. Aquellos que olvidan las separaciones, puntos, comas, etc..:”estatodoescritojunto“
  • 10. Los bibliotecarios. Dedicado a los que sobrecargadores: y que te adjunta archivos adjuntos inútiles
  • 11. Los soberbios. Dedicado a los que te adjuntan firmas inútiles que ocupan casi toda el contenido del mail.
  • 12. Los “chateros”. Dedicado a los que usan el gestor de mail como si fuese un “whatsup. Es mejor llamar!
  • 13. Los “simpáticos”. Dedicado a los que abusan de los smarticonos. En los emails personales, vale; pero en los profesionales, demuestran poca seriedad.
  • 14.Los eternamente enfadados .Dedicados a los que redactan utilizando solo letras en mayúscula: “dan sensación de que estan muy cabreados”.
A continuación os doy algunas pautas a tener en cuenta , que os pueden ayudar a la hora de redactar emails, conseguir mensajes mas claros y evitar esos malentendidos.
1,.El asunto es el titular del mail: un resumen. Cuidadlo y no lo dejeis vacio o no pongais algo en el mismo que no se corresponde. Es mejor redactarlo al final, justo antes de enviar el mail, para facilitar el resumen del mismo.
2.-Vaciar el inbox = bandeja de entrada “cero”. El inbox no es un basurero, si no lo gestionas correctamente, pierdes foco , y relees y vuelves a releer los mismos mails. Utilizar herramientas como ActiveInbox.
3.-Los mails tienen que ser gestionados “lo antes posible”. Son “como los yogures” , tienen fecha de “consumo preferente”, si no se leen, pierden parte de su sentido.
4.-¿Realmente tienes que enviar ese mail?. Pensad que son como boomerangs y siempre acaban volviendo , transformándose en más trabajo (para ti).



Consejos para una buena digestión del mail .Qué aproveche!

  • Simplifica y unifica tus direcciones = todo en una única bandeja de entrada
  • “Todos los mensajes importantes, acaban volviendo”. 
  • Elimina notificaciones molestas.
  • Usa filtros / carpetas de archivado inteligentes
  •  Fija hora para revisarlos:
    • – Si tienes pocos (sobre 40 /dia ) : 2 v/dia (mañana y tarde)
    • – Si tienes muchos (eres un “pringao”) : 4 v/dia
  • Vacía por completo tu inbox-bandeja de entrada cada vez que la abras.
  • Técnica del escáner humano; revisalos por encima, para centrarte en los mas importantes (los titulos son fundamentales).
  •  Regla de los dos minutos : si necesitas menos de dos minutos, hazlo ya.
¿Y tu que tal gestionas tu mail?

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