Trello y WorkFlowy : dos herramientas para impulsar tu organización y productividad

Una de razones de mi blog era el poder impulsar nuestra productividad del dia a dia, organizarnos mejor, con lo que pudiesemos disponer más tiempo para las cosas que realmente nos importan, más alla de nuestra jornada laboral.

Hacia tiempo que no escribia sobre las aplicaciones que uso en mi dia a dia, como por ejemplo  ACTIVEINBOX, el cual me permite tener mi Inbox  con cero mails a diario.

Este mes de agosto, que el trabajo no me está apretando tanto, he incorporado dos aplicaciones a mi cartera de uso habitual. Estas nuevas aplicaciones creo que me van a convertirse en alguna de mis MUST de uso habitual.

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WorkFlowy, es una aplicación directamente orientada, de forma muy sencilla, a permitirte crear listas de tareas, deseos, o como almacén de cosas para no olvidarse de ellas.

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WorkFlowy es una aplicación que puede tiene extensiones para el escritorio de Windows, el movil o la tablet; y que funciona “en la nube” de manera que siempre la puedes tener sincronizada, independientemente de que hayas utilizado para actualizarla.

Vereis, si la probais, que su funcionamiento es tremendamente sencillo e intuitivo, sirve perfectamente para lo que se ha desarrollado.

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La otra aplicación de la cual me he enamorado se llama Trello. Esta no es tan simple como la anterior, pero creo que valdrá la pena invertir algo de tiempo en aprender su manejo.

Trello es un software de administración de proyectos con interfaz web, cliente para iOS y android para organizar proyectos.

Empleando el sistema kanban, para el registro de actividades con tarjetas virtuales organiza tareas, permite agregar listas, adjuntar archivos, etiquetar eventos, agregar comentarios y compartir tableros.

Trello es un tablero virtual en el que se pueden colgar ideas, tareas, imágenes o enlaces. Es una herramienta muy visual y que permite trabajar en equipo, con clara definición de tareas. Aqui teneis mi tablero de tareas para Casa.

Home

La versión gratuita proporciona funcionalidades aparentemente suficientes; aunque no descarto que en el futuro, si como promete se convierte en una herramienta fundamental de mi dia a dia, que adquiera la versión de pago con más funcionalidades.

Una de sus ventajas es la posibilidad de enviarte directamente “tarjetas” mediante el correo electrónico, fijar fechas de vencimiento, asignar tareas a otras personas del equipo, y en definitiva a tener una visión y control de forma muy rápida de cualquier proyecto.

Os adjunto a continuación el link para su guia de primeros pasos

Desde mi punto de vista, le podré sacar partido, no sólo desde el punto de vista profesional para organizar proyectos (abajo, hay una foto de mi tablero de tareas profesionales), si no para planificar temas personales, como por ejemplo la organización de eventos familiares o la redacción de mi blog, o un plan de entrenamiento. Os invito a que le deis un vistazo, estoy seguro que le encontrareis utilidad y me aportareis nuevas ideas a como usarla.

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Pd. Esta entrada ha sido redactada mientras escuchaba al compositor Islandes Ólafur Arnalds . Su pieza Dalur-Island Songs V es muy bella y te ayuda a interiorizar. Su canción “Say My Name”  interpretada conjuntamente con el autor Arnór Dan es una autentica preciosidad, que no puedo parar de escuchar. Aqui teneis el link de YouTube y anteriormente sobre los titulos de las canciones teneis los links a Spotify.

INBOX ZERO Y OTRAS APLICACIONES PARA HACER TU VIDA MÁS FÁCIL

Como os comentado en entradas anteriores, mi gestor de tareas y de mail, que me permite conseguir mi objetivo de “Inbox cero” en Gmail, se llama ActiveInbox (AI). La misma funciona a la perfección, en base a la filosofía de trabajo GTD, en el ordenador;  y desde que la utilizo, tengo que confesar que he mejorado sustancialmente mi productividad y control de email.

Su problema, es que todavía no disponen de una aplicación de caracteristicas similares para teléfonos moviles o tablets. En estos momentos están trabajando en una aplicación Beta, la cual está en proceso de prueba.
Mientras la misma no funciona, los desarrolladores de AI recomiendan una aplicación denominada “IQ Tell“. El concepto es similar, es decir el que a la vez que lees tu mail, puedas definir qué hacer con cada uno de los mismo,y clasificarlos como Tareas . Su video de introducción es tremendamente clarificador de como funciona. Una de sus ventajas es que funciona tambien en el ordenador como una aplicación y a su vez está integrada con Evernote.

Tengo la intención de irla probando, ya os iré contando.

Hablando de Evernote (EN), y a raíz de la entrada de la pasada semana, recibí alguna solicitud de alguna guia para su uso. Os adjunto algunos enlaces a las mismas, simplemente debeis pulsar sobre la palabra en cuestión para que os lleve a la entrada:

Si EN os parece complicado, Google hace muy poco tiempo que ha sacado su aplicación de notas, perfectamente integrada con todas sus aplicaciones. La misma se denomina “Google Keep” y la idea es disponer de una herramienta donde puedas anotar rápidamente cualquier idea que te venga a la cabeza. La aplicación permite incluir notas de voz, fotos, etc…Las mismas se pueden compartir y su visualización en forma de mosaico-mind map, es  muy atractiva.
Os animo a explorarlas, seguro que las vais a encontrar muy interesantes y con gran utilidad para conseguir mejorar vuestra productividad. Son aplicaciones que nos permiten el conseguir “descargar” de nuestra cabeza, ideas que nos rondan, mejorar nuestra gestión del dia a dia, al conseguir, por ejemplo una mejor gestión del mail y el objetivo, tan deseado, de tener un Inbox cero.
Y tu Life Squeezer, porqué no te animas a utilizarlas, y me cuentas tus experiencias. Os animo  que para cualquier comentario o pregunta que querais hacerme utiliceis el apartado de “Comentarios” al final de la entrada del Blog.
 
 
 
 

Como evitar errores al escribir mails

Hace algún tiempo , cometí el error de copiar a un cliente , sin darme cuenta, de un comentario de contenido interno que hacia a otro compañero..El cliente me llamo para decirme ,de “buen rollo”, que sería deseable que no hiciésemos comentarios sobre su estilo de negociación con los proveedores o cuando menos que no se lo hiciésemos  saber…
La verdad es que fue elegante ; y la sangre no llevo al río, entre otras cosas porque mi comentario no era ni mucho menos descalificante, pero la experiencia me hizo ser más cuidadoso y desde entonces , más riguroso, con el proceso de redacción y envío de mails

¿Sois conscientes que los mails, son como la energia “que ni se crea, ni se destruye” y que siempre quedan registrados.Y algo que has escrito, aunque tu lo hayas borrado y olvidadode tu gestor de mails, puede quedar grabado en el ordenador de a quien se lo diriges “saecula saeculorum “, con las connotaciones que eso pueda tener en tu vida profesional y/o personal.

Y que decir tiene, del “estilo de redacción”. Mi buen compañero y amigo valenciano Vicente era un experto en el “lanzamiento de mails bomba”. Vicente no los enviaba, textualmente los lanzaba y cuando leias el mail te transmitia todo su espiritú fallero y era como asistir a una verdadera “mascletá”. Uno de los problemas que tiene el mail, a diferencia de la comunicación oral, es que el escrito no puede transmitir claramente la entonación, la ironia, la seriedad o la comicidad del que lo escribe y eso puede llevar al receptor a malinterpretar el contenido del mismo.

Si repartiesemos premios, como los “goyas” o los “oscar” a los redactores de mails por su estilo, tendriamos que premiar a:
  • 1. Los que te ignoran. Es una forma “encubierta” (o no!) de decirte “paso de ti”.
  • 2. Los negadores. “Pues yo no lo he recibido”.O sea que tu correo electrónico “pierde los mails”….si claro será eso o que has puesto un filtro que envia mis mails directamente a la papelera, sin pasar por el inbox.
  • 3. Los impacientes. “Hace un minuto que te han enviado el mail, y ya te están pidiendo respuesta…
  • 4. Los que se “enrollan”: Bla, bla, bla…(palabrería) y no van al grano.
  • 5. Los notorios: Copia a “Para todos-All users”)
  • 6. Los “dejados”. Los que hacen faltas al escribir o utilizan lenguaje confuso que lleva a equivocaciones,
  • 7. Los groseros; dedicado a los que tienen falta de tacto  y que utilizan un tono incorrecto o hasta grosero
  • 8. Los eternamente agradecidos: “Dar las gracias, no es educado / “recibido“
  • 9. Los breves. Aquellos que olvidan las separaciones, puntos, comas, etc..:”estatodoescritojunto“
  • 10. Los bibliotecarios. Dedicado a los que sobrecargadores: y que te adjunta archivos adjuntos inútiles
  • 11. Los soberbios. Dedicado a los que te adjuntan firmas inútiles que ocupan casi toda el contenido del mail.
  • 12. Los “chateros”. Dedicado a los que usan el gestor de mail como si fuese un “whatsup. Es mejor llamar!
  • 13. Los “simpáticos”. Dedicado a los que abusan de los smarticonos. En los emails personales, vale; pero en los profesionales, demuestran poca seriedad.
  • 14.Los eternamente enfadados .Dedicados a los que redactan utilizando solo letras en mayúscula: “dan sensación de que estan muy cabreados”.
A continuación os doy algunas pautas a tener en cuenta , que os pueden ayudar a la hora de redactar emails, conseguir mensajes mas claros y evitar esos malentendidos.

1,.El asunto es el titular del mail: un resumen. Cuidadlo y no lo dejeis vacio o no pongais algo en el mismo que no se corresponde. Es mejor redactarlo al final, justo antes de enviar el mail, para facilitar el resumen del mismo.
2.-Vaciar el inbox = bandeja de entrada “cero”. El inbox no es un basurero, si no lo gestionas correctamente, pierdes foco , y relees y vuelves a releer los mismos mails. Utilizar herramientas como ActiveInbox.
3.-Los mails tienen que ser gestionados “lo antes posible”. Son “como los yogures” , tienen fecha de “consumo preferente”, si no se leen, pierden parte de su sentido.
4.-¿Realmente tienes que enviar ese mail?. Pensad que son como boomerangs y siempre acaban volviendo , transformándose en más trabajo (para ti).



Consejos para una buena digestión del mail .Qué aproveche!

  • Simplifica y unifica tus direcciones = todo en una única bandeja de entrada
  • “Todos los mensajes importantes, acaban volviendo”.
  • Elimina notificaciones molestas.
  • Usa filtros / carpetas de archivado inteligentes
  •  Fija hora para revisarlos:
    • – Si tienes pocos (sobre 40 /dia ) : 2 v/dia (mañana y tarde)
    • – Si tienes muchos (eres un “pringao”) : 4 v/dia
  • Vacía por completo tu inbox-bandeja de entrada cada vez que la abras.
  • Técnica del escáner humano; revisalos por encima, para centrarte en los mas importantes (los titulos son fundamentales).
  •  Regla de los dos minutos : si necesitas menos de dos minutos, hazlo ya.
¿Y tu que tal gestionas tu mail?