Tu eres el dueño de tu tiempo : mi experiencia en Boom


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 Hace algunas semanas, participé como concursante, conjuntamente con mis queridas primas Loli, Sacra y Sacri en el concurso Boom (¡gracias primas!). Autollamados “Marujaitors” tuvimos una honrosa participación durante 4 intensos programas. Fuera de estar más o menos tiempo, sólo puedo decir, que fue una experiencia única, de aquellas que siempre recordaré, tanto por los excelentes profesionales que nos encontramos, como la comunión y “buen rollo” compartido con mis primas durante esos dias.

Durante la participación del programa y con el fin de aportar contenido a las preguntas sobre nosotros y nuestras aficiones que el presentador, el gran Juanra Bonet nos iba haciendo, tuve la oportunidad de charlar con Celia Pérez de la Dirección del Programa. Celia me preguntaba las razones de mi blog y su interés en saber cómo poder organizarse mejor en la conciliación de la vida personal y la profesional. Por “razones del directo”, no tuve mucho tiempo a explicarle con mayor detalle lo que me pedia, así qué me proporcionó un perfecto motivo para hacerlo aqui , como entrada del blog.Al fin y al cabo, en el programa Boom, se pueden buscar ciertas semblanzas con la vida:

    • La vida está llena de bombas que recibes cada dia , que tienes que desactivar. Y eso lo harás mejor o peor, en base a tus experiencias vitales previas. Debes ir con la mente abierta para aprender de todo aquello que te pase por delante en el transcurso de tu vida.
    • Compites contra otros, aunque en realidad, compites contra ti mismo. De ti depende que tengas más o menos templanza ante la presión, de un tiempo finito (como la vida).
    • Que trabajes en equipo. Somos un conjunto de individualidades, pero el entender y respetar a los otros, es fundamental para vivir y avanzar mejor.
    • Con humor, todo es mejor. Riete y disfruta, y la vida, se te hará más facil.
    • Disfruta del dia a dia en el concurso, como en la vida, disfruta del camino. Lo que tenga que venir vendrá, y si tiene que ser será. El exito de los Lobos, fue un conjunto de más de 500 miniexitos: programa a programa.

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Una de las principales razones que me motivaron empezar este blog; fue el transmitir en primera persona, y con el fin de ayudar a otros,   mis experiencias contrastadas (“a mi me funcionan”) con las que conseguir aprovechar mejor mi tiempo.

Tiempo “libre” para destinar a mi mismo,  para hacer lo que realmente me apetece;  fuera del otro tiempo “el cautivo”,  aquel , que irremediablemente tengo que destinar para mis obligaciones.

Me pasé muchos años, leyendo sobre el tema, probando diferentes metodologías, fracasando en un continuo prueba-error; motivado , o por mi falta de consistencia o por no ser aplicables para mi; todo esto ,  hasta , dar con el “click”: mi traje a medida, compuesto por  una serie de hábitos, perfectamente interiorizados , que combinados con algunas aplicaciones informáticas ,  a mi me funcionan.

Y cuando digo funcionan, es que me han llevado a conseguir mi objetivo: ser más eficaz y más eficiente. O lo que es lo mismo,  ser más dueño de mi tiempo y poder emplearlo en lo que más me interesa. Hacer más con menos, de ahí el nombre del blog “MenoSmas” y aprovechar más mi tiempo en lo que realmente me motiva,  y valoro más, en mi vida : de ahí, la otra parte del nombre;  el “LifeSqueezers” (exprimidores de vida)

Hasta llegar a donde me encuentro;  tal como ya he dicho, pase por muchas pruebas. Esa búsqueda activa,  tuvo como principal motivación mi desesperación, mi angustia…el sentir que se me pasaban los días (la vida) sin emplearlos en aquellas cosas que más me gustaban, pero sobretodo mi perseverancia , tenia claro,  cual queria que fuese mi objetivo final , tener más tiempo para mi.

Otro aprendizaje al que llegué;  por algunas duras experiencias personales en la vida,  fue el entender  y saber apreciar más la calidad que la cantidad,  en las cosas que hago.

En el pasado queria hacer-experimentar TODO;  con lo que al final aparentemente, hacia mucho : “tocaba todos los palos pero mal” (“quién mucho abarca, poco aprieta”).

Y si a esto añades que,  encima me desesperaba; que el no llegar, me generaba más ansiedad; y que ésta, me sometia a mi mismo a  una  tremenda presión: un circulo vicioso / la tormenta perfecta. Llegando  incluso, a la sensación, de que  los fines de semana se me quedaban cortos; pero no por disfrutarlos, si no por todo lo que queria hacer, y que se me quedaba en el tintero. Con la horrible sensación de que no me cundían  y lo que es peor, en lugar de llegar descansado los lunes, llegaba más nervioso;  y volvía a empezar el proceso retroactivo que en una espiral sin fin , me iba llevando a un estado de tensión negativa,  congoja y desespero difíciles de explicar.

Llegué al fondo: con problemas de salud y una depresión en ciernes.

Pasé por un proceso, en propias carnes, tremendamente doloroso, pero que me sirvio para darme cuenta, de que no iba por buen camino, y que de seguir asi , iba destinado a un mal final.

Hoy puedo decir, que todo eso ha cambiado, pero tambien tengo que decir, que no puedo bajar la guardia, y la consistencia e interización de las rutinas es primordial. Hoy puedo decir, que mi vida es más rica y que tengo sensaciones de mayor control de mi dia a dia y vivo con mayor riqueza y paz de espiritú.

Las claves, para el cambio,  que a mi me funcionaron fueron:

MIS PRINCIPIOS

1.Escribir en una hoja en blanco , una pequeña tabla , una matriz. Poniendo en un lado las areas principales de mi vida contra las cosas que hacia mal y las que hacia bien, y sobretodo las que querria llegar a hacer.  Hice la aplicación de una metodología de marketing DAFO (Debilidades, Amenazas, Fuerzas y Oportunidades) (en inglés SWOT), a nivel personal. Y asi, de forma secuencial y gráfica, llegué a poner en un papel mi reflexión y desarrollo de cada una de las áreas principales de mi vida:

          • YO
          • MI PAREJA
          • MIS HIJAS
          • MI FAMILIA
          • MI TRABAJO
          • MIS AFICIONES

La finalidad de este ejercicio vital, es centrar tus ideas , lo que realmente quieres y lo que no . Fijar lo que es importante para ti, y lo que no te aporta, pero desde tu particular punto de vista, sin dejar que te afecten influencias externas.

2.Otro aprendizaje fundamental, fue entender con todo su mensaje que realmente MENOS ES MÁS . Que es más importante la CALIDAD de lo que haces, que la CANTIDAD. No tiene sentido, que te llenes con demasiadas cosas, porque al final, vas a hacerlas todas mal, es mucho mejor, que seas selectivo y que escojas aquellas que quieres hacer en determinados momentos de tu vida. Eso si, aquellas que selecciones, son las que te vas a dedicar (aquellos ratos que son para ti) en cuerpo y alma.

3.Fundamental, es entender, que aunque suene egoísta, que la primera prioridad eres tú mismo. Ese aparante egoismo, realmente no es asi: si tu no estas bien , cómo vas a conseguir que tu pareja, tus hijos, tu entorno, y tu trabajo vaya a estar bien.

4. Ser disciplinado , ser muy constante , interiorizar los habitos, y tener mi claras tus prioridades (pocas, pero las más valiosas) y no perder tu rumbo, ni distraerse hasta su consecución. No bajar la guardia.

5. “Carpe Diem”. Disfruta del momento, de lo que estás haciendo en ese preciso momento. Solo hay un dia importante en tu vida que es HOY, por el mañana y el ayer poco vas a poder hacer : NADA.

Lo que vaya a venir o haya pasado, no lo puedes manejar, en cambio el ahora, lo que justamente estás haciendo ahora mismo, si te centras en ello y buscas su lado positivo (todo lo tiene, a veces es solo cuestión de rascar) te va a saber mucho mejor…y va a fundamenta la frase de que aquello que haces justifica los medios que pongas en ello

MIS HERRAMIENTAS

Tu Calendario-Tu Agenda:

1.En el calendario antes de fijar cualquier otra prioridad, fíjate el tiempo para ti mismo; esas “citas contigo mismo” parafraseando a Berto Pena….si no te bloqueas tiempo para ti, cualquier otra cosa que no está en la primera categoría te lo acabará quitando…y cuando te quieras dar cuenta no tendrás….ahora bien no te pases, se trata de fijarte tiempo de calidad, piensa que menos es más, ese tiempo es exclusivamente para ti…y te debe quedar hueco para otras actividades

2. A continuación, fija tiempo para tu familia, es fundamental que sepan que estás ahí, que aunque siempre estás ahí, hay tiempos especiales para ellos.Para viajar, para hablar, para hacer actividades juntos, para estudiar con ellos, para comer…

3.Despues fija, tus prioridades laborales, aquí debes ser muy estricto porque tu trabajo es como una esponja que te va a absorber todo tu sudor y esfuerzo Si no sabes parar , decir no (bien argumentando) y poner ciertas barreras…te encontrarás trabajando 24/7…y los dos puntos anteriores (tu y tu familia), habrán desaparecido .. Prioridades laborales, vienen de priorizar, de ser muy selectivo y escoger aquellas tareas , ocupaciones que se ajustan a tu plan estratégico y a proporcionar más beneficio con menos esfuerzo. Prioridad laboral, no viene, de ponerla , por delante de todo.

Aplica el principio de Pareto: aplica la regla 20-80. El 20% de tu tiempo te va a proporcionar el 80% de tus logros, beneficios…así que hay que se selectivo en cómo emplearlo….es tiempo tremendamente valioso….y va muy en línea de otras metodologías de trabajo como la semana laboral de tres Dias o 20 horas.

Cura Digital vs Tiempo para ti

Estamos en la era digital, nos bombardan con información e inputs por todos los lados, nuestro cerebro está todo el tiempo activo, procesando todo aquello que nos llega. Nos ponemos a “googlear” y , sin darnos cuenta, los 5 minutos, se han convertido en 30 minutos , saltando de flor en flor: con la sensación final de que has perdido 25 valiosos minutos de tu tiempo (finito).

Deberiamos aplicarnos una cura digital. La tecnología es buena, pero hay que saber manejarla en tiempo y en forma .Si no eres estricto y selectivo con toda la información que te llega, verás que el tiempo te desaparece sin que te hayas dado cuenta

Cambia el tiempo digital por tiempo para cuidarte a ti.Tu salud mental y física, te lo van a agradecer. Haz ejercicio físico moderado, y cuida tu dieta…y ligado con la cura digital haz ejercicio mental.

Uno de los problemas de la saturación de información y de tener dispositivos a nuestra mano continuamente hace que -no nos obliguemos a recordar cosas básicas.

Os pongo un ejemplo intentaros acordar de teléfonos antiguos que aprendiste en el pasado y veréis que todavía están ahí en vuestra memoria, pensad en números que aunque uséis a diario, no habéis hecho por memorizar y veréis que no os acordáis. Aunque sean de personas muy importantes de vuestra vida actual…paradójico os acordáis de teléfonos de personas de vuestro pasado…

Nos pasa con todo, ahora ya no planificamos los viajes como hacíamos en el pasado, con papel…ahora nos dejamos llevar por el Tonto (como dice mi amigo Vicente al antiguo Tomtom-los navegadores…y dejamos que nos lleven las aplicaciones de nuestro móvil…que seguro que nos van a ahorrar tiempo en nuestro día a día…pero y en nuestro ocio…lo chulo que era revisar y planificar la ruta de vacaciones, y porque no compartirla en familia…

Cuidado con el mail. El mayor roba tiempo de la historia , si lo manejas mal….el que te hace parecer muy ocupado ¿que haces?, contesto mails…..perdona? Quién dijo , cuando te contrataron, que tu función era leer y contestar el mail. ¿ Es esa una ocupación?…tu empresa te contrato como respondemails….o como resolutor de lo que puede poner en los mails.Se te contrató para gestionar lo que viene en el mail: las acciones que salen de el, no la acción , en si misma de leerlo.

No todos los mails son igual de importantes, hay que saber utilizar herrmanientas que nos priorizan y trabajen nuestro mail “en la sombra” para que a la bandeja de entrada solo llegue lo que realmente tenemos que leer….

Y la palabra leer mails hay que retirarla, por gestionar mails, decidir cosas con ellos, si tengo que hacer una acción, si otro me informa y tengo que seguirlo en el futuro o si solo es informativo …con lo que tras leerlo (yo decidiré si si o si no) archivarlo para consultas posteriores o a la basura.

En mi blog, hay multitud de entradas destinadas a abrirte los ojos sobre algunos de los puntos anteriores, con métodos específicos, desarrollados de forma más exhaustiva. Pero, como siempre digo, son simplemente ideas, que a mi me funcionan, pero que cada uno tiene que adaptar a si misma y ver si son aplicables o no. Eso si la base de todo es que Tu debes ser el Dueño de tu Tiempo, no dejes que otros lo manejen por ti.

Dedicado a Celia y al equipo  a todo el equipo del programa Boom. Gracias por permitirme vivir una experiencia unica, y entender la cantidad de excelentes profesionales que hay detrás de la cámara, para que el otro excelente, el que sale delante (Juanra) pueda lucirse. Esta claro, que para poder conseguir un programa entretenido y divertido, se necesita mucho esfuerzo, perfectamente coordinado.Sois muy grandes. Gracias por enriquecer un poco más mi saca de experiencias vitales.

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Trello y WorkFlowy : dos herramientas para impulsar tu organización y productividad

Una de razones de mi blog era el poder impulsar nuestra productividad del dia a dia, organizarnos mejor, con lo que pudiesemos disponer más tiempo para las cosas que realmente nos importan, más alla de nuestra jornada laboral.

Hacia tiempo que no escribia sobre las aplicaciones que uso en mi dia a dia, como por ejemplo  ACTIVEINBOX, el cual me permite tener mi Inbox  con cero mails a diario.

Este mes de agosto, que el trabajo no me está apretando tanto, he incorporado dos aplicaciones a mi cartera de uso habitual. Estas nuevas aplicaciones creo que me van a convertirse en alguna de mis MUST de uso habitual.

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WorkFlowy, es una aplicación directamente orientada, de forma muy sencilla, a permitirte crear listas de tareas, deseos, o como almacén de cosas para no olvidarse de ellas.

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WorkFlowy es una aplicación que puede tiene extensiones para el escritorio de Windows, el movil o la tablet; y que funciona “en la nube” de manera que siempre la puedes tener sincronizada, independientemente de que hayas utilizado para actualizarla.

Vereis, si la probais, que su funcionamiento es tremendamente sencillo e intuitivo, sirve perfectamente para lo que se ha desarrollado.

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La otra aplicación de la cual me he enamorado se llama Trello. Esta no es tan simple como la anterior, pero creo que valdrá la pena invertir algo de tiempo en aprender su manejo.

Trello es un software de administración de proyectos con interfaz web, cliente para iOS y android para organizar proyectos.

Empleando el sistema kanban, para el registro de actividades con tarjetas virtuales organiza tareas, permite agregar listas, adjuntar archivos, etiquetar eventos, agregar comentarios y compartir tableros.

Trello es un tablero virtual en el que se pueden colgar ideas, tareas, imágenes o enlaces. Es una herramienta muy visual y que permite trabajar en equipo, con clara definición de tareas. Aqui teneis mi tablero de tareas para Casa.

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La versión gratuita proporciona funcionalidades aparentemente suficientes; aunque no descarto que en el futuro, si como promete se convierte en una herramienta fundamental de mi dia a dia, que adquiera la versión de pago con más funcionalidades.

Una de sus ventajas es la posibilidad de enviarte directamente “tarjetas” mediante el correo electrónico, fijar fechas de vencimiento, asignar tareas a otras personas del equipo, y en definitiva a tener una visión y control de forma muy rápida de cualquier proyecto.

Os adjunto a continuación el link para su guia de primeros pasos

Desde mi punto de vista, le podré sacar partido, no sólo desde el punto de vista profesional para organizar proyectos (abajo, hay una foto de mi tablero de tareas profesionales), si no para planificar temas personales, como por ejemplo la organización de eventos familiares o la redacción de mi blog, o un plan de entrenamiento. Os invito a que le deis un vistazo, estoy seguro que le encontrareis utilidad y me aportareis nuevas ideas a como usarla.

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Pd. Esta entrada ha sido redactada mientras escuchaba al compositor Islandes Ólafur Arnalds . Su pieza Dalur-Island Songs V es muy bella y te ayuda a interiorizar. Su canción “Say My Name”  interpretada conjuntamente con el autor Arnór Dan es una autentica preciosidad, que no puedo parar de escuchar. Aqui teneis el link de YouTube y anteriormente sobre los titulos de las canciones teneis los links a Spotify.

Mi gestor de tareas : ActiveInbox

Una de mis entradas antiguas, sobre una de mis aplicaciones de referencia:ActiveInbox.

MenoSmas para Life Squeezers

A pesar de que los expertos en Productividad Personal, no recomiendan el uso de gestores de correo electrónico como gestores de tareas , en mi caso y tras probar muchas de las aplicaciones recomendadas en el mercado , opté por utilizar una aplicación integrada en Gmail llamada ActiveInbox.

Las razones que me llevaron a esta decisión, están directamente relacionadas con algunas de las premisas recomendadas por los “gurus” de la P.Personal:
1.Por razones laborales recibo diariamente una enorme cantidad de mails, por lo que si o si, debo revisar a diario varias veces mi correo.
2.Me permite conseguir una de mis premisas diarias: “inbox cero a diario” (llevo mas de dos años cumpliéndola, y gran parte de conseguirla está directamente relacionada con esta aplicación .
3.Mi bandeja de entrada me sirve de bandeja “única” de gestión de todo lo que me llega. Cualquier cosa que…

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Inbox: la nueva apuesta de Google para gestionar tu mail

 

En las últimas semanas Google ha promovido, de forma muy activa, una nueva aplicación para gestionar, de una forma más interactiva, tu Gmail (sólo funciona con esta plataforma) .
Utilizando la IA (Inteligencia Artificial) de Google, el software clasifica y agrupa tus correos-mails, con la idea de que al visualizar tu bandeja de entrada te sea más sencillo.
En este articulo me permito agrupar algunas informaciones-entradas al respecto, con sus pro’s y contras.

Inbox clasifica tus mails en algunas categorias predefinidas: trips (viajes) , saved (entradas archivadas), purchases (compras) y finance (bancos-finanzas). En mi caso particular la de trips, la encuentro de gran utilidad, ya que me permite visualizar rapidamente, los viajes que tengo pendientes, y me recuerda las “facturaciones/check-in’s” a realizar.

Independientemente de las categorias anteriores, puedes crear otras más adecuadas para ti.

En mi opinión; tras usarla en las ultimas semanas; es que si bien, no la encuentro lo suficientemente práctica, para ser utilizada, exclusivamente, como mi plataforma de gestión de gmail diaria (sigo prefiriendo mi organización a través de ActiveInbox); si, que le encuentro utilidad, para los momentos que estoy de viaje o fuera de la oficina, con dificil acceso a mi ordenador.
La aplicación Inbox en dispositivos moviles es más intuitiva que la aplicación ActiveInbox preparada a tal efecto.
Utilizando Inbox, puedo gestionar de una forma activa, mi práctica habitual de “bandeja de entrada a cero”, siguiendo el proceso habitual de gestión del mail:

Inbox, te ayuda a gestionar tu bandeja de entrada “silenciando” mails (demorandolos), si son importantes a otros momentos del dia; o simplemente gestionarlos en ese momento, siguiendo los criterios anteriores.  Pero realmente, la función que veo más interesante es la posibilidad de fijar tareas a realizar (“reminders”) de una forma sencilla, evitando, que no te descuides nada, sobretodo cuando estás de viaje.

Si comparamos las funciones de Gmail vs. Inbox, tenemos que tener en cuenta:

Una extensión muy interesante para Chrome , es la de Save to Inbox , esta es sin duda la función más interesante, es como convertir tu bandeja de entrada de Gmail en una aplicación al estilo de Pocket y similares. Algo parecido a la sección de “Guardados” de Facebook. Con la nueva extensión para Google Chrome podrás enviar cualquier enlace de la web directo a Inbox, y todos tus enlaces se agruparán en un solo lugar.

Como os decia hay literatura al respecto, dando razones a favor o en contra; tengo claro que no va a sustituir la aplicación oficial de gmail, pero puede ser de utilidad en determinados entornos-momentos.

Aqui teneis una entrada directa a la Ayuda de Inbox con Gmail 

Resumiendo Inbox, es una aplicación util en determinados entornos, pero que no puede reemplazar a Gmail…no obstante, entiendo que Google apostará muy fuerte por la misma en el futuro, invirtiendo en su desarrollo, con el fin de convertirla en una aplicación indispensable para nuestra productividad.

 

Cómo ayudar a nuestros hijos a ser más eficientes aplicando GTD : mini-Life Squeezers esta aqui

Tengo tres hijas fantásticas, y no es mero amor de padre; con grandes virtudes, algun que otro defecto, pero con una característica que las diferencia de la mayoría de jovenes: su enorme grado de responsabilidad.
Lamentablemente cuando hablo con amigos y familiares, su queja más habitual es la mala actitud de sus hijos en los estudios que se plasma en deficientes resultados académicos. En mi caso,  es todo lo contrario, mis hijas estudian y estudian , sin tener que ir detrás de ellas y dedicándole mucho, pero que mucho tiempo,  a las tareas del colegio. A esto se une  un enorme grado de exigencia consigo mismas, y un gran inconformismo, que las lleva a no darse un respiro, y estar permanentemente conectadas a “sus obligaciones”.No se conforman con un mero aprobado, su objetivo es más ambicioso y buscan la excelencia y ser las mejores : son competititivas.

 

Probablemente muchos de vosotros, tras leer lo anterior, me diréis, pero de qué me quejo!….que no tengo motivos… Y os tengo que contestar que si, que tengo una queja muy grande , que va intrínseca a nuestra cultura latina y que se refiere a nuestra habitual falta de eficiencia.

Mis hijas son muy eficaces , sacan grandes notas, pero… a costa de una enorme inversión de tiempo y sacrificio = son poco eficientes. 

No es lo mismo ser eficaz que ser eficiente.


Y es aquí donde entra mi reflexión mi cuestionamiento al sistema docente actual. Alguien se ha parado a enseñarles a estudiar, a organizar su tiempo, a saber filtrar lo verdaderamente importante de lo superfluo (de la paja)… Los programas de estudios están más pensados en memorizar datos que en aplicar lógica y razonamiento, y creo que no se les enseña a nuestros pequeños, algo que les va a ser fundamental en su vida: el saber organizarse y priorizar.

Y por aquello de no cargar las culpas en los demas, y haciendo autocrítica, me he dado cuenta que en mi caso me pasa aquello de “en casa de herrero, cuchillo de palo”….y resulta que la solución está en mis manos (en nuestras manos) y me he propuesto el ayudar a mis hijas en que sean más eficientes, para convertirlas en “mini-Life Squeezers” y que puedan disponer de más tiempo para si mismas, eso si, sin descuidar sus obligaciones. Me he propuesto hacerlas más eficientes con el mismo grado de eficacia actual.

Como creo que mis aprendizajes y enseñanzas, os pueden ser de utilidad a muchos de vosotros, he decidido incorporar una nueva sección llamada Hazme Eficiente” en el blog específica al respecto: Cómo aplicar la metodología GTD al estudio (y la vida en general) para niños y jovenes. En la misma, iré incorporando articulos, aplicaciones y metodología práctica directamente encaminada a estudiantes.

Como veis estoy de cambios en el Blog (ya sabeis renovarse, o morir) y ademas de lo anterior, con el fin de facilitar el acceso a aquellas aplicaciones de productividad de las que voy hablando, he creado una nueva sección donde las iré clasificando. La misma se llamará ProductividApp

Espero que estos cambios os gusten….os sirvan de ayuda para nuestro objetivo de ser un verdadero “Life Squeezer” y ayudar a nuestros retoñ@s en su objetivo de ser unos “mini-Life Squeezers” desde bien pequeñitos.