EL DIAGRAMA DE FLUJO DE GTD

La base de mi metodo de organización es la metodologia GTD («Getting Things Done») de David Allen. En la entrada de hoy, pese a que muchos de vosotros, casi con total seguridad ya la conoceis, haré un repaso al diagrama de flujo de esta metodología y su aplicación.
Creo importante realizar esta revisión, ya que este diagrama es el fundamento de cualquier procedimiento, gadget o aplicación personal que querais aplicar y si no habeis interiorizado esta forma de proceder, será muy dificil que vuestro método funcione.

Del diagrama de flujo, hay multitud de versiones en el mercado, el que adjunto es uno básico, pero creo que cumple con creces su función primordial.

Aspectos primordiales en el mismo son:

• Lo primero es ser metódico, consistente e interiorizar el procedimiento como una de nuestras rutinas ;es decir, que nos genere «impronta»; y evitar el «procrastinar» : aquello que nos han dicho toda la vida  nuestras abuelas de «no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy….» pero en versión moderna.
  • Estas ultimas semanas, tengo mi particular guerra personal contra la procrastinación.

• Bandeja de entrada UNICA Stuff =»Cosas»
  • Todas nuestras entradas son «cosas» (cualquier tipo de papel el cual puedo pasar a formato digital con alguna aplicación de escaneado, acción, tarea, información, ….).
  • Lo importante es que cualquier «Cosa» tiene que llegar a una única bandeja de entrada ; en mi caso utilizo el INBOX de mi Gmail.
  • La extensión de Google «Send from Gmail (by Google)» es ideal para remitirtela a tu Gmail, de esta forma tienes controlado todo desde un único punto de entrada.

• Lo siguiente es procesar en forma de monotarea (los hombres lo tenemos más facil que las mujeres, porque sólo somos capaces de hacer una cosa a la vez…y no siempre bien…). Bromas aparte, olvidaros de la multitarea, es decir que cuando estamos procesando = «estoy procesando mi bandeja de entrada…y no voy a hacer caso a nada ni nadie más».

• El procesado consiste en decidir, rapidamente, qué es lo que tenemos que hacer con esa entrada.
  • Lo primero contestando a la pregunta: «¿Es actionable = procesable?».
  • Si la respuesta es que SI , tendré que decidir cuál es la siguiente Acción.
  • Luego, más adelante sigo desarrollando esto.

• Si la respuesta es que es NO, tengo tres opciones:

1. 1. La elimino: a la basura
   2. Igual puedo hacer algo con ella: la pongo en mi carpeta o con la etiqueta «Someday/Maybe»….y cuando en el futuro, procese esta carpeta, ya decidiré que hago con ella…si la convierto en una tarea o la descarto…o la dejo para otro momento de mi vida.
   3. Es una información que puedo utilizar como referencia. Por lo tanto le pongo la etiqueta correspondiente y la clasifico para mi archivo personal.(«Archivo»)

• En el caso de que la respuesta sea SI, y la tarea no sea única («monotarea»), si no que conlleve diferentes acciones («multitarea»). Pasa a considerarse un PROYECTO, con entidad propia, el cual tendré que desglosar en diferentes tareas. Utilizando otra metodología, de la cual hablaré en una futura entrada de «menosSmas«.

• En el caso de que sea una «monotarea», la tengo que procesar, decidiendo-contestando previamente a la pregunta de ¿si es para mi  o no?.
  • Si no es para mi, la tengo que DELEGAR, remitirsela a la persona que la tenga que ejecutar, y para mi control «etiquetarla» en mi lista «Waiting List- A la espera» .
  • En mi caso, con ActiveInbox, le fijo tambien una fecha de control-revisión, para estar seguro que la persona me ha contestado…y la misma no se ha quedado olvidada «durmiendo  el sueño de los justos».

• Si la tarea es para mi, tengo que decidir en ese momento, si la hago YA (porque me conlleva menos de 2 minutos hacerla =regla de los dos minutos .
  • Es una NEXT ACTION.
  • O si no puedo hacerla en menos de dos minutos, la fijo como mi TAREA (ACTION) y le fijo una fecha de ejecución.