EL DIAGRAMA DE FLUJO DE GTD

La base de mi metodo de organización es la metodologia GTD (“Getting Things Done”) de David Allen. En la entrada de hoy, pese a que muchos de vosotros, casi con total seguridad ya la conoceis, haré un repaso al diagrama de flujo de esta metodología y su aplicación.
Creo importante realizar esta revisión, ya que este diagrama es el fundamento de cualquier procedimiento, gadget o aplicación personal que querais aplicar y si no habeis interiorizado esta forma de proceder, será muy dificil que vuestro método funcione.

Del diagrama de flujo, hay multitud de versiones en el mercado, el que adjunto es uno básico, pero creo que cumple con creces su función primordial.

Aspectos primordiales en el mismo son:

  • Lo primero es ser metódico, consistente e interiorizar el procedimiento como una de nuestras rutinas ;es decir, que nos genere “impronta”; y evitar el “procrastinar” : aquello que nos han dicho toda la vida  nuestras abuelas de “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy….” pero en versión moderna.
    • Estas ultimas semanas, tengo mi particular guerra personal contra la procrastinación.
  • Bandeja de entrada UNICA Stuff =”Cosas”
    • Todas nuestras entradas son “cosas” (cualquier tipo de papel el cual puedo pasar a formato digital con alguna aplicación de escaneado, acción, tarea, información, ….).
    • Lo importante es que cualquier “Cosa” tiene que llegar a una única bandeja de entrada ; en mi caso utilizo el INBOX de mi Gmail.
    • La extensión de Google “Send from Gmail (by Google)” es ideal para remitirtela a tu Gmail, de esta forma tienes controlado todo desde un único punto de entrada.
  • Lo siguiente es procesar en forma de monotarea (los hombres lo tenemos más facil que las mujeres, porque sólo somos capaces de hacer una cosa a la vez…y no siempre bien…). Bromas aparte, olvidaros de la multitarea, es decir que cuando estamos procesando = “estoy procesando mi bandeja de entrada…y no voy a hacer caso a nada ni nadie más”.
  • El procesado consiste en decidir, rapidamente, qué es lo que tenemos que hacer con esa entrada.
    • Lo primero contestando a la pregunta: “¿Es actionable = procesable?”.
    • Si la respuesta es que SI , tendré que decidir cuál es la siguiente Acción.
    • Luego, más adelante sigo desarrollando esto.
  • Si la respuesta es que es NO, tengo tres opciones:
    1. La elimino: a la basura
    2. Igual puedo hacer algo con ella: la pongo en mi carpeta o con la etiqueta “Someday/Maybe”….y cuando en el futuro, procese esta carpeta, ya decidiré que hago con ella…si la convierto en una tarea o la descarto…o la dejo para otro momento de mi vida.
    3. Es una información que puedo utilizar como referencia. Por lo tanto le pongo la etiqueta correspondiente y la clasifico para mi archivo personal.(“Archivo”)
  • En el caso de que la respuesta sea SI, y la tarea no sea única (“monotarea”), si no que conlleve diferentes acciones (“multitarea”). Pasa a considerarse un PROYECTO, con entidad propia, el cual tendré que desglosar en diferentes tareas. Utilizando otra metodología, de la cual hablaré en una futura entrada de “menosSmas“.
  • En el caso de que sea una “monotarea”, la tengo que procesar, decidiendo-contestando previamente a la pregunta de ¿si es para mi  o no?.
    • Si no es para mi, la tengo que DELEGAR, remitirsela a la persona que la tenga que ejecutar, y para mi control “etiquetarla” en mi lista “Waiting List- A la espera” .
    • En mi caso, con ActiveInbox, le fijo tambien una fecha de control-revisión, para estar seguro que la persona me ha contestado…y la misma no se ha quedado olvidada “durmiendo  el sueño de los justos”.
  • Si la tarea es para mi, tengo que decidir en ese momento, si la hago YA (porque me conlleva menos de 2 minutos hacerla =regla de los dos minutos .
    • Es una NEXT ACTION.
    • O si no puedo hacerla en menos de dos minutos, la fijo como mi TAREA (ACTION) y le fijo una fecha de ejecución.
Espero que este resumen “básico” sobre el diagrama de flujo de  GTD os sea de utilidad y lo apliqueis de inmediato, si no lo estais haciendo ya !!. Y recordad lo más importante es HACER, no seais como el compañero de Dilbert.

Mis extensiones preferidas en Chrome

En el post de hoy , me voy a centrar en el tipo de Extensiones que utilizo habitualmente en el navegador Google Chrome, y que me ayudan a en mejorar mi organización y eficiencia. Espero que os sean de utilidad.
 
Las extensiones se encuentran, habitualmente, en la Chrome Web Store; podeis llegar a la misma clicando en Extensión 
my.xmarks logoEs un sincronizador-organizador de favoritos, de forma que desde cualquier  dispositivo o navegador, podeis disponer de vuestros favoritos-bookmarks.
A continuación disponeis del link a la página oficial my Xmarks la extensión para Chrome, como cualquiera de la siguientes, las podeis encontrar, haciendo una busqueda con el nombre “xmarks”…o usando el link siguiente my Xmarks
Adblock Plus. Esta es una extensión que bloquea las ventanas emergentes tipo anuncios….es una maravilla que evita los molestos avisos y links que te surgen en la pantalla mientras navegas.

La podeis encontrar en el link de la extensión es Adblock Plus




Clearly. Esta es una extensión de Evernote que te permite almacenar páginas “limpias” con solo el contenido realmente importante, evitando las distracciones habituales.
Clickando  Clearly llegareis a ella.




“Always clear downloads”
Esta extensión, “limpia” la barra de descargas de Chrome automáticamente.Los archivos descargados quedan en la ubicación que hayais decidido, pero la descarga desaparece a los 5″.Su extensión es Always clear
  
“Evernote Web Clipper”
Esta extensión, te permite capturar directamente a Evernote. La podeis encontrar en Evernote

Mi gestor de tareas : ActiveInbox

A pesar de que los expertos en Productividad Personal, no recomiendan el uso de gestores de correo electrónico como gestores de tareas , en mi caso y tras probar muchas de las aplicaciones recomendadas en el mercado , opté por utilizar una aplicación integrada en Gmail llamada ActiveInbox.

Las razones que me llevaron a esta decisión, están directamente relacionadas con algunas de las premisas recomendadas por los “gurus” de la P.Personal:
1.Por razones laborales recibo diariamente una enorme cantidad de mails, por lo que si o si, debo revisar a diario varias veces mi correo.
2.Me permite conseguir una de mis premisas diarias: “inbox cero a diario” (llevo mas de dos años cumpliéndola, y gran parte de conseguirla está directamente relacionada con esta aplicación .
3.Mi bandeja de entrada me sirve de bandeja “única” de gestión de todo lo que me llega. Cualquier cosa que me interesa me la reenvío allí, ya sean links de navegación, notas, recordatorios, etc
La aplicación ActiveInbox ha sido programada directamente siguiendo las premisas de GTD, por lo que directamente te permite gestionar tu flujo de entradas sobre el mail y decidir su reclasificación al momento.
Recordad estas premisas y procedimiento:
1.-Revisar el inbox por completo y sin hacer otra tarea en ese momento (mono tarea)… En mi caso, con más razón porque soy hombre y “solo puedo hacer una tarea a la vez, y medio bien 😉
2.-El criterio es si el mail lo puedo gestionar en menos de dos minutos, lo hago inmediatamente.
 
3.-Si me lleva más de dos minutos y es algo que tengo que hacer yo lo clasifico como “Action” y le pongo una fecha de vencimiento (esta es una de las enormes ventajas de esta aplicación).
4.-Si es algo que no lo tengo que hacer yo, es una tarea delegada, le fijo una etiqueta de “Waiting for“, con fecha de control.
5.-Si es algo para archivar, lo etiqueto con la etiqueta de la carpeta de Gmail que le corresponda (cliente, proyecto,..) para usarlo como archivo de referencia de futuro.Tengo un poco “Síndrome de Diógenes” y me cuesta borrar, pero la verdad es que mi empresa dispongo de una cuenta Google con mucho espacio.
6.-Por supuesto borro y mucho, todo lo que no me interesa, no es importante o no me va a servir en el futuro.
Es importante revisar el correo entrante hasta dejar el inbox completamente vacío. Así hasta la siguiente revisión de la bandeja de entrada del Gmail.
Al finalizar la jornada, lo ultimo que hago es revisar sobre la fecha del día “hoy-today“, para ver si alguna tarea la tengo que cambiar de fecha o la pongo para el día siguiente, esa tarea la etiqueto con la etiqueta “Next Action” que se corresponde a las tareas que tengo que hacer si o si el día siguiente.Las tareas “Waiting for“, las reclamo mediante un mail o les cambio la fecha de vencimiento.
De esta forma, antes de cerrar mi jornada laboral, tengo perfectamente claro que es lo que tengo ir hacer al día siguiente y puedo “desconectarme” del trabajo y empezar mi tiempo libre.
ActiveInbox tiene versión gratuita de prueba, para que podáis probarla sin invertir en la cuenta de pago, que es la que dispongo y que te da muchas mas funcionalidades; pero para probar un tiempo es mas que suficiente.
Como siempre digo, cada “maestrillo tiene su librillo”, a mi esto me funciona , pero cualquier método que apliquéis, si os permite los objetivos que indico: control única de entradas, evitar que se os escapen cosas, e “inbox cero” y “paz interior=diferenciar claramente tiempo laboral de tiempo personal”; es un método valido.
Recordad que “Lo importante es Hacer, no lo que voy a tener que Hacer

Vacaciones productivas

Las vacaciones deben de ser el tiempo que puedes-debes dedicarte a ti y a tu familia.

Es aquella época del año donde puedes revisar aquellas tareas que has dejado en tu carpeta GTDSomeday” o porqué no, creando una carpeta especifica llamada “Vacaciones “, la cual puedes ir rellenando durante el resto del año.
En mi caso, debido a que soy tremendamente inquieto, me temo que voy a tener que crear una carpeta llamada “Jubilación” 😉.
Parafraseando a Berto Pena de Thinkwasabi en una de sus reflexiones que mas me gustan :” Tu puedes hacer cualquier cosa, pero no puedes hacer todas las cosas”; yo añadiría, al menos “todas a la vez”.
El contenido de la carpeta “Vacaciones” debería se sólo para aquellas tareas de ocio…nada relacionado con el trabajo.
Este blog “menosSmas“, no deja de ser un ejemplo, de una tarea-iniciativa que deseaba realizar desde hace mucho tiempo, y que por mi elevada carga de trabajo profesional, no encontraba nunca el momento  que se merecía , sin mayores preocupaciones ,ni que me generase un alto grado de estrés.
Ahora , una vez arrancado este blog, habiendo hecho lo más difícil, seguro que podré dedicarle tiempo fuera de vacaciones.Al menos ese será uno de mis objetivos personales, tras el periodo vacacional.
Os deseo unas “productivas vacaciones”, haciendo todo aquello que no hayáis podido realizar durante el resto del año.