"Life Squeezers" : Qué es lo que me motiva a escribir este blog o la importancia de la Calidad sobre la Cantidad

 

El otro día “mi Pepito Grillo particular“: Lisette (oficialmente es mi profesora de inglés, pero por su formación como Behaviour Specialist-Experta en Comportamiento, tenemos unas conversaciones, por supuesto,  en inglés, de lo más interesante sobre “yo y mis circustancias”; otro dia os hablaré con más detalle de su proyecto en ciernes). El caso es que Lisette, el otro dia me lanzó la pregunta de ¿porqué escribo este blog o lo que es lo mismo, qué es lo que me motivaba a escribirlo y compartirlo?.
Reflexionando un poco al respecto, me di cuenta que mi principal motivación reside en intentar ayudar a otros en base a  mis experiencias personales. El blog es mi ventana a compartir, de forma desenfada, todo aquello que a mi me funciona y me motiva ; intentando a la vez ,  transmitir positivismo y ganas de vivir.

Lo de ayudar a otros, puede sonar ambicioso, incluso hasta pretencioso, si me apuráis , pero, sinceramente no hay nada mas lejano en mi intención.
Lo que me mueve, es poder contribuir a ayudar a las personas, que como yo, nos angustiamos, porque sufrimos las interminables jornadas laborales, el poco respeto de los demás a nuestro tiempo, la tortura del reloj y la sobrecarga de información .Todos estos factores, combinados con el ser personas muy inquietas,  nos lleva a la desesperacion por la falta de tiempo. Queremos hacer otros proyectos, aficiones o simplemente descansar o compartir con otros, pero las exigencias de la rutina diaria, la esclavitud del reloj, no nos lo permite.Y lo que me gustaría demostraros, es que se puede.(“esto último me ha quedado un poco tipo slogan de partido político…”).
Habeis pensado por un momento en ¿qué invertís vuestro tiempo?. Miraros esta Infografía del Blog Habitualmente de Tania Sanz.

Somos “Life Squeezers”-Exprimidores de la vida (la palabreja o concepto me la acabo de inventar, con el riesgo de que me cuestioneis el uso del ingles y mi critica de la semana pasada al excesivo uso de anglicismos (“runner-corredor”)…pero es que creo que no existe un concepto asi, o cuando menos no lo he sabido encontrar en castellano…y en inglés “mola” más.
El otro dia Carlos, un compañero de trabajo y amigo, me preguntaba, con el cierto grado del sarcasmo e ironia que le caracteriza: “¿pero tu ya tienes tiempo para hacer tu trabajo? ¿como puede ser que te de tiempo para escribir este blog?“.Y en el fondo, es muy gracioso, que me le pregunte él precisamente, cuando se caracteriza por ser una persona tremendamente polivalente: corre, escribe libros, tiene una gran cultura fundamentada en ser un gran lector…él no se daba cuenta, pero realmente es un claro exponente de un “Life Squeezer”.
Mi intención cuando empece a ahondar y leer sobre la productividad personal, no era otra que el poder ser más eficiente, el poder hacer mas con menos…el ser más Eficaz, pero combinándolo con las sinergías de la Eficiencia: ser un E2 (Eficaz * Eficiente)…y en todo eso, lo que me verdaderamente me movía ,como objetivo final a conseguir , era el tener mas tiempo para mi y los míos.
Mi deseo era el poder arrancarle minutos a mí  jornada laboral, siendo , igual o mas eficaz, para disponer de más tiempo para hacer aquellas otras cosas que me gustan, que me apasionan y que me motivan. No os llevéis a malentendidos, tengo un trabajo que me encanta y con el que disfruto mucho…pero no deja de ser una obligación por la que me pagan…si no, no estaría ahí…esa es la principal diferencia entre un trabajo y una afición (hobby).

Fruto de esa búsqueda tras leer unos cuantos libros ,de los mal llamados Autoayuda. Con grandes ejemplos sumamente rimbombantes, como el de las “Cómo dejar de hacerse pajas mentales y disfrutar de la vida”, “Cómo vivir francamente estresado: guía de la buena vida emocional y otras historias varias (es el problema de pasar mucho tiempo en los aeropuertos y visitar sus librerias…tras una dura terapia, “lo estoy dejando…”).

Como os decia, fruto de esa busqueda ,llegó a mi un libro , con un método que supuso para mi un cambio radical, un punto de inflexión.:Organízate con Eficacia…la aplicación del método GTD traducido al español…el libro escrito como guía de la Organización personal de David Allen.

Ese libro, fue el prólogo…en la búsqueda de mi “Santo Grial “: conseguir hacer mucho más con menos tiempo invertido.Y esa búsqueda es la que me llevo a toparme, con el que considero mi verdadero gurú de la aplicación práctica de ese método.Berto Pena de Thinkwasabi y el  resumen final de sus enseñanzas en forma de libro llamado Gestiona Mejor tu Vida.

Berto a través de las entradas de su blog, sus podcasts y otros materiales, sirvió  para crear las bases de mi metodología de productividad personal. Tuve la oportunidad de conocerlo en persona, cuando mi empresa lo contrato para impartirnos uno de sus seminarios.Y realmente sentí en primera persona , y creo que se lo pude transmistir a él, mi agradecimiento por sus enseñanzas y guía.
Si os habéis dado cuenta, en el párrafo anterior he dicho, MI metodología, y lo he hecho exprofeso , porque es la mía, la que yo utilizo, la que he adaptado y que a mi me funciona.Y es que a mi entender, no existe un único método, si no que cada uno de nosotros tenemos que adaptar, tras probaturas varias, el que mejor encaje en nuestro entorno laboral, personal…y porque no, en nuestra vida. Es decir elaborar VUESTRO propio sistema organizativo.
La idea es que podáis adaptar un traje “pret a porter” (las ideas de otros) y lo convirtáis en vuestro “traje a medida“.Que seáis vuestro propio sastre complementandolo con vuestras ideas y necesidades). Porque al fin al cabo, estamos hablando de algo mas importante de lo que a lo os hayais podido plantear: ¿como puedo aprovechar al máximo mi vida ?.

Como os decía, igual ahora empezáis a  entender, lo que pretendo con las aportaciones que hago con mi blog. Lo que me gustaria es que meditaseis al respecto. Por supuesto, no tenéis porque aplicar lo que os sugiero, pero cuando menos, si consigo haceros reflexionar un poco, el romperos el tedio, la rutina del día a día, ya habré conseguido más de lo que espero.

¿Se puede conseguir alargar el tiempo?, ¿vas a vivir mas?….: NO, está claro que no. Pero si que podemos sacarle mucho mas jugo al día día….a esas 24 horas súper valiosas (os habeis dado cuenta que son1440 minutos, 86400 segundos…)  y  que no se van a volver a repetir. Como dice el slogan de whatsup de mi compañero de carreras, Juan, “solo hay dos días que no me importan: ayer y mañana….”.(qué razón tienes Juanito).

Tenemos que aprovechar el presente,el día a día, exprimirlo al máximo…eso si, sin estrés…ehhh que nos conocemos. En el pasado, me acuerdo que mis fines de semanas, se llenaban de excesivos proyectos y cuando llegaba la noche del domingo, me ponía de mal humor, al ser consciente de que me había pasado el fin de semana a todo trapo, estresado, sin disfrutar al 100% lo que hacia…y lo que era peor cansado, y sobretodo habiendo descuidado a los que tenía a mi alrededor…y que solo me demandaban un poco de atención.
Recordad la frase “Tu puedes hacer cualquier cosa, pero no todas las cosas”. 

Ahora , tras unas cuantas dolorosas, pero enriquecedoras experiencias personales, me he dado cuenta que es mucho más importante la Calidad a la Cantidad…y que cuando hago una cosa, intento centrarme al máximo en ella. (Recordad “Monotareismo”, que no es lo mismo qué Monoteísmo…vs. “Multitareismo”, que es igual que superficialidad, estrés e insatisfacción).

Por poner un ejemplo, ahora cuando estoy con mi hija pequeña, aunque solo sea una hora, es una hora que se la dedico solo a ella al 100%….no hay nada mas importante en ese momento: ya me puede sonar el teléfono (que no lo atiendo..) o hablarme alguien. Si me pide jugar al escondite, a muñecas o cualquier actividad por “naif” que sea…, juego con ella.  Aunque pueda tener otras cosas, aparentemente mas importantes que hacer (¿seguro que son más importantes?).
Nuestros hijos crecen a velocidad de vértigo, y son el verdadero ejemplo de lo rápido que pasa el tiempo ). Estoy divorciado y, seguro que no dispongo de tanta cantidad de horas para estar con ellos como otros padres, pero  estoy verdaderamente convencido, que en el grado de calidad con el que me dedico, me permite compensar la falta de mayor cantidad de tiempo de convivencia ; y que mi hija me quiere igual o más que cualquier otro en una situación personal diferente.

¿Y como se puede conseguir esto? Organizándose y Priorizando…..siendo sistemático y consecuente…y sobretodo aplicando mucho sentido común.

¿Vas a ser  un “Life Squeezer”

TRABAJAR EN LA NUBE… NO ES LO MISMO QUE ESTAR EN LAS NUBES!

Esta semana mi entrada del blog trata sobre mi rutina de trabajo diaria,  y cómo utilizo, en la misma algunas aplicaciones y/o software que se ha vuelto imprescindible en mi día a día.
Observareis  que la mayoría del mismo, me permite trabajar en la “nube“, de forma que desde cualquier dispositivo dispongo de idéntica información. Además,  con la ventaja añadida del grado de seguridad que esto me brinda , al no perder mis datos, caso de “extravío” de mi ordenador o alguno de mis dispositivos (móvil o tableta).

Tal como os explicaba en la entrada del blog de hace dos semanas, mi rutina diaria comienza revisando mi libreta de notas, donde en el cierre del día anterior he dejado apuntados los principales objetivos-hitos para mi día siguiente (Tareas / Reuniones / Llamadas o Ideas).

A partir de ahí, empiezo a trabajar con mi gestor de correo, en mi caso Gmail, yendo directamente a “filtrar por la etiqueta que los define” con mi herramienta ActiveInbox, aquellos correos-temas a revisar ese día  (“Today“)  y que están directamente relacionados con la tarea principal a realizar ese día. Normalmente, en mi caso, suele ser un proyecto (“conjunto de tareas”).
En la foto, podéis ver la situación, prácticamente, al final de mi jornada laboral, donde todavía me quedan algunas “Next Action” y “Waiting For” a gestionar.

Una de las extensiones que he instalado a mi Gmail, para controlar la entrada indiscriminada de nuevos mails, y evitar que me pudiesen distraer mientras estoy trabajando EXCLUSIVAMENTE, en ese proyecto (ya sabeis ENFOQUE MONOTAREA), es una denominada Inbox Pause. Con la misma, puedo tener mi Gmail abierto utilizando mi ActiveInbox, sin preocuparme de nuevas entradas de mails en mi bandeja.
Además, esta extensión,  la puedes configurar, para que avise a la persona que te envíe un mail, de que en ese momento no estas revisando tu bandeja de entrada, y que caso de ser muy necesario (vamos “si se cae el mundo”) que te avise a un numero de teléfono que indiques.

Habitualmente desde mi minimalista pantalla principal de mi escritorio (poquísimos iconos para evitar distracciones….recordad que le llamamos escritorio porque es como nuestra mesa de trabajo;  y a menos cosas tengamos en nuestra mesa, más concentrados estaremos en la tarea (a continuación tenéis una foto de mis dos escritorios, el físico y el de mi ordenador…juzgar vosotros mismos).

Como decía, desde mi escritorio del laptop, activo uno de los accesos directos (dentro de mi carpeta de Accesos Directos) y que me lleva directamente a la carpeta del proyecto, donde está la información a ejecutar, revisar, etc..

Todos mis proyectos activos, estan ubicados en una carpeta denominada Live Projects. Esa carpeta está ubicada en la aplicación Google Drive (“en la nube”). En mi caso, a su vez, la tengo copiada en el disco duro de mi ordenador (y continuamente sincronizada) . Para poder disponer de una carpeta de archivos sincronizada en tu disco duro, necesitas instalarte la aplicación Google Drive Desktop.
Esta aplicación es ideal, ya que te permite trabajar sobre tu disco duro, rápidamente, sin tener que preocuparte de realizar copias de seguridad;  ya que automáticamente y en continuo, el programa realiza una sincronización de las mismas.
Además puedes seleccionar las carpetas, de las que quieres copia en tu ordenador.
Yo particularmente,  dispongo de copia de seguridad de todo mi archivo histórico (muchas gigas…)  en la “nube”, sin que me ocupe espacio innecesario en mi laptop, y pudiendo acceder rápidamente a la misma;  por supuesto, en este caso,  si que necesito conexión de datos.

En paralelo  a esto , cualquier tema, lo esbozo en una hoja de papel utilizando un mapa mental “Mind Map”. 

El mismo me sirve para clarificar la información de un proyecto, ordenar mis ideas, o simplemente preparar un guión de los principales temas a tratar en una reunión o en una llamada telefónica. Sobre el mismo, luego relleno con otro color (verde o rojo…un bolígrafo de cuatro colores es ideal) las notas de la reunión o de la conferencia.

Al finalizar la jornada laboral, cuando hago mi resumen diario. Todas las notas de papel que he tomado, las fotografío con mi teléfono móvil y las envio con la aplicación EVERNOTE/”EN”



Con la aplicación de escritorio de EN posteriormente las ordeno, aunque también puedes utilizar la aplicación web. Ubicándolas rápidamente en su libreta correspondiente (normalmente sólo uso dos: work o personal) y les aplico alguna etiqueta para poder buscarlas más rápidamente.
Tampoco me esmero mucho, porque una de las grandes ventajas de EN es su muy eficaz motor de búsqueda , el cual funciona muy bien con cualquier palabra.
Una de las cosas que si que hago, en esa clasificación, es ponerle un nombre a las notas, el cual siempre empieza con la fecha del día utilizando, primero el año, luego el mes y finalmente el día; de esta forma quedan ordenadas.; luego le pongo el nombre del tema y alguna clarificación sobre el contenido de la misma.
La ventaja de este forma de hacer, va directamente vinculada, a mis objetivos de “cero papeles“, y disponer toda la información centralizada en la nube.

Aplicando esta rutina,  he conseguido tener toda mi información centralizada utilizando sólo tres aplicaciones: Gmail + ActiveInbox, Google Drive y EverNote.

 

A mi me ha ayudado tremendamente a organizarme, a focalizarme en HACER y con la seguridad que me brinda el poder disponer de mi información desde cualquier ordenador o dispositivo.
Espero que lo aquí compartido os sea de utilidad;  y no os pase, como a los protagonistas de las viñetas que vienen a continuación.

 

No se porque me cuesta tanto ponerme a ordenar, si luego me encanta el resultado

No se porque me cuesta tanto ponerme a ordenar, si luego estoy encantado con el resultado.

Hoy, tras mucho tiempo aplazandolo “para mañana” ,  por fin me he puesto a  ordenar dos cajas y un par de cajones donde tenia mi arsenal de  “cables, gadgets y otras enjundias” fruto de mi pseudosindrome de Diógenes, de guardar y acumular “por si acaso”…

Si, si, habeis leido  bien…cables, gadgets y otras miserias fuera de uso. La clara muestra de que estamos inmersos en una sociedad  que nos lleva al consumo y a meternos por los ojos las modas imperantes en cada momento, y eso; si hablamos de tecnología es tremendamente peligroso.

Sin ir más lejos, en la mescolanza de artilugios varios  he encontrado 4 modelos de cargadores para coche que ahora no sirven absolutamente para nada, son de la epoca en que cada fabricante usaba su clavija particular; asi como unos cuantos cables que en su momento debieron servir para algo, pero es que ahora,  ni para utilizarlos como tendedero.
Lo que hace un año era el “no va mas” , en breve queda semiobsoleto. Muestra de ello son los fabricantes de telefonía,  que antes de haber puesto un producto en el mercado, ya están mentando el siguiente lanzamiento en ciernes. 
Esta claro que algún momento debes decir “basta!” ; donde te tienes que parar, ser pragmático y decirte a ti mismo : “ya estoy servido, cumple con mis necesidades, y no necesito mas”.
Al fin y al cabo, lo que verdaderamente importa, como siempre digo,  es HACER;  y no por el hecho de estar a la ultima en tecnología,  eso conlleva implicito que seas el no-va-más de la gestión personal en la ejecución de tus tareas (un “Task Killer”).
Hay que HACER, pero no vale de cualquier forma, hay que ser, como  un ejecutor de tareas de tipo E2 (eficaz y eficiente).

Bueno a lo que iba, esta mañana me he levantado inspirado y motivado y he convertido las dos cajas y los dos cajones de cables y otros cacharros inservibles, en algo ordenado y clasificado en bolsitas,  y que en caso de necesidad sabré encontrar. Os adjunto algunos fotos del “drama” del antes y el después .
Vamos no he aplicado esas técnicas japonesas (las famosas 5S)  tan en boga en los modelos de manufacturación LEAN , pero casi.

 

Sinceramente,  no entiendo porque he tardado tanto tiempo en decidirme a ponerme con esta tarea: puñetera procrastinación!!!….porque al final el grado de satisfacción vale la pena:

  • tengo las cosas ordenadas en su sitio
  • si necesito algo se donde encontrarlo
  • tengo mas espacio
  • y además! me he vuelto a encontrar con algunas cosas olvidadas y de las que seguro daré buen uso.

Os recomiendo que os hagáis un planteamiento de este tipo, sobretodo ahora, tras la vuelta de vacaciones.
Ya sabeis, llega el segundo gran  hito anual (el primero es uno de enero),   lleno de buenos principios y deseos de iniciar nuevos hábitos….y para muestra sólo tenéis que ver la cantidad de anuncios de TV con lanzamientos de nuevas colecciones absurdas de fascículos con las que nos “deleitan” las editoriales. La de miniteteras de porcelana y la de bichos, no tienen desperdicio…pero ya se sabe “hay gente para todo!!”.

 

Lo dicho, hacedme caso, sacaros de encima la depresión post-vacacional, dejad ahora mismo de procrastinar y poneos a ordenar algo que hace tiempo que sabeis que deberiais hacer. Ya vereis que el resultado vale la pena.

Ordenar es un placer, además puede servirte, quien sabe para recuperar algo olvidado, y que seguro te hará mucha ilusión. Por otro lado al hacerlo te puedes cuestionar a ti mismo porque hice esto o compre aquello.

Por mi parte, me he hecho el firme propósito de “madurar” mucho mas, la compra en el  futuro, de cualquier nuevo “gadget” tecnológico. Eso de comprar por impulso se ha acabado, y me he planteado como estrategia el dejar pasar un mes antes de décidir una compra. Con eso espero saber valorar si realmente es lo que necesito y que rendimiento le voy a poder sacar, o si sólo es un impulso consumista fruto de la moda del momento.

 

 

Como uso bloc de notas tipo Moleskine como mi libro de bitácora diario

A pesar de que soy un apasionado de los gadgets y sus aplicaciones, y que he probado muchas de ellas para la gestión de mis tareas del día a día (“mi libro de bitacora“), al final he optado por una solución de las de “toda la vida”, que no es otra como la de escribirlas en un papel.

En mi caso utilizo, por comodidad, un cuaderno tipo Moleskine, concretamente el de tamaño mas pequeño “pocket” con las páginas en blanco.
La forma como lo utilizo, y que podéis ver en las fotos anexas, es aprovechando dos de sus páginas para cada día.

 

Esas páginas las divido, a su vez, en dos partes. En mi caso en la página de la derecha en su parte superior, pongo mis Tareas principales-indispensables del día, y en la inferior , las Reuniones que tengo, la hora de comienzo y el tiempo que pueden requerir.

 

En la página de la izquierda, en su parte superior, es donde apunto las Ideas…que vendría a ser el “stuff”-cosas del método GTD y que me van viniendo a la cabeza o surgen y que apunto allí rápidamente, para no perderlas, y no interrumpir la tarea que esté haciendo en ese momento.
En esa misma página en la parte inferior apunto las Llamadas del día.
Las ventajas que encuentro a esta forma de trabajar son:
Al escribir, el día anterior, en el momento de mi “cierre” de jornada laboral y planificación de lo que tengo que hacer el día siguiente, me permite realizar una revisión muy gráfica de lo que he realizado ese día. Esto se debe a que una vez , la acción ha sido finalizada,  la tacho con un rotulador de color rojo; os aseguro que tiene un efecto motivador muy interesante, de tarea cerrada=ejecutada. Asimismo, de esa forma , identifico  rápidamente,  aquello que se me ha quedado sin poder hacer.
En ese momento de revisión y planificación del dia siguiente , es cuando traslado, si es el caso, aquellas tareas que no he podido hacer.
Con respecto a las ideas-notas , es el momento que me las envío “a mi mismo” en mi Gmail usando la aplicación “Send this link with Gmail“; para luego clasificarlas en mi gestor de tareas (ActiveInbox), según sean  Accionables (tareas que tengo que hacer: Next Action, si son para el día siguiente); Action, si son para mas adelante, pero fijándoles ya una fecha.
A su vez identifico aquellas  posibles ideas  “Someday” , las etiqueto de esa forma; y aquellas acciones que dependen de otros usando el “Waiting for“-A la espera , con fecha de vencimiento-revisión correspondiente .
En ese momento algo el  repaso final del día, en mi gestor de tareas , las que he realizado o las que tengo que hacer al día siguiente;así como fijo las citas, reuniones o llamadas para mañana , revisando mi calendario.

Lo que mas me gusta de este momento, es que me sirve de “revisión del día “, y sobretodo, si,ese día he conseguido “tachar” todas las tareas-citas-llamadas de, día, me voy a casa con la “conciencia mas tranquila” y la mente despejada,  por la sensación de que el día ha sido realmente productivo, y es en ese momento, cuando puedo desconectar hasta el día siguiente.

Lo más importante es intentar hacer las cosas lo más simplificadas posibles.

 

A mi me funciona, os animo a probarlo, o a escuchar vuestras valiosas sugerencias, siempre estoy abierto a aprender, y seguro que hay algo que se puede mejorar.

Lo mas importante es tener un método que nos sirva, no para meramente planificar, sino para realmente ejecutar.