Disfrutar compartiendo y ayudando a los demás

Disfrutar compartiendo y ayudando a los demás

Estas últimas semanas, he tenido la oportunidad de poder realizar formaciones internas dentro de mi compañía sobre manejo del mail y otras buenas prácticas para mejorar nuestra productividad.

El título de las charlas es “Gestiona mejor tu vida, gestionando mejor tu mail”.

Las charlas, que ya han sido 3 y están previstas otras 2, están yendo muy bien. Fundamentalmente porque percibes que los asistentes, te preguntan y se quedan con ganas de mas.

Sinceramente me lo estoy pasando genial pudiendo compartir lo que a mí me está funcionando en el manejo del gmail e intentar ayudar a otros en su día a día. El planteamiento es intentar ganar tiempo, gestionando mejor tu mail, ser más eficientes en el día laboral, y de esa forma,  poder temer más tiempo para ti y los tuyos, esto es un leit-motive que funciona. En realidad, y haciendo un juego de palabras, lo que busco es cambiar ese leit-motive (algo rutinario e interiorizado) en un verdadero live motive (que mejore tu vida).

En la elaboración de los materiales me he apoyado en los excelentes materiales de Berto Pena , que podeis encontrar en su blog “Thinkwasabi”; y de todo aquello que he aprendido tras muchos años buscando el cómo mejorar mi gestión personal. Vamos, que de lo que hablo, es de lo que he sufrido en propias carnes. Mis comentarios y aportes surgen de haber probado multitud de herramientas, de infinidad de reinicios (la constancia y el método es fundamental) y es lo que realmente a mi me funciona.
Me encanta el hablar en público, me lo paso muy bien, sobretodo cuando tienes la sensación de conectar con tu audiencia; y eso sólo lo consigues, cuando hablas de algo desde el punto de vista de tu experiencia personal, de tus vivencias , y aportar tu pasión interior.

Es mi intención el poder adjuntar en mi blog algunos de los materiales utilizados y sobretodo algunas ” chuletas”  con aquellas inquietudes, preguntas que me han ido dirigiendo.

Hoy concretamente, os voy a hablar de un procedimiento obligatorio (un MUST) , si lo que quieres es reducir tus mails en la bandeja de entrada, haciendo que tu programa de mail, trabaje por ti.
En mi caso utilizo habitualmente Gmail, y mis consejos van encaminados a esta herramienta, pero creo que la base de los mismos es utilizable en cualquier otra plataforma de gestión del mail.
Recordad que el objetivo, en sí,  no es meramente vaciar el mail; sino el poder gestionar el mismo de una forma más diligente , que el trabaje por ti, en lugar de tu para el;  y que puedas tener tiempo realmente para dedicarte a las tareas que aportan valor en tu día a día.
Se trata de convertirnos en un verdadero Ninja del Gmail.

En la entrada de hoy aprovechare para hablar sobre cómo hacer filtros que te ayuden a que la bandeja de entrada se vacíe o cuando menos se organice por sí sola, y que puedas tener visualización de sólamente las carpetas (etiquetas de gmail) que tienen mensajes sin leer.

Primer Paso: Qué solo se visualicen las etiquetas (carpetas) con mensaje por leer. Este paso es fundamental, ya que si tienes muchas etiquetas, y creas un filtro que haga que el mail no pase por la bandeja de entrada y se clasifique en una etiqueta, podrias no visualizarla, si no activas esta opción.

Segundo Paso: Crear un filtro . De forma que los mails no se queden en la bandeja de entrada (inbox) y automaticamente hagan determinadas acciones que tu hayas prefijado:

  • Omitirlo, Marcarlos como leidos, Destacarlos, Aplicarles una etiqueta, Eliminarlos, Marcarlos como Spam , Que envien una respuesta prediseñada, marcarlos como importantes o no, clasificarlos automáticamente en una categoría,…
Tercer Paso: Modificar un filtro ya creado . A veces, los filtros con el tiempo, dejan de ser utiles o los queremos modificar, aqui teneis el método para realizar esto.
Espero que os guste y os sea de utilidad. Mi intención es seguir realizando entradas de este tipo en las próximas semanas. Al fin y al cabo, se trata de optimizar nuestro tiempo para ser un mejor Life Squeezer!.

INBOX ZERO Y OTRAS APLICACIONES PARA HACER TU VIDA MÁS FÁCIL

Como os comentado en entradas anteriores, mi gestor de tareas y de mail, que me permite conseguir mi objetivo de “Inbox cero” en Gmail, se llama ActiveInbox (AI). La misma funciona a la perfección, en base a la filosofía de trabajo GTD, en el ordenador;  y desde que la utilizo, tengo que confesar que he mejorado sustancialmente mi productividad y control de email.

Su problema, es que todavía no disponen de una aplicación de caracteristicas similares para teléfonos moviles o tablets. En estos momentos están trabajando en una aplicación Beta, la cual está en proceso de prueba.
Mientras la misma no funciona, los desarrolladores de AI recomiendan una aplicación denominada “IQ Tell“. El concepto es similar, es decir el que a la vez que lees tu mail, puedas definir qué hacer con cada uno de los mismo,y clasificarlos como Tareas . Su video de introducción es tremendamente clarificador de como funciona. Una de sus ventajas es que funciona tambien en el ordenador como una aplicación y a su vez está integrada con Evernote.

Tengo la intención de irla probando, ya os iré contando.

Hablando de Evernote (EN), y a raíz de la entrada de la pasada semana, recibí alguna solicitud de alguna guia para su uso. Os adjunto algunos enlaces a las mismas, simplemente debeis pulsar sobre la palabra en cuestión para que os lleve a la entrada:

Si EN os parece complicado, Google hace muy poco tiempo que ha sacado su aplicación de notas, perfectamente integrada con todas sus aplicaciones. La misma se denomina “Google Keep” y la idea es disponer de una herramienta donde puedas anotar rápidamente cualquier idea que te venga a la cabeza. La aplicación permite incluir notas de voz, fotos, etc…Las mismas se pueden compartir y su visualización en forma de mosaico-mind map, es  muy atractiva.
Os animo a explorarlas, seguro que las vais a encontrar muy interesantes y con gran utilidad para conseguir mejorar vuestra productividad. Son aplicaciones que nos permiten el conseguir “descargar” de nuestra cabeza, ideas que nos rondan, mejorar nuestra gestión del dia a dia, al conseguir, por ejemplo una mejor gestión del mail y el objetivo, tan deseado, de tener un Inbox cero.
Y tu Life Squeezer, porqué no te animas a utilizarlas, y me cuentas tus experiencias. Os animo  que para cualquier comentario o pregunta que querais hacerme utiliceis el apartado de “Comentarios” al final de la entrada del Blog.
 
 
 
 

Algunas recomendaciones para no dejarse llevar por el Blue Monday

Hoy lunes 18 de enero, dicen que es el dia más triste del año , el que llaman “Blue Monday“.
Lo llaman así , porqué según se dice,  es el día en que te das cuenta de que todos los objetivos fijados con el cambio de año, no los estás siguiendo y ya los has abandonado. No obstante,  estoy convencido que todos aquellos que leéis este blog, seguro que no habéis desfallecido y los tenéis súper activos y en un buen grado de progresión….no obstante y por si acaso…miraros mis ultimas dos entradas…y si veis que hay algo que no cuadra, aprovechad , alguno de los materiales que aprovecho para remitiros a continuación y volver haced proposito de enmienda.

En la entrada de esta semana , me voy a permitir el haceros algunas recomendaciones de otros blogs o links con servicios o materiales que creo os pueden ser de interés.

El primero es relativo a la página web de Lisette Sandoval. Lisette es mi profesora de inglés, es de origen norteamericano y hacemos las clases por por streaming (videoconferencia). Me enseña inglés y ,por su formación como Analista del Comportamiento, tiene una forma de impartir clases muy interesante , ya que a la vez que aprendes inglés de forma muy amena, te motiva y te hace reflexionar sobre hábitos a mejorar. Es muy interesante y practico ; y además matas dos pájaros de un tiro.  A su vez por su conocimiento de los entresijos de la empresa privada, te puede ayudar a desbloquear determinados proyectos profesionales y/o personales. su página web es “Mejorar mi inglés de negocios“.
Otro blog muy interesante, y del cual ya he puesto alguna entrada, es el llamado Habitualmente escrito por Tania Sanz.El blog escrito de una forma muy personal, te da pautas relativas a cómo transformar tu vida o cuando menos hacerla más saludable.Es una una buena base de ideas para fijarte habitos y objetivos de mejora.
Con respecto a Blogs sobre Productividad, os recomiendo el de mi gurú al respecto: Berto Pena. Últimamente la página web de Berto , Thinkwasabi, está algo menos activa de lo normal, pero los contenidos de la misma siguen estando perfectamente en vigor. Si estás interesado en temas relativos a Organización Personal, esta es tu página.. En menosSmas, hay un link directo a esta página, Berto , además, imparte cursos a empresas y en su página hay acceso a gran cantidad de podcasts muy interesantes.
Otra página de Productividad es la llamada El Canasto. Escrita por Jerome Sangers, un holandés , que se define como consultor y mentor , afincado en España (Lleida), desde hace muchos años . En ella escribe sobretodo lo relacionado con Productivdad Personal . Jerome imparte cursos sobre productividad personalizados. Otro de los indispensables de Jerome es su Calendario Compacto, tremendamente practico,  por su simplicidad, y a la vez practicidad;  con el que puedes controlar de forma muy gráfico el seguimiento de Proyectos
Si buscas algo relativo a vivir de forma minimalista y reducir el impacto de la sociedad de consumo, tu página , es la escrita por Valentina Thörner, denominada Valedeoro. Valentina, habla de una forma muy personal respecto a cómo poder reducir los hábitos de consumo y aporta ideas desde un punto de vista muy diferente.
En las dos ultimas entradas de mi blog estuve hablando sobre Objetivos Personales, concretamente de como afrontar  cambios de ciclo y plantearse nuevos retos y objetivos. Acabamos de terminar el 2015 y hemos iniciado un nuevo año. Por si no teneis claro qué objetivos plantear, y por donde empezar, me permito recomendaros una excelente aportación realizada por Maider Tomasena, una de las mejor expertas sobre Copywriting . en el link adjunto veréis una conexión a un documento para redactar tu plan personal para el año 2016. Es muy interesante .
Recordad, como decia mi entrenador de atletismo, Andreu Gisbert,  que “Los planes están hechos para cambiarse”  o mejor dicho para adaptarlos a las circunstancias, pero si lo que está claro es que necesitas tener un plan, cuando menos”
Y tu, Life Squeezer , ya has hecho tú revisión de tus logros de lo que va de año; no te dejes llevar por el ambiente del Blue Monday, seguro que has hecho más méritos de los que crees, y qué has avanzado más de lo que piensas ;  ya sabes la clave está en las microtareas , es decir en comerse el elefante a bocaditos…



Pd.Esta entrada ha sido escrita en el vuelo de Ámsterdam a Barcelona de hoy 18 de enero de 2016 , el de las 18:30 escuchando la lista de Spotify llamada Atmospheric Calm

"Life Squeezers" : Qué es lo que me motiva a escribir este blog o la importancia de la Calidad sobre la Cantidad

 

El otro día “mi Pepito Grillo particular“: Lisette (oficialmente es mi profesora de inglés, pero por su formación como Behaviour Specialist-Experta en Comportamiento, tenemos unas conversaciones, por supuesto,  en inglés, de lo más interesante sobre “yo y mis circustancias”; otro dia os hablaré con más detalle de su proyecto en ciernes). El caso es que Lisette, el otro dia me lanzó la pregunta de ¿porqué escribo este blog o lo que es lo mismo, qué es lo que me motivaba a escribirlo y compartirlo?.
Reflexionando un poco al respecto, me di cuenta que mi principal motivación reside en intentar ayudar a otros en base a  mis experiencias personales. El blog es mi ventana a compartir, de forma desenfada, todo aquello que a mi me funciona y me motiva ; intentando a la vez ,  transmitir positivismo y ganas de vivir.

Lo de ayudar a otros, puede sonar ambicioso, incluso hasta pretencioso, si me apuráis , pero, sinceramente no hay nada mas lejano en mi intención.
Lo que me mueve, es poder contribuir a ayudar a las personas, que como yo, nos angustiamos, porque sufrimos las interminables jornadas laborales, el poco respeto de los demás a nuestro tiempo, la tortura del reloj y la sobrecarga de información .Todos estos factores, combinados con el ser personas muy inquietas,  nos lleva a la desesperacion por la falta de tiempo. Queremos hacer otros proyectos, aficiones o simplemente descansar o compartir con otros, pero las exigencias de la rutina diaria, la esclavitud del reloj, no nos lo permite.Y lo que me gustaría demostraros, es que se puede.(“esto último me ha quedado un poco tipo slogan de partido político…”).
Habeis pensado por un momento en ¿qué invertís vuestro tiempo?. Miraros esta Infografía del Blog Habitualmente de Tania Sanz.

Somos “Life Squeezers”-Exprimidores de la vida (la palabreja o concepto me la acabo de inventar, con el riesgo de que me cuestioneis el uso del ingles y mi critica de la semana pasada al excesivo uso de anglicismos (“runner-corredor”)…pero es que creo que no existe un concepto asi, o cuando menos no lo he sabido encontrar en castellano…y en inglés “mola” más.
El otro dia Carlos, un compañero de trabajo y amigo, me preguntaba, con el cierto grado del sarcasmo e ironia que le caracteriza: “¿pero tu ya tienes tiempo para hacer tu trabajo? ¿como puede ser que te de tiempo para escribir este blog?“.Y en el fondo, es muy gracioso, que me le pregunte él precisamente, cuando se caracteriza por ser una persona tremendamente polivalente: corre, escribe libros, tiene una gran cultura fundamentada en ser un gran lector…él no se daba cuenta, pero realmente es un claro exponente de un “Life Squeezer”.
Mi intención cuando empece a ahondar y leer sobre la productividad personal, no era otra que el poder ser más eficiente, el poder hacer mas con menos…el ser más Eficaz, pero combinándolo con las sinergías de la Eficiencia: ser un E2 (Eficaz * Eficiente)…y en todo eso, lo que me verdaderamente me movía ,como objetivo final a conseguir , era el tener mas tiempo para mi y los míos.
Mi deseo era el poder arrancarle minutos a mí  jornada laboral, siendo , igual o mas eficaz, para disponer de más tiempo para hacer aquellas otras cosas que me gustan, que me apasionan y que me motivan. No os llevéis a malentendidos, tengo un trabajo que me encanta y con el que disfruto mucho…pero no deja de ser una obligación por la que me pagan…si no, no estaría ahí…esa es la principal diferencia entre un trabajo y una afición (hobby).

Fruto de esa búsqueda tras leer unos cuantos libros ,de los mal llamados Autoayuda. Con grandes ejemplos sumamente rimbombantes, como el de las “Cómo dejar de hacerse pajas mentales y disfrutar de la vida”, “Cómo vivir francamente estresado: guía de la buena vida emocional y otras historias varias (es el problema de pasar mucho tiempo en los aeropuertos y visitar sus librerias…tras una dura terapia, “lo estoy dejando…”).

Como os decia, fruto de esa busqueda ,llegó a mi un libro , con un método que supuso para mi un cambio radical, un punto de inflexión.:Organízate con Eficacia…la aplicación del método GTD traducido al español…el libro escrito como guía de la Organización personal de David Allen.

Ese libro, fue el prólogo…en la búsqueda de mi “Santo Grial “: conseguir hacer mucho más con menos tiempo invertido.Y esa búsqueda es la que me llevo a toparme, con el que considero mi verdadero gurú de la aplicación práctica de ese método.Berto Pena de Thinkwasabi y el  resumen final de sus enseñanzas en forma de libro llamado Gestiona Mejor tu Vida.

Berto a través de las entradas de su blog, sus podcasts y otros materiales, sirvió  para crear las bases de mi metodología de productividad personal. Tuve la oportunidad de conocerlo en persona, cuando mi empresa lo contrato para impartirnos uno de sus seminarios.Y realmente sentí en primera persona , y creo que se lo pude transmistir a él, mi agradecimiento por sus enseñanzas y guía.
Si os habéis dado cuenta, en el párrafo anterior he dicho, MI metodología, y lo he hecho exprofeso , porque es la mía, la que yo utilizo, la que he adaptado y que a mi me funciona.Y es que a mi entender, no existe un único método, si no que cada uno de nosotros tenemos que adaptar, tras probaturas varias, el que mejor encaje en nuestro entorno laboral, personal…y porque no, en nuestra vida. Es decir elaborar VUESTRO propio sistema organizativo.
La idea es que podáis adaptar un traje “pret a porter” (las ideas de otros) y lo convirtáis en vuestro “traje a medida“.Que seáis vuestro propio sastre complementandolo con vuestras ideas y necesidades). Porque al fin al cabo, estamos hablando de algo mas importante de lo que a lo os hayais podido plantear: ¿como puedo aprovechar al máximo mi vida ?.

Como os decía, igual ahora empezáis a  entender, lo que pretendo con las aportaciones que hago con mi blog. Lo que me gustaria es que meditaseis al respecto. Por supuesto, no tenéis porque aplicar lo que os sugiero, pero cuando menos, si consigo haceros reflexionar un poco, el romperos el tedio, la rutina del día a día, ya habré conseguido más de lo que espero.

¿Se puede conseguir alargar el tiempo?, ¿vas a vivir mas?….: NO, está claro que no. Pero si que podemos sacarle mucho mas jugo al día día….a esas 24 horas súper valiosas (os habeis dado cuenta que son1440 minutos, 86400 segundos…)  y  que no se van a volver a repetir. Como dice el slogan de whatsup de mi compañero de carreras, Juan, “solo hay dos días que no me importan: ayer y mañana….”.(qué razón tienes Juanito).

Tenemos que aprovechar el presente,el día a día, exprimirlo al máximo…eso si, sin estrés…ehhh que nos conocemos. En el pasado, me acuerdo que mis fines de semanas, se llenaban de excesivos proyectos y cuando llegaba la noche del domingo, me ponía de mal humor, al ser consciente de que me había pasado el fin de semana a todo trapo, estresado, sin disfrutar al 100% lo que hacia…y lo que era peor cansado, y sobretodo habiendo descuidado a los que tenía a mi alrededor…y que solo me demandaban un poco de atención.
Recordad la frase “Tu puedes hacer cualquier cosa, pero no todas las cosas”. 

Ahora , tras unas cuantas dolorosas, pero enriquecedoras experiencias personales, me he dado cuenta que es mucho más importante la Calidad a la Cantidad…y que cuando hago una cosa, intento centrarme al máximo en ella. (Recordad “Monotareismo”, que no es lo mismo qué Monoteísmo…vs. “Multitareismo”, que es igual que superficialidad, estrés e insatisfacción).

Por poner un ejemplo, ahora cuando estoy con mi hija pequeña, aunque solo sea una hora, es una hora que se la dedico solo a ella al 100%….no hay nada mas importante en ese momento: ya me puede sonar el teléfono (que no lo atiendo..) o hablarme alguien. Si me pide jugar al escondite, a muñecas o cualquier actividad por “naif” que sea…, juego con ella.  Aunque pueda tener otras cosas, aparentemente mas importantes que hacer (¿seguro que son más importantes?).
Nuestros hijos crecen a velocidad de vértigo, y son el verdadero ejemplo de lo rápido que pasa el tiempo ). Estoy divorciado y, seguro que no dispongo de tanta cantidad de horas para estar con ellos como otros padres, pero  estoy verdaderamente convencido, que en el grado de calidad con el que me dedico, me permite compensar la falta de mayor cantidad de tiempo de convivencia ; y que mi hija me quiere igual o más que cualquier otro en una situación personal diferente.

¿Y como se puede conseguir esto? Organizándose y Priorizando…..siendo sistemático y consecuente…y sobretodo aplicando mucho sentido común.

¿Vas a ser  un “Life Squeezer”

Vacaciones productivas

Las vacaciones deben de ser el tiempo que puedes-debes dedicarte a ti y a tu familia.

Es aquella época del año donde puedes revisar aquellas tareas que has dejado en tu carpeta GTDSomeday” o porqué no, creando una carpeta especifica llamada “Vacaciones “, la cual puedes ir rellenando durante el resto del año.
En mi caso, debido a que soy tremendamente inquieto, me temo que voy a tener que crear una carpeta llamada “Jubilación” 😉.
Parafraseando a Berto Pena de Thinkwasabi en una de sus reflexiones que mas me gustan :” Tu puedes hacer cualquier cosa, pero no puedes hacer todas las cosas”; yo añadiría, al menos “todas a la vez”.
El contenido de la carpeta “Vacaciones” debería se sólo para aquellas tareas de ocio…nada relacionado con el trabajo.
Este blog “menosSmas“, no deja de ser un ejemplo, de una tarea-iniciativa que deseaba realizar desde hace mucho tiempo, y que por mi elevada carga de trabajo profesional, no encontraba nunca el momento  que se merecía , sin mayores preocupaciones ,ni que me generase un alto grado de estrés.
Ahora , una vez arrancado este blog, habiendo hecho lo más difícil, seguro que podré dedicarle tiempo fuera de vacaciones.Al menos ese será uno de mis objetivos personales, tras el periodo vacacional.
Os deseo unas “productivas vacaciones”, haciendo todo aquello que no hayáis podido realizar durante el resto del año.