“Se ProActivo y No Procrastinativo” : reflexiones a la Matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower, se denomina así por el que fue antiguo presidente de Estados Unidos y General en la Segunda Guerra Mundial. Parece ser que a este señor, se le conocía por sus elevados niveles de productividad.

Entre otras razones, por que tenia muy claras sus prioridades en cada momento. Stephen Covey usando como base estas ideas, las plasmó en forma de esta matriz, en su libro “Los siete hábitos de la gente altamente productiva”

Esta matriz sirve para clasificar tareas a realizar, en base a dos criterios objetivos:

  1. Su grado de importancia
  2. Su grado de urgencia

Así se elaboran cuatro cuadrantes, en función de que las tareas sean:

  1. Importantes y Urgentes: las deberías de realizar de inmediato
  2. Importantes y NO Urgentes: tareas que debes planificar y ejecutar en un tiempo a definir por tu parte
  3. NO Importantes y Urgentes: tareas que deberías delegar, porque si bien es importante que se realicen rápido, no eres tú la persona adecuada para hacerlas
  4. NO Importantes y NO Urgentes: tareas que deberías ignorar y eliminar de nuestro listado de pendientes

Todo lo anterior, está muy bien, pero desde mi punto de vista, en la práctica, esto es bastante teórico, ya que la clave está en definir la importancia de las tareas a realizar, y eso no es tan fácil.

La realidad es que la importancia de las tareas , deberías establecerlas, en función de que sean aquellas que realmente tengas que ejecutar, es decir, aquellas que realmente te esten acercando a tus objetivos.

Por lo que si realmente trabajas con buenos criterios y tienes claro lo que quieres conseguir, y lo encajas bien en tu calendario , las tareas urgentes e importantes, deberían desaparecer, o cuando menos, reducirse al máximo.

De forma que los “Urgente e importante”, serán exclusivamente los imprevistos, aquellas tareas-actividades, que NO están dentro de tu área de control.

Como decía un jefe escocés que tuve”Shit happens” (algo asi como “Así es la vida” o “C’est la vie“), y lamentablemente, los imprevistos van a suceder por muy buen control que tengamos. Ahora bien, con una buena metodología y constancia, se van a minimizar.

Aplicando Timeboxing, mi sugerencia, es dejar una franja de tiempo al organizarte la jornada con para este tipo de marronesme parece que el color, tenía alguna relación con la expresión de mi antiguo jefe.

Por lo tanto, volviendo a lo anterior, en mi opinión, la matriz o caja de Eisenhower, sigue siendo aplicable, pero tu prioridad , es si eres riguroso en tu planificación y sobretodo delimitación de las tareas que te acercan a tus objetivos, te muevas exclusivamente en el cuadrante de las Tareas Importantes y No Urgentes.

La verdadera importancia radica, no en ejecutar tareas , con mayor o menor celeridad , según su grado de urgencia, sino en, definir claramente las tareas a ejecutar para llegar a tus objetivos a tiempo.

Si eres constante y riguroso; y haces un trabajo de filtrado y planificación correcto; tu día a día va estar bien alineado con tu objetivo final : aquello que quieres conseguir; y el modo y la forma en que defines tus tareas , van a venir marcados por esto.

Realmente, lo ideal es que todo nuestro trabajo se centrase en el cuadrante importante y no urgente , y que fuésemos capaces de trabajar de forma pro activa , sin necesidad de tener la espada de Damocles encima.

Esta forma de trabajo , ayuda a reducir los niveles de estrés y presión , y mantenerlos bajo control. Si evitas el llegar al término de una tarea para tenerla ejecutada, porque la has realizado antes, vas a reducir tremendamente tu ansiedad , demostrando ser un profesional eficaz y sobretodo eficiente.

“Se Proactivo y No procrastinativo , my friend”

Pero claro, la clave está ahí: en ser proactivo y no procrastinativo…y los seres humanos por tendencia, tendemos a dejar las cosas, que no nos apetecen, para más adelante, para el final…y sólo nos aceleramos, cuando nos vemos con el agua al cuello.

Es entonces cuando nos pegamos un atracón de última hora para acabar algo…en ese momento has pasado al primer cuadrante , ya es Urgente e Importante. Y recordad, que este solo debería usarse para emergencias, y no convertir su uso en una rutina de nuestro día a día.

Hay que anticiparse, hay que revisar y mirar hacia el medio y largo plazo, el corto , minimizarlo al máximo .Si realizamos una buena gestión de las tareas a medio y largo plazo, los compromisos , cuando llegue su fecha límite, habrán sido ejecutados previamente y se podrán entregar en tiempo y en forma.

Como dije en entradas anteriores, no se trata de hacer listas de tareas e ir clicando las que has ido ejecutando, ya que las tareas nunca se van a acabar, y eso te va a generar frustración; sino que la clave está en seleccionar las tareas que realmente me acercan a mi objetivo.

Y son estas, las que debes encajar en tus franjas de trabajo efectivo diarias (Timeboxing).

En resumen la base está en Planificar : encajar lo que es realmente importante (“me acerca a mis objetivos“) , incluyéndolo en mi calendario del dia a dia, en forma de minitareas, para que me de tiempo suficiente a tenerlo acabado en la fecha límite, sin tener que correr.

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Cada dia soy más asocial usando las redes sociales

La entrada de hoy va sobre como controlar el tiempo que dedicamos a las redes sociales. Ya parto del hecho de que evitarlas es una utopia: “Sin ir más lejos ahora mismo no me estariais leyendo“.

El problema reside, como todo, en los excesos y el que dediques más tiempo del que, quizás,  debieras a las mismas, pasando a ser una obsesión, descuidando las relaciones sociales verdaderas. Aquellas que te obligan a mirar a los ojos al que tienes delante, o a escucharlo con detenimiento, que no oirlo,  prestándole toda tu atención,  sin distracciones de por medio.

Si a esto le añades, la vertiente multitarea estar “viendo”, por ejemplo,   series o peliculas en  cualquier  plataforma digital,   y a su vez, estar revisando el contenido de las entradas de tus proveedores sociales ( facebook, instagram, twitter, etc…), el problema se agrava exponencialmente. Tu ocio audiovisual, o mejor vuestro,  si lo compartes con alguien, está siendo interrumpido por las redes sociales, con lo que ni siquiera eres capaz de disfrutar algo poniendo todos tus sentidos y compartiendolo con quien tienes al lado.

En mi opinión las redes sociales, bien utilizadas, si que nos ayudan a socializar; el problema está cuando, como en todo, pasamos al exceso y  dedicamos demasiado tiempo a las mismas, acabamos no teniendo tiempo para la socialización verdadera, la no realizada a través de medios digitales, la que usa la “carne y hueso”.

Son adictivas;  es el nuevo tipo de droga de la sociedad actual. Su problema , es similar, al que tienes cuando abres una bolsa de patatas chips…que no puedes parar, y vas comiendote patatas, en este caso saltando de link en link , de contenido en contenido, de forma indiscriminada. Con la gravedad, de que en el caso de las patatas, la bolsa se acaba, pero en internet los contenidos son ilimitados.

Como he indicado, no propugno el eliminar su uso, si no el saber controlarlas, midiendo el tiempo que destinamos a las mismas. Por ello, a continuación, os propongo algunas aplicaciones destinadas a darnos consciencia del tiempo que dedicamos a las misma,  o a avisarnos y , porqué no , a bloquearnos si intentamos acceder en alguna de ellas excesivas veces.

Keepmeout : Servicio online , que funciona con cualquier navegador, y que permite configurar alertas para determinadas páginas web. De forma que nos avisa al intentar acceder a ellas en un determinado número de veces o nos avisa-limita el tiempo que estamos en las mismas.Dispone de una opción para que esté activo a determinadas horas del dia.

StayFocusd : Extensión para  Chrome , que bloquea completamente, el acceso a determinados sitios web las veces o a las horas del día que especifiquemos. Completamente configurable,  incluso para que funcione solo algunos días: entre semana o los fines de semana , por la mañana o por la tarde, o noche.

Cold Turkey es una aplicación exclusiva para entornos Windows que limita el acceso a páginas web y aplicaciones como mejor nos parezca.

Tomato Timer: Aplica la tecnica Pomodoro , de la cual ya he escrito en otras entradas sobre productividad personal. Intervalos de 25 minutos para focalizarnos en una determinada actividad, sin distracciones. Esta aplicación no bloquea páginas, sino que sigue la teoría de rendimiento Pomodoro, estableciendo un ritmo de trabajo compuesto de periodos cortos de esfuerzo seguidos de descansos muy breves.

Flipboard : Esta aplicación, nos permite abordar el tema de una forma diferente. En la misma, podemos crear “nuestra” revista con los contenidos que más nos interesan completamente agrupados. De forma que evitamos el tener que ir abriendo las diferentes plataformas : Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin, YouTube, revistas digitales,etc..
No obstante, si bien tiene una ventaja clara, que es centralizar toda la información que nos interesa, evitando que nos podamos dispersar, más de la cuenta, la deberiamos utilizar aplicando cualquiera de las aplicaciones anteriores, no vaya a ser que sea peor el remedio que la enfermedad.

En mis proximas entradas, escribiré, vinculado al punto anterior, sobre el tiempo que dedicamos al uso diario del movil, y algunas aplicaciones que se usan para medir esto.Seguro que os quedareis sorprendido, como me he quedado yo, conmigo mismo.

Me gustaría que este articulo, os sirva, para que penseis al respecto de cómo estais usando las redes sociales, y cuanto tiempo les destinais. Y en el otro lado de la balanza, cuanto tiempo le destinais, a hablar con la persona que teneis al lado, a escucharla, o simplemente  a mirarla o tocarla (también son formas de comunicación).
O que es más importante disfrutar de una puesta de sol que estemos viendo, que “subirla” a las redes, para que otros sepan lo que haces : realmente lo estas compartiendo o sólo quieres notoriedad = likes.

Seguro que si todos lo hiciesemos un poco más, viviriamos una vida más real y menos digital.


 

Primera Revision mensual y FacileThings


Primera revisión mensual...si como lo ois, parece que fue ayer que nos estabamos comiendo los turrones, y nos estabamos haciendo firmes propositos de comienzo de año…y ¡cha-chan!…ya estamos casi en Febrero…es increible lo rápido que pasa el tiempo…
Aunque si haceis un cálculo rápido resulta que acabamos de consumir 31 dias = 744 horas = 44.640 minutos = 2.678.400 segundos…a que dicho asi, parece mucho….y es que si has sido productivo, es muchisimo tiempo!.

Y a ti, cómo te estan yendo, esos propósitos que te habias hecho?
A mi particularmente, me están yendo mejor de lo que creia, y gran parte de ellos, si no todos, siguen en marcha…y eso me motiva, y mucho!.

Si  a ti, por lo que sea, no te están yendo como esperabas, no te preocupues…todavía quedan 11 meses por delante (8184 horas!!!).
Eso si, aunque parezca mucho no caigas en la trampa de procrastinar…ponte ya con ellos…ahora mismo…ya sabes “No dejes para mañana, lo que podrías haber hecho hoy”.

Asi, que como nunca es tarde…“si el propósito es bueno”…os recomiendo que aprovecheis para hacer una revisión de los mismos…aplicando los principios básicos de GTD...lo que viene a ser esa revisión semanal, complementaría de la revisión diaria, que deberias estar haciendo…

En este caso esa revisión semanal, será una revisión más amplia: revisión mensual, con una altura de miras mayor…y con la única pero valiosa intención de revisar y corregir, si fuese el caso, los objetivos del año.
Todavía tienes-tenemos tiempo!, para encauzar aquellos que se nos han desviado ligeramente.

Para hacer este ejercicio, podeis utilizar como guia, el software de gestión del tiempo, llamado FacileThings. Una muy buena aplicación, que hace un par de semanas que estoy probando, desarrollada por dos gran expertos de la productividad como son Francisco Sáez y José Miguel Bolivar.
Tienen una versión de prueba gratuita de un mes, que te puede ayudar a coger los habitos y rutinas de la filosofia GTD. Tiene unos tutoriales sobre los Fundamentos Básicos muy interesantes para adentrarte en la misma.

Para hacer la revisión semanal-mensual, la pauta a seguir sería:

  1. Recopilar: Recopila papeles sueltos y materiales. Vacía tu mente: Introduce en tu Bandeja de Entrada todas los tarjetas, recibos, notas y cualquier material basado en papel que hayas acumulado.
  2. Procesar: Vacía tu Bandeja de Entrada : Procesa completamente todas tus cosas pendientes.
  3. Eventos Anteriores: Mira tu Agenda de la semana pasada : Revisa los últimos eventos de tu Agenda por si tienes acciones pendientes, información de referencia, etc. Muévelos a tu sistema activo.
  4. Próximos Eventos: Prepara los próximos eventos de tu Agenda : Mira los futuros eventos de tu Agenda y captura las acciones necesarias para prepararlos.
  5. Acciones Siguientes: Revisa tu lista de Acciones Siguientes: Marca las tareas hechas. Mueve las cosas que deberían estar en otras listas. Actualiza la información.
  6. A la Espera: Revisa tu lista “A la Espera”: Marca los elementos recibidos. Captura las acciones de seguimiento que necesites.
  7. Proyectos: Revisa “Tus Proyectos”: Evalúa el estado de tus proyectos, asegurándote de que al menos hay una Acción Siguiente para cada uno.
  8. Algún Dia / Tal vez : Revisa tu lista Algún día/Tal vez : Mira si hay cosas que deberías activar y procésalas. Elimina elementos que ya no sean de tu interés.
  9. Ideas: Se creativo y valiente. ¿Queda alguna nueva idea creativa y maravillosa en tu cabeza?
  10. Terminar: ¡Bien! Tu sistema está actualizado. Termina de definirlo. : Procesa cualquier cosa nueva que hayas descubierto haciendo esta revisión.
 
Asi que Life Squeezer, ponte las pilas, no desfallezcas, que este año, va a ser tu año de exito, donde vas a conseguir cumplir tus propósitos.
 
 

Ha llegado la hora de pasar cuentas conmigo mismo….SWOT


Ha llegado la hora de pasar cuentas conmigo mismo….

Estas fechas tan propicias a felicitar al projimo y desearle buenos deseos, es un momento perfecto, para mirarnos a nosotros mismos y  hacer una revisión personal de los objetivos que nos habiamos fijado este año. Y  ver si nos podemos felicitar tambien a nosotros y ,porqué no…, hacer balance y fijarnos nuevos objetivos para el año que nos llega.

Este año, he hecho este ejercicio, utilizando un “mind map” de los que tanto me gustan. A su vez, estoy siguiendo de forma activa el “Curso” de Berto Pena que se llama “Vivir sin reloj” (4 videos con sus correspondientes cuestionarios, gratuitos).

El mind map que he preparado lo he centrado en 3 pilares:

  • “Yo”: mi ambito más personal y exclusivo
  • “Familia & Amigos”
  • “Profesional”
Aqui teneis una copia del mismo
Tras realizar, un ejercicio absolutamente sincero , me he dado cuenta, de que he pecado de falta de consistencia (“no he sido constante”) y esto ha sido una de las causas por las que no he conseguido algunos de los objetivos de mi ambito “Yo” que me habia marcado. Pero ahondando más en la herida, la realidad es que ha habido tres razones principales por las que he fracasado:
  1. No me he focalizado en lo verdaderamente importante.Es fundamental seleccionar objetivos que realmente me aporten. Focalizarse en lo importante, en lo correcto.
  2. Mi plan de acción para la consecución de los mismo, no estaba bien estructurado en mini tareas.
  3. No he estado realizando los seguimientos periódicos de los mismos. Los gurus indican, que deberiamos revisarlos 2 veces al dia, para no perder el foco…
Meditando un poco más, he llegado a la conclusión, que es fundamental para tener éxito en la consecución de los mismos, el poder hacer una combinación de cada uno de ellos con los pilares yo, familia y profesión.
Es decir si me marco un objetivo de hacer deporte y a su vez quiero pasar más tiempo con mis hijas, porque no realizar actividades conjuntas: hacer actividades deportivas con ellas, además de generar mayor complicidad, es saludable y motivador.
Si hago más deporte, mejoro mi salud física y mental; esto redundará en mi faceta profesional, al permitirme trabajar de una forma más fresca y afrontar el dia a dia con mayor entereza.
De esta forma aprovecho sinergias, que me ayudan a conseguir mis objetivos de una forma motivadora, y mato dos pajaros de un tiro.
Con el fin de ser más selectivo a la hora de fijar mis objetivos personales, he utilizado un enfoque SWOT-DAFO , que he encontrado en la página de “Mind Tools”. Los análisis SWOT , hasta ahora, sólo los habia utilizado  para fines profesionales, me he dado cuenta que es ideal para conocerme mejor:
  • S: Strenght-Fuerzas: Cuáles son mis habilidades personales mejores , que me pueden ayudar al exito.
  • W: Weakness-Debilidades: Cuáles son mis áreas de mejora. Aquellas que tengo que mejorar, y donde me tengo especialmente que focalizar.
  • O: Opportunities-Oportunidades: Cuáles son aquellas oportunidades que tengo que aprovechar para conseguir aproximarme más a mis objetivos.
  • T:Threats-Amenazas: Cuáles son los riesgos que me pueden alejar de la consecución de mis objetivos.
Como os decia, ahora es el mejor momento, para hacer este ejercicio., no espereis demasiado. Cerramos un año y abrimos otro nuevo lleno de nuevas experanzas y expectativas. El camino al éxito, está en nuestras manos, sólo tenemos que trazar un plan que nos llevé a lo que verdaderamente queremos conseguir. Sólo se trata, ni más , ni menos, de tener claro qué es lo que queremos conseguir y preparar un mapa estructurado con las diferentes etapas a alcanzar en el tiempo.

 

¿Y tu “Life Squeezer” has hecho balance del 2016;   qué vas a conseguir en el 2017?
 
Os deseo Felices Navidades en compañia de los que más quereis, y que vuestros objetivos personales se cumplan en el año 2017

¿Cuando voy a dejar de ponerme excusas a mi mismo?

 

 

 

Cuánto tiempo voy a seguir anteponiendo excusas diciendome :“es que no tengo tiempo”. ¿Por qué me sigo engañándo a mi mismo, y me sigo diciéndo mañana seguro que empiezo…mañana, una palabra maldita que debería abandonar de mi vocabulario de eficiencia productiva.

¿Cuáles son las razones que llevan al traste alguno de los proyectos personales que arranco? :

  • voy a hacer deporte , como mínimo dos-tres veces por semana,;
  • voy a mejorar mi conocimiento de lenguas extranjeras
  • voy a dedicarle tiempo a mi acuario de forma periódica
  • voy a dejar de fumar,
  • voy a pasar mi colección de CD’s a formato mp3 para tenerla disponible desde cualquier dispositivo digital o en una tarjeta de memoria del coche
  • voy a leer libros de historia
  • voy a revisar geografía (viajo mucho y a veces voy un poco perdido…)
  • voy a revisar mis apuntes de química (trabajo en una multinacional del sector)
  • …y así, mil y uno proyectos que empiezo con “muchas” ganas pero que al cabo de dos-tres semanas abandono…anteponiendo vagas excusas…
Y esto porqué me pasa? . Me preocupa no ser consecuente y constante con lo que me propongo…
Porqué lo que inició con gran ilusión , se convierte en un debe más de mi saca de deudas conmigo mismo, de mi cartera de obligaciones,…
No me gusta , me frustra…y es síntoma de que me engaño a mi mismo y… lo que debería ser un logro , se convierte en una fracaso , en un quiero y no puedo…

Pensando al respecto,  creo que el problema es un incorrecto foco. Probablemente no soy realista con mis posibilidades reales de tiempo, y me obligó a más obligaciones de las que  puedo realmente asumir…quizás quiero abarcar más de lo que puedo….o eso, o es que realmente mi estado de motivación para hacer algo no es del todo  adecuado, o quizás, simplemente,  porque me marcó un objetivo no suficientemente meditado previamente,; o eso, o que no he realizado un correcto análisis de los resultados y beneficios a conseguir.

Es un tema de FOCO: si pongo el ejemplo , ¿porque quiero correr ?:
  • por perder peso
  • por encontrarme mejor conmigo mismo
  • porque hacer deporte me pone las pilas y me activa para desarrollar el día en mejores condiciones
  • por disfrutar del aire libre
  • por socializar con otras personas que tienen la misma afición
  • ….como veis,  hay multitud de razones. Pero porqué si los beneficios son más que evidentes , no consigo coger el hábito ?
Creo que todo es un tema de grado de motivación y de no abarcar objetivos demasiado ambiciosos y poco realistas…o de abarcar demasiados objetivos al mismo tiempo. 

Si decido que voy a empezar a correr, eso quiere decir que voy a prever tiempo para ello, y empezar realmente poco a poco…si hago demasiado de forma puntual…mi cabeza “coge memoria” de sensaciones que no son agradables…y esa sensación queda ahí , reemplanzado las sensaciones beneficiosas que pretendo y que me estimulan el repetir.

Tienes-tengo que dar respuesta a la pregunta clave: ¿PORQUÉ ?

  • porqué quieres hacer eso (coger ese habito)
  • y a otra pregunta ¿qué es lo que verdaderamente  quieres conseguir?

Y sólo si sabes contestarte, conseguirás clarificar cuál es tu objetivo verdadero ( “your real target”).

Y después tienes que generarte tu pequeña maleta de soluciones -tablas de salvación a tus excusas, imprevistos y otras desmotivaciones

  • …hace mal tiempo?: .ya, pero después la ducha te va a sentar mejor,
  • …en la cama se está muy bien.: ..ya pero piensa que luego el sueño,se te va a pasar…y si no lo haces vas a estar todo el día arrastrándote y con el runrún de porque no he salido a correr…
Deja de ponerte excusas, abandona la palabra mañana, planifica los tiempos que requieres para ti…son igual o más importantes que los tiempos laborales…y sobretodo, vive al día …pensando que igual el mañana no existe y que eso que nos hecho es un día perdido, que no se va a repetir...
Hay un dicho que me encanta:“Hay dos días que no me importan uno es el ayer y otro es el mañana”..Vive realmente con ese concepto y se consecuente, deja de excusarte…y de fijarte objetivos  sin una clara definición
Por ponerle un poco de humor al asunto., como decía Leo Harlen en su monólogo de “tienes barriguita”.:mañanaaaaaa empiezo a correr….si, las cortinas….
 
Si quieres ser un verdadero Life Squeezer deja las excusas atrás y vive verdaderamente el presente.