Mi gestor de tareas : ActiveInbox

A pesar de que los expertos en Productividad Personal, no recomiendan el uso de gestores de correo electrónico como gestores de tareas , en mi caso y tras probar muchas de las aplicaciones recomendadas en el mercado , opté por utilizar una aplicación integrada en Gmail llamada ActiveInbox.

Las razones que me llevaron a esta decisión, están directamente relacionadas con algunas de las premisas recomendadas por los “gurus” de la P.Personal:
1.Por razones laborales recibo diariamente una enorme cantidad de mails, por lo que si o si, debo revisar a diario varias veces mi correo.
2.Me permite conseguir una de mis premisas diarias: “inbox cero a diario” (llevo mas de dos años cumpliéndola, y gran parte de conseguirla está directamente relacionada con esta aplicación .
3.Mi bandeja de entrada me sirve de bandeja “única” de gestión de todo lo que me llega. Cualquier cosa que me interesa me la reenvío allí, ya sean links de navegación, notas, recordatorios, etc
La aplicación ActiveInbox ha sido programada directamente siguiendo las premisas de GTD, por lo que directamente te permite gestionar tu flujo de entradas sobre el mail y decidir su reclasificación al momento.
Recordad estas premisas y procedimiento:
1.-Revisar el inbox por completo y sin hacer otra tarea en ese momento (mono tarea)… En mi caso, con más razón porque soy hombre y “solo puedo hacer una tarea a la vez, y medio bien 😉
2.-El criterio es si el mail lo puedo gestionar en menos de dos minutos, lo hago inmediatamente.
 
3.-Si me lleva más de dos minutos y es algo que tengo que hacer yo lo clasifico como “Action” y le pongo una fecha de vencimiento (esta es una de las enormes ventajas de esta aplicación).
4.-Si es algo que no lo tengo que hacer yo, es una tarea delegada, le fijo una etiqueta de “Waiting for“, con fecha de control.
5.-Si es algo para archivar, lo etiqueto con la etiqueta de la carpeta de Gmail que le corresponda (cliente, proyecto,..) para usarlo como archivo de referencia de futuro.Tengo un poco “Síndrome de Diógenes” y me cuesta borrar, pero la verdad es que mi empresa dispongo de una cuenta Google con mucho espacio.
6.-Por supuesto borro y mucho, todo lo que no me interesa, no es importante o no me va a servir en el futuro.
Es importante revisar el correo entrante hasta dejar el inbox completamente vacío. Así hasta la siguiente revisión de la bandeja de entrada del Gmail.
Al finalizar la jornada, lo ultimo que hago es revisar sobre la fecha del día “hoy-today“, para ver si alguna tarea la tengo que cambiar de fecha o la pongo para el día siguiente, esa tarea la etiqueto con la etiqueta “Next Action” que se corresponde a las tareas que tengo que hacer si o si el día siguiente.Las tareas “Waiting for“, las reclamo mediante un mail o les cambio la fecha de vencimiento.
De esta forma, antes de cerrar mi jornada laboral, tengo perfectamente claro que es lo que tengo ir hacer al día siguiente y puedo “desconectarme” del trabajo y empezar mi tiempo libre.
ActiveInbox tiene versión gratuita de prueba, para que podáis probarla sin invertir en la cuenta de pago, que es la que dispongo y que te da muchas mas funcionalidades; pero para probar un tiempo es mas que suficiente.
Como siempre digo, cada “maestrillo tiene su librillo”, a mi esto me funciona , pero cualquier método que apliquéis, si os permite los objetivos que indico: control única de entradas, evitar que se os escapen cosas, e “inbox cero” y “paz interior=diferenciar claramente tiempo laboral de tiempo personal”; es un método valido.
Recordad que “Lo importante es Hacer, no lo que voy a tener que Hacer

Vacaciones productivas

Las vacaciones deben de ser el tiempo que puedes-debes dedicarte a ti y a tu familia.

Es aquella época del año donde puedes revisar aquellas tareas que has dejado en tu carpeta GTDSomeday” o porqué no, creando una carpeta especifica llamada “Vacaciones “, la cual puedes ir rellenando durante el resto del año.
En mi caso, debido a que soy tremendamente inquieto, me temo que voy a tener que crear una carpeta llamada “Jubilación” 😉.
Parafraseando a Berto Pena de Thinkwasabi en una de sus reflexiones que mas me gustan :” Tu puedes hacer cualquier cosa, pero no puedes hacer todas las cosas”; yo añadiría, al menos “todas a la vez”.
El contenido de la carpeta “Vacaciones” debería se sólo para aquellas tareas de ocio…nada relacionado con el trabajo.
Este blog “menosSmas“, no deja de ser un ejemplo, de una tarea-iniciativa que deseaba realizar desde hace mucho tiempo, y que por mi elevada carga de trabajo profesional, no encontraba nunca el momento  que se merecía , sin mayores preocupaciones ,ni que me generase un alto grado de estrés.
Ahora , una vez arrancado este blog, habiendo hecho lo más difícil, seguro que podré dedicarle tiempo fuera de vacaciones.Al menos ese será uno de mis objetivos personales, tras el periodo vacacional.
Os deseo unas “productivas vacaciones”, haciendo todo aquello que no hayáis podido realizar durante el resto del año.

¿Puede una reunión de trabajo ser interesante y provechosa?

Puede una reunión de trabajo ser interesante y provechosa?

Las reuniones de trabajo, pueden convertirse en una enorme pérdida de tiempo y dinero para las compañias, si no se preparan previamente y se fijan con unos hitos claros.

 

Estos encuentros tienen una importancia vital para las compañías. De las decisiones que allí se toman depende su presente y futuro. Por eso es crucial evitar que se conviertan en el peor momento del día.Personas distraídas con su teléfono móvil, revisando algún documento, mirando a las musarañas… Así son muchas reuniones de trabajo. “Son las 11.55h. En cinco minutos comienza la reunión y no he preparado nada que exponer. ¿Dónde estará ese maldito presupuesto? En realidad preferiría quedarme en mi despacho trabajando, ahora que al fin me había concentrado. Ya sé, diré que tengo una llamada importante con un cliente. Para la semana que viene lo prepararé con más antelación”. Este monólogo interior es ficticio, pero seguro que algún que otro lector se siente identificado. 

Procesar en GTD un ejemplo práctico

Procesar en GTD un ejemplo práctico

Del Blog OPTIMA INFINITO de José Miguel Bolivar

Procesar o aclarar es, probablemente, el principal obstáculo que hay que superar al intentar aplicar GTD con éxito. Hablamos de la esencia misma del trabajo del conocimiento: transformar las cosas para poder trabajar en ellas o, lo que es igual, trabajar en definir el trabajo. En el caso de las personas que ya tienen el hábito de clasificar, el reto es aún mayor, ya que, antes de poder aprender a procesar o aclarar, tendrán que “desaprender” a clasificar.Como hemos visto en posts anteriores, procesar o aclarar consiste básicamente en hacerte preguntas, gracias a las cuales podrás identificar con claridad tus compromisos, así como la forma de gestionarlos de forma eficaz y eficiente. Al ir respondiéndolas, GTD te dice qué es lo que hay que hacer, pero no te dice cómo, ni cuándo, ni dónde ni con quién hay que hacerlo. Del mismo modo, GTD te ayuda a pensar y a decidir mejor pero, al menos por ahora, pensar y decidir es algo que tendrás que seguir haciendo tú.

10 claves para compenetrarte mejor con otro

10 claves para compenetrarte mejor con otro

Una excelente aportación de Berto Pena de Thinkwasabi

Tus hábitos son tan importantes que definen cómo haces las cosas y lo que consigues. Pero es que además condicionan la manera en la que te compenetras con otras personas con las que colaboras a diario. Tu productividad llega a un punto en el que empieza a depender de otros (compañeros, clientes, jefe…). ¿Lo haces bien?Cada persona que se dedica a hablar de estos temas tiene una forma de encarar la colaboración o el trabajo en equipo. Mi fórmula está basada en mucho sentido común y sobre todo en ciertos detalles (para mí imprescindibles) para engrasar esa colaboración. Porque es algo que tiene que cuidarse y mejorarse. Y además cada día. De lo contrario, en lugar de trabajar codo con codo, terminaremos trabajando a codazos.Aunque algunas de estas ideas dependen solo de ti, en otras tendrás que buscar la colaboración y (un poco de) compromiso de la otra persona. No es tan complicado, seguro que os pondréis de acuerdo pues al final saldréis ganando todos…