TRABAJAR EN LA NUBE… NO ES LO MISMO QUE ESTAR EN LAS NUBES!

Esta semana mi entrada del blog trata sobre mi rutina de trabajo diaria,  y cómo utilizo, en la misma algunas aplicaciones y/o software que se ha vuelto imprescindible en mi día a día.
Observareis  que la mayoría del mismo, me permite trabajar en la “nube“, de forma que desde cualquier dispositivo dispongo de idéntica información. Además,  con la ventaja añadida del grado de seguridad que esto me brinda , al no perder mis datos, caso de “extravío” de mi ordenador o alguno de mis dispositivos (móvil o tableta).

Tal como os explicaba en la entrada del blog de hace dos semanas, mi rutina diaria comienza revisando mi libreta de notas, donde en el cierre del día anterior he dejado apuntados los principales objetivos-hitos para mi día siguiente (Tareas / Reuniones / Llamadas o Ideas).

A partir de ahí, empiezo a trabajar con mi gestor de correo, en mi caso Gmail, yendo directamente a “filtrar por la etiqueta que los define” con mi herramienta ActiveInbox, aquellos correos-temas a revisar ese día  (“Today“)  y que están directamente relacionados con la tarea principal a realizar ese día. Normalmente, en mi caso, suele ser un proyecto (“conjunto de tareas”).
En la foto, podéis ver la situación, prácticamente, al final de mi jornada laboral, donde todavía me quedan algunas “Next Action” y “Waiting For” a gestionar.

Una de las extensiones que he instalado a mi Gmail, para controlar la entrada indiscriminada de nuevos mails, y evitar que me pudiesen distraer mientras estoy trabajando EXCLUSIVAMENTE, en ese proyecto (ya sabeis ENFOQUE MONOTAREA), es una denominada Inbox Pause. Con la misma, puedo tener mi Gmail abierto utilizando mi ActiveInbox, sin preocuparme de nuevas entradas de mails en mi bandeja.
Además, esta extensión,  la puedes configurar, para que avise a la persona que te envíe un mail, de que en ese momento no estas revisando tu bandeja de entrada, y que caso de ser muy necesario (vamos “si se cae el mundo”) que te avise a un numero de teléfono que indiques.

Habitualmente desde mi minimalista pantalla principal de mi escritorio (poquísimos iconos para evitar distracciones….recordad que le llamamos escritorio porque es como nuestra mesa de trabajo;  y a menos cosas tengamos en nuestra mesa, más concentrados estaremos en la tarea (a continuación tenéis una foto de mis dos escritorios, el físico y el de mi ordenador…juzgar vosotros mismos).

Como decía, desde mi escritorio del laptop, activo uno de los accesos directos (dentro de mi carpeta de Accesos Directos) y que me lleva directamente a la carpeta del proyecto, donde está la información a ejecutar, revisar, etc..

Todos mis proyectos activos, estan ubicados en una carpeta denominada Live Projects. Esa carpeta está ubicada en la aplicación Google Drive (“en la nube”). En mi caso, a su vez, la tengo copiada en el disco duro de mi ordenador (y continuamente sincronizada) . Para poder disponer de una carpeta de archivos sincronizada en tu disco duro, necesitas instalarte la aplicación Google Drive Desktop.
Esta aplicación es ideal, ya que te permite trabajar sobre tu disco duro, rápidamente, sin tener que preocuparte de realizar copias de seguridad;  ya que automáticamente y en continuo, el programa realiza una sincronización de las mismas.
Además puedes seleccionar las carpetas, de las que quieres copia en tu ordenador.
Yo particularmente,  dispongo de copia de seguridad de todo mi archivo histórico (muchas gigas…)  en la “nube”, sin que me ocupe espacio innecesario en mi laptop, y pudiendo acceder rápidamente a la misma;  por supuesto, en este caso,  si que necesito conexión de datos.

En paralelo  a esto , cualquier tema, lo esbozo en una hoja de papel utilizando un mapa mental “Mind Map”. 

El mismo me sirve para clarificar la información de un proyecto, ordenar mis ideas, o simplemente preparar un guión de los principales temas a tratar en una reunión o en una llamada telefónica. Sobre el mismo, luego relleno con otro color (verde o rojo…un bolígrafo de cuatro colores es ideal) las notas de la reunión o de la conferencia.

Al finalizar la jornada laboral, cuando hago mi resumen diario. Todas las notas de papel que he tomado, las fotografío con mi teléfono móvil y las envio con la aplicación EVERNOTE/”EN”



Con la aplicación de escritorio de EN posteriormente las ordeno, aunque también puedes utilizar la aplicación web. Ubicándolas rápidamente en su libreta correspondiente (normalmente sólo uso dos: work o personal) y les aplico alguna etiqueta para poder buscarlas más rápidamente.
Tampoco me esmero mucho, porque una de las grandes ventajas de EN es su muy eficaz motor de búsqueda , el cual funciona muy bien con cualquier palabra.
Una de las cosas que si que hago, en esa clasificación, es ponerle un nombre a las notas, el cual siempre empieza con la fecha del día utilizando, primero el año, luego el mes y finalmente el día; de esta forma quedan ordenadas.; luego le pongo el nombre del tema y alguna clarificación sobre el contenido de la misma.
La ventaja de este forma de hacer, va directamente vinculada, a mis objetivos de “cero papeles“, y disponer toda la información centralizada en la nube.

Aplicando esta rutina,  he conseguido tener toda mi información centralizada utilizando sólo tres aplicaciones: Gmail + ActiveInbox, Google Drive y EverNote.

 

A mi me ha ayudado tremendamente a organizarme, a focalizarme en HACER y con la seguridad que me brinda el poder disponer de mi información desde cualquier ordenador o dispositivo.
Espero que lo aquí compartido os sea de utilidad;  y no os pase, como a los protagonistas de las viñetas que vienen a continuación.

 

No se porque me cuesta tanto ponerme a ordenar, si luego me encanta el resultado

No se porque me cuesta tanto ponerme a ordenar, si luego estoy encantado con el resultado.

Hoy, tras mucho tiempo aplazandolo “para mañana” ,  por fin me he puesto a  ordenar dos cajas y un par de cajones donde tenia mi arsenal de  “cables, gadgets y otras enjundias” fruto de mi pseudosindrome de Diógenes, de guardar y acumular “por si acaso”…

Si, si, habeis leido  bien…cables, gadgets y otras miserias fuera de uso. La clara muestra de que estamos inmersos en una sociedad  que nos lleva al consumo y a meternos por los ojos las modas imperantes en cada momento, y eso; si hablamos de tecnología es tremendamente peligroso.

Sin ir más lejos, en la mescolanza de artilugios varios  he encontrado 4 modelos de cargadores para coche que ahora no sirven absolutamente para nada, son de la epoca en que cada fabricante usaba su clavija particular; asi como unos cuantos cables que en su momento debieron servir para algo, pero es que ahora,  ni para utilizarlos como tendedero.
Lo que hace un año era el “no va mas” , en breve queda semiobsoleto. Muestra de ello son los fabricantes de telefonía,  que antes de haber puesto un producto en el mercado, ya están mentando el siguiente lanzamiento en ciernes. 
Esta claro que algún momento debes decir “basta!” ; donde te tienes que parar, ser pragmático y decirte a ti mismo : “ya estoy servido, cumple con mis necesidades, y no necesito mas”.
Al fin y al cabo, lo que verdaderamente importa, como siempre digo,  es HACER;  y no por el hecho de estar a la ultima en tecnología,  eso conlleva implicito que seas el no-va-más de la gestión personal en la ejecución de tus tareas (un “Task Killer”).
Hay que HACER, pero no vale de cualquier forma, hay que ser, como  un ejecutor de tareas de tipo E2 (eficaz y eficiente).

Bueno a lo que iba, esta mañana me he levantado inspirado y motivado y he convertido las dos cajas y los dos cajones de cables y otros cacharros inservibles, en algo ordenado y clasificado en bolsitas,  y que en caso de necesidad sabré encontrar. Os adjunto algunos fotos del “drama” del antes y el después .
Vamos no he aplicado esas técnicas japonesas (las famosas 5S)  tan en boga en los modelos de manufacturación LEAN , pero casi.

 

Sinceramente,  no entiendo porque he tardado tanto tiempo en decidirme a ponerme con esta tarea: puñetera procrastinación!!!….porque al final el grado de satisfacción vale la pena:

  • tengo las cosas ordenadas en su sitio
  • si necesito algo se donde encontrarlo
  • tengo mas espacio
  • y además! me he vuelto a encontrar con algunas cosas olvidadas y de las que seguro daré buen uso.

Os recomiendo que os hagáis un planteamiento de este tipo, sobretodo ahora, tras la vuelta de vacaciones.
Ya sabeis, llega el segundo gran  hito anual (el primero es uno de enero),   lleno de buenos principios y deseos de iniciar nuevos hábitos….y para muestra sólo tenéis que ver la cantidad de anuncios de TV con lanzamientos de nuevas colecciones absurdas de fascículos con las que nos “deleitan” las editoriales. La de miniteteras de porcelana y la de bichos, no tienen desperdicio…pero ya se sabe “hay gente para todo!!”.

 

Lo dicho, hacedme caso, sacaros de encima la depresión post-vacacional, dejad ahora mismo de procrastinar y poneos a ordenar algo que hace tiempo que sabeis que deberiais hacer. Ya vereis que el resultado vale la pena.

Ordenar es un placer, además puede servirte, quien sabe para recuperar algo olvidado, y que seguro te hará mucha ilusión. Por otro lado al hacerlo te puedes cuestionar a ti mismo porque hice esto o compre aquello.

Por mi parte, me he hecho el firme propósito de “madurar” mucho mas, la compra en el  futuro, de cualquier nuevo “gadget” tecnológico. Eso de comprar por impulso se ha acabado, y me he planteado como estrategia el dejar pasar un mes antes de décidir una compra. Con eso espero saber valorar si realmente es lo que necesito y que rendimiento le voy a poder sacar, o si sólo es un impulso consumista fruto de la moda del momento.

 

 

Como uso bloc de notas tipo Moleskine como mi libro de bitácora diario

A pesar de que soy un apasionado de los gadgets y sus aplicaciones, y que he probado muchas de ellas para la gestión de mis tareas del día a día (“mi libro de bitacora“), al final he optado por una solución de las de “toda la vida”, que no es otra como la de escribirlas en un papel.

En mi caso utilizo, por comodidad, un cuaderno tipo Moleskine, concretamente el de tamaño mas pequeño “pocket” con las páginas en blanco.
La forma como lo utilizo, y que podéis ver en las fotos anexas, es aprovechando dos de sus páginas para cada día.

 

Esas páginas las divido, a su vez, en dos partes. En mi caso en la página de la derecha en su parte superior, pongo mis Tareas principales-indispensables del día, y en la inferior , las Reuniones que tengo, la hora de comienzo y el tiempo que pueden requerir.

 

En la página de la izquierda, en su parte superior, es donde apunto las Ideas…que vendría a ser el “stuff”-cosas del método GTD y que me van viniendo a la cabeza o surgen y que apunto allí rápidamente, para no perderlas, y no interrumpir la tarea que esté haciendo en ese momento.
En esa misma página en la parte inferior apunto las Llamadas del día.
Las ventajas que encuentro a esta forma de trabajar son:
Al escribir, el día anterior, en el momento de mi “cierre” de jornada laboral y planificación de lo que tengo que hacer el día siguiente, me permite realizar una revisión muy gráfica de lo que he realizado ese día. Esto se debe a que una vez , la acción ha sido finalizada,  la tacho con un rotulador de color rojo; os aseguro que tiene un efecto motivador muy interesante, de tarea cerrada=ejecutada. Asimismo, de esa forma , identifico  rápidamente,  aquello que se me ha quedado sin poder hacer.
En ese momento de revisión y planificación del dia siguiente , es cuando traslado, si es el caso, aquellas tareas que no he podido hacer.
Con respecto a las ideas-notas , es el momento que me las envío “a mi mismo” en mi Gmail usando la aplicación “Send this link with Gmail“; para luego clasificarlas en mi gestor de tareas (ActiveInbox), según sean  Accionables (tareas que tengo que hacer: Next Action, si son para el día siguiente); Action, si son para mas adelante, pero fijándoles ya una fecha.
A su vez identifico aquellas  posibles ideas  “Someday” , las etiqueto de esa forma; y aquellas acciones que dependen de otros usando el “Waiting for“-A la espera , con fecha de vencimiento-revisión correspondiente .
En ese momento algo el  repaso final del día, en mi gestor de tareas , las que he realizado o las que tengo que hacer al día siguiente;así como fijo las citas, reuniones o llamadas para mañana , revisando mi calendario.

Lo que mas me gusta de este momento, es que me sirve de “revisión del día “, y sobretodo, si,ese día he conseguido “tachar” todas las tareas-citas-llamadas de, día, me voy a casa con la “conciencia mas tranquila” y la mente despejada,  por la sensación de que el día ha sido realmente productivo, y es en ese momento, cuando puedo desconectar hasta el día siguiente.

Lo más importante es intentar hacer las cosas lo más simplificadas posibles.

 

A mi me funciona, os animo a probarlo, o a escuchar vuestras valiosas sugerencias, siempre estoy abierto a aprender, y seguro que hay algo que se puede mejorar.

Lo mas importante es tener un método que nos sirva, no para meramente planificar, sino para realmente ejecutar.

 

 

EL DIAGRAMA DE FLUJO DE GTD

La base de mi metodo de organización es la metodologia GTD (“Getting Things Done”) de David Allen. En la entrada de hoy, pese a que muchos de vosotros, casi con total seguridad ya la conoceis, haré un repaso al diagrama de flujo de esta metodología y su aplicación.
Creo importante realizar esta revisión, ya que este diagrama es el fundamento de cualquier procedimiento, gadget o aplicación personal que querais aplicar y si no habeis interiorizado esta forma de proceder, será muy dificil que vuestro método funcione.

Del diagrama de flujo, hay multitud de versiones en el mercado, el que adjunto es uno básico, pero creo que cumple con creces su función primordial.

Aspectos primordiales en el mismo son:

  • Lo primero es ser metódico, consistente e interiorizar el procedimiento como una de nuestras rutinas ;es decir, que nos genere “impronta”; y evitar el “procrastinar” : aquello que nos han dicho toda la vida  nuestras abuelas de “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy….” pero en versión moderna.
    • Estas ultimas semanas, tengo mi particular guerra personal contra la procrastinación.
  • Bandeja de entrada UNICA Stuff =”Cosas”
    • Todas nuestras entradas son “cosas” (cualquier tipo de papel el cual puedo pasar a formato digital con alguna aplicación de escaneado, acción, tarea, información, ….).
    • Lo importante es que cualquier “Cosa” tiene que llegar a una única bandeja de entrada ; en mi caso utilizo el INBOX de mi Gmail.
    • La extensión de Google “Send from Gmail (by Google)” es ideal para remitirtela a tu Gmail, de esta forma tienes controlado todo desde un único punto de entrada.
  • Lo siguiente es procesar en forma de monotarea (los hombres lo tenemos más facil que las mujeres, porque sólo somos capaces de hacer una cosa a la vez…y no siempre bien…). Bromas aparte, olvidaros de la multitarea, es decir que cuando estamos procesando = “estoy procesando mi bandeja de entrada…y no voy a hacer caso a nada ni nadie más”.
  • El procesado consiste en decidir, rapidamente, qué es lo que tenemos que hacer con esa entrada.
    • Lo primero contestando a la pregunta: “¿Es actionable = procesable?”.
    • Si la respuesta es que SI , tendré que decidir cuál es la siguiente Acción.
    • Luego, más adelante sigo desarrollando esto.
  • Si la respuesta es que es NO, tengo tres opciones:
    1. La elimino: a la basura
    2. Igual puedo hacer algo con ella: la pongo en mi carpeta o con la etiqueta “Someday/Maybe”….y cuando en el futuro, procese esta carpeta, ya decidiré que hago con ella…si la convierto en una tarea o la descarto…o la dejo para otro momento de mi vida.
    3. Es una información que puedo utilizar como referencia. Por lo tanto le pongo la etiqueta correspondiente y la clasifico para mi archivo personal.(“Archivo”)
  • En el caso de que la respuesta sea SI, y la tarea no sea única (“monotarea”), si no que conlleve diferentes acciones (“multitarea”). Pasa a considerarse un PROYECTO, con entidad propia, el cual tendré que desglosar en diferentes tareas. Utilizando otra metodología, de la cual hablaré en una futura entrada de “menosSmas“.
  • En el caso de que sea una “monotarea”, la tengo que procesar, decidiendo-contestando previamente a la pregunta de ¿si es para mi  o no?.
    • Si no es para mi, la tengo que DELEGAR, remitirsela a la persona que la tenga que ejecutar, y para mi control “etiquetarla” en mi lista “Waiting List- A la espera” .
    • En mi caso, con ActiveInbox, le fijo tambien una fecha de control-revisión, para estar seguro que la persona me ha contestado…y la misma no se ha quedado olvidada “durmiendo  el sueño de los justos”.
  • Si la tarea es para mi, tengo que decidir en ese momento, si la hago YA (porque me conlleva menos de 2 minutos hacerla =regla de los dos minutos .
    • Es una NEXT ACTION.
    • O si no puedo hacerla en menos de dos minutos, la fijo como mi TAREA (ACTION) y le fijo una fecha de ejecución.
Espero que este resumen “básico” sobre el diagrama de flujo de  GTD os sea de utilidad y lo apliqueis de inmediato, si no lo estais haciendo ya !!. Y recordad lo más importante es HACER, no seais como el compañero de Dilbert.