Sé más eficiente: Acota tu tiempo laboral sin perder eficacia.

¿Y si resulta que puedes hacer lo mismo , con menos tiempo?

El otro día leía un articulo que afirmaba: “Los suecos lo han demostrado : la jornada de 6 horas es más productiva que la de 8” y que me va fantástico para ilustrar mi experiencia.

Prescindiendo de la fama que tenemos en España, de “calentar la silla” , dedicando muchas horas a la jornada laboral con eficiencia incierta; en mi opinión, esto no es una cuestión de nacionalidad, si no de habitos personales y de disciplina. Por supuesto, que la cultura de cada empresa influye, pero como siempre digo, está en nuestra mano el hacer algo y corregir , con el ejemplo, algunos malos habitos.

El caso es , que en mi opinión , y con todos los cuestionamientos del mundo,  que os animo a exponer, creo que, con algunas pautas básica,  se puede mejorar y en mucho, nuestra eficiencia diaria.

Yo llevo aplicándolo desde hace algun tiempo. Eso si, todo parte de una premisa básica, que no es otra, que el correcto dimensionamiento de la carga de trabajo a asumir por una persona. Fijado lo anterior, afirmo que ,aplicando algunas pautas ,se puede ser igual de eficaz, pero más eficiente ; con el beneficio adicional, de disponer más tiempo libre para hacer otras cosas fuera el ámbito laboral.

En mi opinión la eficiencia va directamente vinculada a la cantidad de tiempo que dispongo; si me obligo a fijar una hora de salida: las tareas salen a tiempo, exactamente igual que cuando disponía de más tiempo.

Es decir, que parafraseando a Einstein con lo que “el tiempo es relativo” y sin entrar en temas de Fisica Cuántica ,como los de la Dilatación del tiempo, pero que “me vienen al pelo”. En absolutamente cierto que la cantidad de cosas que haciamos en un intervalo de tiempo superior, las podemos incrementar, a pesar de habernos fijado ciertas limitaciones de tiempo: hacer igual o más , con menos tiempo.

la-dilatacion-del-tiempo-demostro-ser-real-miles-de-anos-despues-de-la-descripcion-en-antiguos-textos-hinduesO lo que es lo mismo; cuando procrastinamos, y dejamos algo por hacer “sine die”, en muchos casos se debe a que no tenemos-fijamos una fecha límite al respecto ; o si la fijamos, la misma ,está muy lejana de hoy. Si nos ponemos intervalos parciales de control y fechas limites (sin generarnos más presión de la que toca) , es un hecho , que notaremos que haremos mucho más , con menor necesidad de tiempo.

O sino, vale la pena que recordeis, el grado de eficiencia máxima, que tenemos los viernes cuando hacemos jornada intensiva , donde somos capaces de hacer en 7-8 horas mucho más que cualquier otro día laborable o , simplemente, nuestro grado de motivación aumenta exponencialmente,por el hecho de que viene el fin de semana. Así, nos obligamos a acabar la tarea que hemos ido arrastrando-demorando para “otro momento-para luego-para mañana”.

O si nos vamos de vacaciones, “simplemente por el hecho de irnos con la conciencia tranquila” somos capaces de hacer en esa ultima semana, una ingente cantidad de tareas que habiamos ido demorando durante el resto del año. Este mal hábito , repercute en un estrés y ansiedad demencial pre-vacacionales, que en algunos casos más graves, nos hace enfermar la primera semana de vacaciones.Alli se nos despiertan todo tipo de dolencias, que habian estado dormidas ( y que durante el resto del año,no nos podiamos permitir aflorar, por aquello de que teniamos que trabajar):”increíble pero cierto”.

consejos_no_perder_tiempo.jpg!Vaya tela no!. Somos capaces de hipotecar nuestras vacaciones por el hecho de haber dejado todo para última hora, y con eso de marcharnos “con el deber cumplido” para que nada ,durante las vacaciones, nos afecte. Y asi,  nos acabamos fastidiando a nosotros mismos ( y lo que es peor, a lo que nos rodean) por el hecho de una mala-malisima planificación y por no haber las cosas cuando realmente debiamos.

A lo mejor, digo yo,  todo reside en una malísima planificación y en minusvalorar el tiempo, pensando que es infinito.

Mis sugerencias para mejorar esto son:

  • Fijar una clara lista de tareas y clasifícalas en base a tus prioridades :
    • a su importancia (que valor te proporcionan en alcanzar tus objetivos profesionales ; para eso previamente has debido de fijar objetivos…)
    • qué tiempo requieren
    • Fecha límite para tenerlas finalizadas
  • Clasifícalas utilizando la matriz de Eisenhower (en una entrada antigua hablaba de la misma)
  • Importantísimo acota tu tiempo de trabajo diario:
    • Tu mismo decide si quieres trabajar 12,10, 8 o ¿porqué no? 6 horas : si el trabajo eres capaz de sacarlo. Recuerda quete pagan por trabajo realizado no por las horas que estas sentado
    • Si no te fijas una hora de salida (inexcusable) , empezarás a distraerte, a procrastinar y el día se te habrá pasado sin haber hecho lo que pretendías
  • Evita todas aquellas distracciones que te alejen de tu día a día:
    • redes sociales
    • compañeros de conversación interminable
    • desayunos y almuerzos excesivamente largos ( yo ahora prefiero traerme comida de casa; por aquello de evitar , tener que ir a un restaurante , caminar, esperar, …)
  • Destina la primera hora de la mañana, cuando más fresco estás a hacer las tareas que más se te resistan-menos te gusten-más odies. Si las dejas para después, no las harás. Además tienen un efecto sinergizante y de satisfacción personal bestial, que te motivará , en el momento que las hayas acabado, para hacer las otras tareas más fáciles, rutinarias, etc…
  • No vayas a reuniones o conferencias en las que no se hay fijado un orden del día, un tiempo limitado y de las que hayas recibido el material a tratar.
    • Exige disponer del mismo o si no excusa tu presencia.
    • Con el material que te envien preparalas.
    • Si ya los ha podido revisar, y no tienes que esperar a que te lo presenten, irás más directamente a las dudas a resolver y a posibles decisiones, resoluciones y lo que es mejor a que la reunión sea mas eficiente (y porqué no, más eficaz).
  • Ama tu tiempo por encima de todas las cosas = tu tiempo es tuyo y solo tu debes decidir cómo usarlo; recuerda se te paga por ejecutar de forma eficaz. Y la eficiencia , el tiempo que le dediques a ejecutarlo, va a depender de ti: sin duda tus actitudes influyen, pero la forma en que las uses , en más o menos tiempo , esas sólo dependen de ti.
  • Y no vengas con la excusa de que en tu empresa, esto no se estila. No vayas a remolque del resto. Practica el liderazgo, práctica con el ejemplo. Verás que si actuas de esta forma, generarás un efecto contagio, empezará a haber otras personas , que se interesen por como te organizas, y se lo apliquen…y así gota a gota, se cambiarán los malos habitos por buenas prácticas. A casi todo el mundo, menos a los workalcoholics o lo que todo lo vuelcan alrededor de su trabajo, les gusta- nos gusta tener tiempo para hacer otras cosas.

Y si lo que te digo, no te vale, piensa que esto no es nuevo, que ya lo decia la sabiduria popular o nuestr@s abuel@s en forma de dichos-refranes:

  • “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”
  • “Quien mucho abarca , poco aprieta”
  • “A quien madruga Dios le ayuda”, aunque este se contraponía con el de “No por mucho madrugar, amanece más temprano” (ya sabes, siempre hay un refrán para todo).
  • “Más vale pájaro en mano, que ciento volando”
  • “A lo hecho, pecho”
  • “El tiempo vuela”
  • Y multitud de ejemplos más (seguro que tu tienes más…)

Y si no,  te convezco, usemos el humor.  Una de las frases estrellas del comico José Mota es aquella de “hoy no, mañana”, la cual usa como coletilla  y excusa continua para cualquier tema, proyecto, asunto,… incluso ahora para llamar a un nuevo programa.

En resumen :

Acota tu tiempo, fijate una hora de salida, y ten claras las tareas que te acercan a tus prioridades, ya verás que si te aplicas esta receta, vas a notar un cambio increible en todos los sentidos.

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100 entradas de MenoSmas para LifeSqueezers

100 entradas

Hoy he recibido una notificación sorpresa, donde WordPress (el software que uso como Editor del Blog) me indica que MenosSmas para Life Squeezers ha alcanzado ya las 100 entradas.

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Y aprovechando la oportunidad, he procedido a revisar todas mis entradas, hacer alguna corrección y a clasificarlas por temáticas. Abajo podreis ver un listado de las mismas,  por si os apetece darles un vitazo o para que sea más facil una potencial futura consulta.

En paralelo a esto he procedido a actualizar algunos de los vinculos a redes sociales , fundamentalmente Facebook (donde en mi página hay un apartado exclusivo a las entradas al Blog) , Twitter , Linkedin (aqui soy más selectivo en las que publico, dado que está vinculado a mi perfil profesional) e Instagram (donde publico algunas de las fotos principales o pensamientos “gráficos” adecuados para este formato. En paralelo he creado una nueva revista en Flipboard donde estarán todas las entradas publicadas y futuras.

La verdad es que después de cuatro años, con algunas temporadas con menor actividad, puedo decir que el objetivo personal que me habia creado al iniciar este proyecto : ayudar a los demás en su organización personal y publicar mis reflexiones vitales sobre mis experiencias creo que ha sido más que conseguido . Además , puedo confirmar que he resuelto una de mis mayores debilidades: la falta de consistencia en adquirir un habito.

Muchas gracias de corazón a tod@s los que estais ahí, por tomaros la molestia de hipotecar parte de vuestro tiempo , en leerme.

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Espero y deseo que este proyecto siga adelante y pronto podamos hablar de las 200 entradas.

Un fuerte abrazo Life Squeezers, ya sabeis vuestro tiempo=vuestra vida es sólo vuestra y sois SÓLO vosotros los que debeis ser dueños de la misma. No dejeis que nada ni nadie os arrebate ese derecho.

LISTA DE ENTRADAS CLASIFICADAS POR TEMÁTICAS

ACTITUD

APLICACIONES DE PRODUCTIVIDAD PERSONAL : Cómo me organizo

GESTION DEL MAIL

ENTRADAS DE OTROS

GESTION DEL CONFLICTO

MOTIVACIÓN:

NUEVOS HABITOS / RENACER

ORGANIZACIÓN PERSONAL 

PERSONAL (historias sobre mi mismo…)

RESEÑAS sobre Libros y Peliculas

RESILIENCIA

 

 

 

 

Trello y WorkFlowy : dos herramientas para impulsar tu organización y productividad

Una de razones de mi blog era el poder impulsar nuestra productividad del dia a dia, organizarnos mejor, con lo que pudiesemos disponer más tiempo para las cosas que realmente nos importan, más alla de nuestra jornada laboral.

Hacia tiempo que no escribia sobre las aplicaciones que uso en mi dia a dia, como por ejemplo  ACTIVEINBOX, el cual me permite tener mi Inbox  con cero mails a diario.

Este mes de agosto, que el trabajo no me está apretando tanto, he incorporado dos aplicaciones a mi cartera de uso habitual. Estas nuevas aplicaciones creo que me van a convertirse en alguna de mis MUST de uso habitual.

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WorkFlowy, es una aplicación directamente orientada, de forma muy sencilla, a permitirte crear listas de tareas, deseos, o como almacén de cosas para no olvidarse de ellas.

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WorkFlowy es una aplicación que puede tiene extensiones para el escritorio de Windows, el movil o la tablet; y que funciona “en la nube” de manera que siempre la puedes tener sincronizada, independientemente de que hayas utilizado para actualizarla.

Vereis, si la probais, que su funcionamiento es tremendamente sencillo e intuitivo, sirve perfectamente para lo que se ha desarrollado.

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La otra aplicación de la cual me he enamorado se llama Trello. Esta no es tan simple como la anterior, pero creo que valdrá la pena invertir algo de tiempo en aprender su manejo.

Trello es un software de administración de proyectos con interfaz web, cliente para iOS y android para organizar proyectos.

Empleando el sistema kanban, para el registro de actividades con tarjetas virtuales organiza tareas, permite agregar listas, adjuntar archivos, etiquetar eventos, agregar comentarios y compartir tableros.

Trello es un tablero virtual en el que se pueden colgar ideas, tareas, imágenes o enlaces. Es una herramienta muy visual y que permite trabajar en equipo, con clara definición de tareas. Aqui teneis mi tablero de tareas para Casa.

Home

La versión gratuita proporciona funcionalidades aparentemente suficientes; aunque no descarto que en el futuro, si como promete se convierte en una herramienta fundamental de mi dia a dia, que adquiera la versión de pago con más funcionalidades.

Una de sus ventajas es la posibilidad de enviarte directamente “tarjetas” mediante el correo electrónico, fijar fechas de vencimiento, asignar tareas a otras personas del equipo, y en definitiva a tener una visión y control de forma muy rápida de cualquier proyecto.

Os adjunto a continuación el link para su guia de primeros pasos

Desde mi punto de vista, le podré sacar partido, no sólo desde el punto de vista profesional para organizar proyectos (abajo, hay una foto de mi tablero de tareas profesionales), si no para planificar temas personales, como por ejemplo la organización de eventos familiares o la redacción de mi blog, o un plan de entrenamiento. Os invito a que le deis un vistazo, estoy seguro que le encontrareis utilidad y me aportareis nuevas ideas a como usarla.

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Pd. Esta entrada ha sido redactada mientras escuchaba al compositor Islandes Ólafur Arnalds . Su pieza Dalur-Island Songs V es muy bella y te ayuda a interiorizar. Su canción “Say My Name”  interpretada conjuntamente con el autor Arnór Dan es una autentica preciosidad, que no puedo parar de escuchar. Aqui teneis el link de YouTube y anteriormente sobre los titulos de las canciones teneis los links a Spotify.

Mi gestor de tareas : ActiveInbox

Una de mis entradas antiguas, sobre una de mis aplicaciones de referencia:ActiveInbox.

MenoSmas para Life Squeezers

A pesar de que los expertos en Productividad Personal, no recomiendan el uso de gestores de correo electrónico como gestores de tareas , en mi caso y tras probar muchas de las aplicaciones recomendadas en el mercado , opté por utilizar una aplicación integrada en Gmail llamada ActiveInbox.

Las razones que me llevaron a esta decisión, están directamente relacionadas con algunas de las premisas recomendadas por los “gurus” de la P.Personal:
1.Por razones laborales recibo diariamente una enorme cantidad de mails, por lo que si o si, debo revisar a diario varias veces mi correo.
2.Me permite conseguir una de mis premisas diarias: “inbox cero a diario” (llevo mas de dos años cumpliéndola, y gran parte de conseguirla está directamente relacionada con esta aplicación .
3.Mi bandeja de entrada me sirve de bandeja “única” de gestión de todo lo que me llega. Cualquier cosa que…

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Cada dia soy más asocial usando las redes sociales

La entrada de hoy va sobre como controlar el tiempo que dedicamos a las redes sociales. Ya parto del hecho de que evitarlas es una utopia: “Sin ir más lejos ahora mismo no me estariais leyendo“.

El problema reside, como todo, en los excesos y el que dediques más tiempo del que, quizás,  debieras a las mismas, pasando a ser una obsesión, descuidando las relaciones sociales verdaderas. Aquellas que te obligan a mirar a los ojos al que tienes delante, o a escucharlo con detenimiento, que no oirlo,  prestándole toda tu atención,  sin distracciones de por medio.

Si a esto le añades, la vertiente multitarea estar “viendo”, por ejemplo,   series o peliculas en  cualquier  plataforma digital,   y a su vez, estar revisando el contenido de las entradas de tus proveedores sociales ( facebook, instagram, twitter, etc…), el problema se agrava exponencialmente. Tu ocio audiovisual, o mejor vuestro,  si lo compartes con alguien, está siendo interrumpido por las redes sociales, con lo que ni siquiera eres capaz de disfrutar algo poniendo todos tus sentidos y compartiendolo con quien tienes al lado.

En mi opinión las redes sociales, bien utilizadas, si que nos ayudan a socializar; el problema está cuando, como en todo, pasamos al exceso y  dedicamos demasiado tiempo a las mismas, acabamos no teniendo tiempo para la socialización verdadera, la no realizada a través de medios digitales, la que usa la “carne y hueso”.

Son adictivas;  es el nuevo tipo de droga de la sociedad actual. Su problema , es similar, al que tienes cuando abres una bolsa de patatas chips…que no puedes parar, y vas comiendote patatas, en este caso saltando de link en link , de contenido en contenido, de forma indiscriminada. Con la gravedad, de que en el caso de las patatas, la bolsa se acaba, pero en internet los contenidos son ilimitados.

Como he indicado, no propugno el eliminar su uso, si no el saber controlarlas, midiendo el tiempo que destinamos a las mismas. Por ello, a continuación, os propongo algunas aplicaciones destinadas a darnos consciencia del tiempo que dedicamos a las misma,  o a avisarnos y , porqué no , a bloquearnos si intentamos acceder en alguna de ellas excesivas veces.

Keepmeout : Servicio online , que funciona con cualquier navegador, y que permite configurar alertas para determinadas páginas web. De forma que nos avisa al intentar acceder a ellas en un determinado número de veces o nos avisa-limita el tiempo que estamos en las mismas.Dispone de una opción para que esté activo a determinadas horas del dia.

StayFocusd : Extensión para  Chrome , que bloquea completamente, el acceso a determinados sitios web las veces o a las horas del día que especifiquemos. Completamente configurable,  incluso para que funcione solo algunos días: entre semana o los fines de semana , por la mañana o por la tarde, o noche.

Cold Turkey es una aplicación exclusiva para entornos Windows que limita el acceso a páginas web y aplicaciones como mejor nos parezca.

Tomato Timer: Aplica la tecnica Pomodoro , de la cual ya he escrito en otras entradas sobre productividad personal. Intervalos de 25 minutos para focalizarnos en una determinada actividad, sin distracciones. Esta aplicación no bloquea páginas, sino que sigue la teoría de rendimiento Pomodoro, estableciendo un ritmo de trabajo compuesto de periodos cortos de esfuerzo seguidos de descansos muy breves.

Flipboard : Esta aplicación, nos permite abordar el tema de una forma diferente. En la misma, podemos crear “nuestra” revista con los contenidos que más nos interesan completamente agrupados. De forma que evitamos el tener que ir abriendo las diferentes plataformas : Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin, YouTube, revistas digitales,etc..
No obstante, si bien tiene una ventaja clara, que es centralizar toda la información que nos interesa, evitando que nos podamos dispersar, más de la cuenta, la deberiamos utilizar aplicando cualquiera de las aplicaciones anteriores, no vaya a ser que sea peor el remedio que la enfermedad.

En mis proximas entradas, escribiré, vinculado al punto anterior, sobre el tiempo que dedicamos al uso diario del movil, y algunas aplicaciones que se usan para medir esto.Seguro que os quedareis sorprendido, como me he quedado yo, conmigo mismo.

Me gustaría que este articulo, os sirva, para que penseis al respecto de cómo estais usando las redes sociales, y cuanto tiempo les destinais. Y en el otro lado de la balanza, cuanto tiempo le destinais, a hablar con la persona que teneis al lado, a escucharla, o simplemente  a mirarla o tocarla (también son formas de comunicación).
O que es más importante disfrutar de una puesta de sol que estemos viendo, que “subirla” a las redes, para que otros sepan lo que haces : realmente lo estas compartiendo o sólo quieres notoriedad = likes.

Seguro que si todos lo hiciesemos un poco más, viviriamos una vida más real y menos digital.