Primera Revision mensual y FacileThings


Primera revisión mensual...si como lo ois, parece que fue ayer que nos estabamos comiendo los turrones, y nos estabamos haciendo firmes propositos de comienzo de año…y ¡cha-chan!…ya estamos casi en Febrero…es increible lo rápido que pasa el tiempo…
Aunque si haceis un cálculo rápido resulta que acabamos de consumir 31 dias = 744 horas = 44.640 minutos = 2.678.400 segundos…a que dicho asi, parece mucho….y es que si has sido productivo, es muchisimo tiempo!.

Y a ti, cómo te estan yendo, esos propósitos que te habias hecho?
A mi particularmente, me están yendo mejor de lo que creia, y gran parte de ellos, si no todos, siguen en marcha…y eso me motiva, y mucho!.

Si  a ti, por lo que sea, no te están yendo como esperabas, no te preocupues…todavía quedan 11 meses por delante (8184 horas!!!).
Eso si, aunque parezca mucho no caigas en la trampa de procrastinar…ponte ya con ellos…ahora mismo…ya sabes “No dejes para mañana, lo que podrías haber hecho hoy”.

Asi, que como nunca es tarde…“si el propósito es bueno”…os recomiendo que aprovecheis para hacer una revisión de los mismos…aplicando los principios básicos de GTD...lo que viene a ser esa revisión semanal, complementaría de la revisión diaria, que deberias estar haciendo…

En este caso esa revisión semanal, será una revisión más amplia: revisión mensual, con una altura de miras mayor…y con la única pero valiosa intención de revisar y corregir, si fuese el caso, los objetivos del año.
Todavía tienes-tenemos tiempo!, para encauzar aquellos que se nos han desviado ligeramente.

Para hacer este ejercicio, podeis utilizar como guia, el software de gestión del tiempo, llamado FacileThings. Una muy buena aplicación, que hace un par de semanas que estoy probando, desarrollada por dos gran expertos de la productividad como son Francisco Sáez y José Miguel Bolivar.
Tienen una versión de prueba gratuita de un mes, que te puede ayudar a coger los habitos y rutinas de la filosofia GTD. Tiene unos tutoriales sobre los Fundamentos Básicos muy interesantes para adentrarte en la misma.

Para hacer la revisión semanal-mensual, la pauta a seguir sería:

  1. Recopilar: Recopila papeles sueltos y materiales. Vacía tu mente: Introduce en tu Bandeja de Entrada todas los tarjetas, recibos, notas y cualquier material basado en papel que hayas acumulado.
  2. Procesar: Vacía tu Bandeja de Entrada : Procesa completamente todas tus cosas pendientes.
  3. Eventos Anteriores: Mira tu Agenda de la semana pasada : Revisa los últimos eventos de tu Agenda por si tienes acciones pendientes, información de referencia, etc. Muévelos a tu sistema activo.
  4. Próximos Eventos: Prepara los próximos eventos de tu Agenda : Mira los futuros eventos de tu Agenda y captura las acciones necesarias para prepararlos.
  5. Acciones Siguientes: Revisa tu lista de Acciones Siguientes: Marca las tareas hechas. Mueve las cosas que deberían estar en otras listas. Actualiza la información.
  6. A la Espera: Revisa tu lista “A la Espera”: Marca los elementos recibidos. Captura las acciones de seguimiento que necesites.
  7. Proyectos: Revisa “Tus Proyectos”: Evalúa el estado de tus proyectos, asegurándote de que al menos hay una Acción Siguiente para cada uno.
  8. Algún Dia / Tal vez : Revisa tu lista Algún día/Tal vez : Mira si hay cosas que deberías activar y procésalas. Elimina elementos que ya no sean de tu interés.
  9. Ideas: Se creativo y valiente. ¿Queda alguna nueva idea creativa y maravillosa en tu cabeza?
  10. Terminar: ¡Bien! Tu sistema está actualizado. Termina de definirlo. : Procesa cualquier cosa nueva que hayas descubierto haciendo esta revisión.
 
Asi que Life Squeezer, ponte las pilas, no desfallezcas, que este año, va a ser tu año de exito, donde vas a conseguir cumplir tus propósitos.
 
 

Ha llegado la hora de pasar cuentas conmigo mismo….SWOT


Ha llegado la hora de pasar cuentas conmigo mismo….

Estas fechas tan propicias a felicitar al projimo y desearle buenos deseos, es un momento perfecto, para mirarnos a nosotros mismos y  hacer una revisión personal de los objetivos que nos habiamos fijado este año. Y  ver si nos podemos felicitar tambien a nosotros y ,porqué no…, hacer balance y fijarnos nuevos objetivos para el año que nos llega.

Este año, he hecho este ejercicio, utilizando un “mind map” de los que tanto me gustan. A su vez, estoy siguiendo de forma activa el “Curso” de Berto Pena que se llama “Vivir sin reloj” (4 videos con sus correspondientes cuestionarios, gratuitos).

El mind map que he preparado lo he centrado en 3 pilares:

  • “Yo”: mi ambito más personal y exclusivo
  • “Familia & Amigos”
  • “Profesional”
Aqui teneis una copia del mismo
Tras realizar, un ejercicio absolutamente sincero , me he dado cuenta, de que he pecado de falta de consistencia (“no he sido constante”) y esto ha sido una de las causas por las que no he conseguido algunos de los objetivos de mi ambito “Yo” que me habia marcado. Pero ahondando más en la herida, la realidad es que ha habido tres razones principales por las que he fracasado:
  1. No me he focalizado en lo verdaderamente importante.Es fundamental seleccionar objetivos que realmente me aporten. Focalizarse en lo importante, en lo correcto.
  2. Mi plan de acción para la consecución de los mismo, no estaba bien estructurado en mini tareas.
  3. No he estado realizando los seguimientos periódicos de los mismos. Los gurus indican, que deberiamos revisarlos 2 veces al dia, para no perder el foco…
Meditando un poco más, he llegado a la conclusión, que es fundamental para tener éxito en la consecución de los mismos, el poder hacer una combinación de cada uno de ellos con los pilares yo, familia y profesión.
Es decir si me marco un objetivo de hacer deporte y a su vez quiero pasar más tiempo con mis hijas, porque no realizar actividades conjuntas: hacer actividades deportivas con ellas, además de generar mayor complicidad, es saludable y motivador.
Si hago más deporte, mejoro mi salud física y mental; esto redundará en mi faceta profesional, al permitirme trabajar de una forma más fresca y afrontar el dia a dia con mayor entereza.
De esta forma aprovecho sinergias, que me ayudan a conseguir mis objetivos de una forma motivadora, y mato dos pajaros de un tiro.
Con el fin de ser más selectivo a la hora de fijar mis objetivos personales, he utilizado un enfoque SWOT-DAFO , que he encontrado en la página de “Mind Tools”. Los análisis SWOT , hasta ahora, sólo los habia utilizado  para fines profesionales, me he dado cuenta que es ideal para conocerme mejor:
  • S: Strenght-Fuerzas: Cuáles son mis habilidades personales mejores , que me pueden ayudar al exito.
  • W: Weakness-Debilidades: Cuáles son mis áreas de mejora. Aquellas que tengo que mejorar, y donde me tengo especialmente que focalizar.
  • O: Opportunities-Oportunidades: Cuáles son aquellas oportunidades que tengo que aprovechar para conseguir aproximarme más a mis objetivos.
  • T:Threats-Amenazas: Cuáles son los riesgos que me pueden alejar de la consecución de mis objetivos.
Como os decia, ahora es el mejor momento, para hacer este ejercicio., no espereis demasiado. Cerramos un año y abrimos otro nuevo lleno de nuevas experanzas y expectativas. El camino al éxito, está en nuestras manos, sólo tenemos que trazar un plan que nos llevé a lo que verdaderamente queremos conseguir. Sólo se trata, ni más , ni menos, de tener claro qué es lo que queremos conseguir y preparar un mapa estructurado con las diferentes etapas a alcanzar en el tiempo.

 

¿Y tu “Life Squeezer” has hecho balance del 2016;   qué vas a conseguir en el 2017?
 
Os deseo Felices Navidades en compañia de los que más quereis, y que vuestros objetivos personales se cumplan en el año 2017

Inbox: la nueva apuesta de Google para gestionar tu mail

 

En las últimas semanas Google ha promovido, de forma muy activa, una nueva aplicación para gestionar, de una forma más interactiva, tu Gmail (sólo funciona con esta plataforma) .
Utilizando la IA (Inteligencia Artificial) de Google, el software clasifica y agrupa tus correos-mails, con la idea de que al visualizar tu bandeja de entrada te sea más sencillo.
En este articulo me permito agrupar algunas informaciones-entradas al respecto, con sus pro’s y contras.

Inbox clasifica tus mails en algunas categorias predefinidas: trips (viajes) , saved (entradas archivadas), purchases (compras) y finance (bancos-finanzas). En mi caso particular la de trips, la encuentro de gran utilidad, ya que me permite visualizar rapidamente, los viajes que tengo pendientes, y me recuerda las “facturaciones/check-in’s” a realizar.

Independientemente de las categorias anteriores, puedes crear otras más adecuadas para ti.

En mi opinión; tras usarla en las ultimas semanas; es que si bien, no la encuentro lo suficientemente práctica, para ser utilizada, exclusivamente, como mi plataforma de gestión de gmail diaria (sigo prefiriendo mi organización a través de ActiveInbox); si, que le encuentro utilidad, para los momentos que estoy de viaje o fuera de la oficina, con dificil acceso a mi ordenador.
La aplicación Inbox en dispositivos moviles es más intuitiva que la aplicación ActiveInbox preparada a tal efecto.
Utilizando Inbox, puedo gestionar de una forma activa, mi práctica habitual de “bandeja de entrada a cero”, siguiendo el proceso habitual de gestión del mail:

Inbox, te ayuda a gestionar tu bandeja de entrada “silenciando” mails (demorandolos), si son importantes a otros momentos del dia; o simplemente gestionarlos en ese momento, siguiendo los criterios anteriores.  Pero realmente, la función que veo más interesante es la posibilidad de fijar tareas a realizar (“reminders”) de una forma sencilla, evitando, que no te descuides nada, sobretodo cuando estás de viaje.

Si comparamos las funciones de Gmail vs. Inbox, tenemos que tener en cuenta:

Una extensión muy interesante para Chrome , es la de Save to Inbox , esta es sin duda la función más interesante, es como convertir tu bandeja de entrada de Gmail en una aplicación al estilo de Pocket y similares. Algo parecido a la sección de “Guardados” de Facebook. Con la nueva extensión para Google Chrome podrás enviar cualquier enlace de la web directo a Inbox, y todos tus enlaces se agruparán en un solo lugar.

Como os decia hay literatura al respecto, dando razones a favor o en contra; tengo claro que no va a sustituir la aplicación oficial de gmail, pero puede ser de utilidad en determinados entornos-momentos.

Aqui teneis una entrada directa a la Ayuda de Inbox con Gmail 

Resumiendo Inbox, es una aplicación util en determinados entornos, pero que no puede reemplazar a Gmail…no obstante, entiendo que Google apostará muy fuerte por la misma en el futuro, invirtiendo en su desarrollo, con el fin de convertirla en una aplicación indispensable para nuestra productividad.

 

Disfrutar compartiendo y ayudando a los demás

Disfrutar compartiendo y ayudando a los demás

Estas últimas semanas, he tenido la oportunidad de poder realizar formaciones internas dentro de mi compañía sobre manejo del mail y otras buenas prácticas para mejorar nuestra productividad.

El título de las charlas es “Gestiona mejor tu vida, gestionando mejor tu mail”.

Las charlas, que ya han sido 3 y están previstas otras 2, están yendo muy bien. Fundamentalmente porque percibes que los asistentes, te preguntan y se quedan con ganas de mas.

Sinceramente me lo estoy pasando genial pudiendo compartir lo que a mí me está funcionando en el manejo del gmail e intentar ayudar a otros en su día a día. El planteamiento es intentar ganar tiempo, gestionando mejor tu mail, ser más eficientes en el día laboral, y de esa forma,  poder temer más tiempo para ti y los tuyos, esto es un leit-motive que funciona. En realidad, y haciendo un juego de palabras, lo que busco es cambiar ese leit-motive (algo rutinario e interiorizado) en un verdadero live motive (que mejore tu vida).

En la elaboración de los materiales me he apoyado en los excelentes materiales de Berto Pena , que podeis encontrar en su blog “Thinkwasabi”; y de todo aquello que he aprendido tras muchos años buscando el cómo mejorar mi gestión personal. Vamos, que de lo que hablo, es de lo que he sufrido en propias carnes. Mis comentarios y aportes surgen de haber probado multitud de herramientas, de infinidad de reinicios (la constancia y el método es fundamental) y es lo que realmente a mi me funciona.
Me encanta el hablar en público, me lo paso muy bien, sobretodo cuando tienes la sensación de conectar con tu audiencia; y eso sólo lo consigues, cuando hablas de algo desde el punto de vista de tu experiencia personal, de tus vivencias , y aportar tu pasión interior.

Es mi intención el poder adjuntar en mi blog algunos de los materiales utilizados y sobretodo algunas ” chuletas”  con aquellas inquietudes, preguntas que me han ido dirigiendo.

Hoy concretamente, os voy a hablar de un procedimiento obligatorio (un MUST) , si lo que quieres es reducir tus mails en la bandeja de entrada, haciendo que tu programa de mail, trabaje por ti.
En mi caso utilizo habitualmente Gmail, y mis consejos van encaminados a esta herramienta, pero creo que la base de los mismos es utilizable en cualquier otra plataforma de gestión del mail.
Recordad que el objetivo, en sí,  no es meramente vaciar el mail; sino el poder gestionar el mismo de una forma más diligente , que el trabaje por ti, en lugar de tu para el;  y que puedas tener tiempo realmente para dedicarte a las tareas que aportan valor en tu día a día.
Se trata de convertirnos en un verdadero Ninja del Gmail.

En la entrada de hoy aprovechare para hablar sobre cómo hacer filtros que te ayuden a que la bandeja de entrada se vacíe o cuando menos se organice por sí sola, y que puedas tener visualización de sólamente las carpetas (etiquetas de gmail) que tienen mensajes sin leer.

Primer Paso: Qué solo se visualicen las etiquetas (carpetas) con mensaje por leer. Este paso es fundamental, ya que si tienes muchas etiquetas, y creas un filtro que haga que el mail no pase por la bandeja de entrada y se clasifique en una etiqueta, podrias no visualizarla, si no activas esta opción.

Segundo Paso: Crear un filtro . De forma que los mails no se queden en la bandeja de entrada (inbox) y automaticamente hagan determinadas acciones que tu hayas prefijado:

  • Omitirlo, Marcarlos como leidos, Destacarlos, Aplicarles una etiqueta, Eliminarlos, Marcarlos como Spam , Que envien una respuesta prediseñada, marcarlos como importantes o no, clasificarlos automáticamente en una categoría,…
Tercer Paso: Modificar un filtro ya creado . A veces, los filtros con el tiempo, dejan de ser utiles o los queremos modificar, aqui teneis el método para realizar esto.
Espero que os guste y os sea de utilidad. Mi intención es seguir realizando entradas de este tipo en las próximas semanas. Al fin y al cabo, se trata de optimizar nuestro tiempo para ser un mejor Life Squeezer!.

¿Cuando voy a dejar de ponerme excusas a mi mismo?

 

 

 

Cuánto tiempo voy a seguir anteponiendo excusas diciendome :“es que no tengo tiempo”. ¿Por qué me sigo engañándo a mi mismo, y me sigo diciéndo mañana seguro que empiezo…mañana, una palabra maldita que debería abandonar de mi vocabulario de eficiencia productiva.

¿Cuáles son las razones que llevan al traste alguno de los proyectos personales que arranco? :

  • voy a hacer deporte , como mínimo dos-tres veces por semana,;
  • voy a mejorar mi conocimiento de lenguas extranjeras
  • voy a dedicarle tiempo a mi acuario de forma periódica
  • voy a dejar de fumar,
  • voy a pasar mi colección de CD’s a formato mp3 para tenerla disponible desde cualquier dispositivo digital o en una tarjeta de memoria del coche
  • voy a leer libros de historia
  • voy a revisar geografía (viajo mucho y a veces voy un poco perdido…)
  • voy a revisar mis apuntes de química (trabajo en una multinacional del sector)
  • …y así, mil y uno proyectos que empiezo con “muchas” ganas pero que al cabo de dos-tres semanas abandono…anteponiendo vagas excusas…
Y esto porqué me pasa? . Me preocupa no ser consecuente y constante con lo que me propongo…
Porqué lo que inició con gran ilusión , se convierte en un debe más de mi saca de deudas conmigo mismo, de mi cartera de obligaciones,…
No me gusta , me frustra…y es síntoma de que me engaño a mi mismo y… lo que debería ser un logro , se convierte en una fracaso , en un quiero y no puedo…

Pensando al respecto,  creo que el problema es un incorrecto foco. Probablemente no soy realista con mis posibilidades reales de tiempo, y me obligó a más obligaciones de las que  puedo realmente asumir…quizás quiero abarcar más de lo que puedo….o eso, o es que realmente mi estado de motivación para hacer algo no es del todo  adecuado, o quizás, simplemente,  porque me marcó un objetivo no suficientemente meditado previamente,; o eso, o que no he realizado un correcto análisis de los resultados y beneficios a conseguir.

Es un tema de FOCO: si pongo el ejemplo , ¿porque quiero correr ?:
  • por perder peso
  • por encontrarme mejor conmigo mismo
  • porque hacer deporte me pone las pilas y me activa para desarrollar el día en mejores condiciones
  • por disfrutar del aire libre
  • por socializar con otras personas que tienen la misma afición
  • ….como veis,  hay multitud de razones. Pero porqué si los beneficios son más que evidentes , no consigo coger el hábito ?
Creo que todo es un tema de grado de motivación y de no abarcar objetivos demasiado ambiciosos y poco realistas…o de abarcar demasiados objetivos al mismo tiempo. 

Si decido que voy a empezar a correr, eso quiere decir que voy a prever tiempo para ello, y empezar realmente poco a poco…si hago demasiado de forma puntual…mi cabeza “coge memoria” de sensaciones que no son agradables…y esa sensación queda ahí , reemplanzado las sensaciones beneficiosas que pretendo y que me estimulan el repetir.

Tienes-tengo que dar respuesta a la pregunta clave: ¿PORQUÉ ?

  • porqué quieres hacer eso (coger ese habito)
  • y a otra pregunta ¿qué es lo que verdaderamente  quieres conseguir?

Y sólo si sabes contestarte, conseguirás clarificar cuál es tu objetivo verdadero ( “your real target”).

Y después tienes que generarte tu pequeña maleta de soluciones -tablas de salvación a tus excusas, imprevistos y otras desmotivaciones

  • …hace mal tiempo?: .ya, pero después la ducha te va a sentar mejor,
  • …en la cama se está muy bien.: ..ya pero piensa que luego el sueño,se te va a pasar…y si no lo haces vas a estar todo el día arrastrándote y con el runrún de porque no he salido a correr…
Deja de ponerte excusas, abandona la palabra mañana, planifica los tiempos que requieres para ti…son igual o más importantes que los tiempos laborales…y sobretodo, vive al día …pensando que igual el mañana no existe y que eso que nos hecho es un día perdido, que no se va a repetir...
Hay un dicho que me encanta:“Hay dos días que no me importan uno es el ayer y otro es el mañana”..Vive realmente con ese concepto y se consecuente, deja de excusarte…y de fijarte objetivos  sin una clara definición
Por ponerle un poco de humor al asunto., como decía Leo Harlen en su monólogo de “tienes barriguita”.:mañanaaaaaa empiezo a correr….si, las cortinas….
 
Si quieres ser un verdadero Life Squeezer deja las excusas atrás y vive verdaderamente el presente.