Autor: ginescerdan

Hoy me gustaría hablaros de cómo me aplico una técnica llamada Timeboxing, que no deja de ser mero sentido comun. Algo que nuestros ancestros, ya llevaban de serie, y les salía sólo: “haz sólo una cosa, cada vez“. El problema es que actualmente con la cantidad de estimulos, posibilidades, gran cantidad de cargas intrínsecas en nuestro puesto de trabajo y la enorme cantidad de distracciones digitales; tendemos a olvidar; y nos perdemos en la multitarea.

El problema, que habitualmente tenemos aquellos a los que nos apasiona; o cuando menos, nos gusta mucho nuestro trabajo; es que podemos caer facilmente en la tentación de dedicarle demasiadas horas al mismo, y olvidarnos del resto del mundo.

Esto, si se junta, con una enorme cantidad de responsabilidades y tareas a desempeñar; aliadas con una mala priorización, puede llevar rápidamente a la densación de “desborde”, estrés y malos modos.

No seré yo el que diga que hay una solución concreta al tema, entre otras cosas, porque vivo estas situaciones de descontrol en más ocasiones de las que me gustaría. Pero si, que he intentado ponerle solución, y estoy consiguiendo, en la mayoria de ocasiones, una gran eficiencia , con la eficacia habitual.

La clave radica en algo que ya hable hace tiempo, el aunar la solución, a la llamada Ley de Parkinson. Aquel que dice que el trabajo se estira en el tiempo todo lo que sea necesario hasta acabarlo. Es decir que o nos fijamos cotas y tiempos límites en nuestra jornada laboral o si no, la alargaremos, como si no hubiera mañana.

Ya hablé en un articulo previo sobre las virtudes, y mi experiencia personal, en el acotamiento del tiempo, como solucion, a una mejor compaginación de la carga laboral y la personal…o por no usar la palabra “carga” , por sus connotaciones negativas,; a compaginar la vida profesional con la personal. Aquello que se llama en recursos humanos “conciliación laboral y familiar; a la cual yo añadiría, mis hobbies o actividades personales”.

El problema está, tal como está pasando ahora mismo; es que a veces nos perdemos en la elevada carga de trabajo y de tareas; y no sabemos priorizar las que son realmente importantes o realmente urgentes.

Las listas de tareas no son la mejor manera de gestión, ya que es imposible a acabarlas por completo nunca, y te generan inquietud por la sensación de trabajo no terminado.

Queremos hacerlo todo, y hacer todo, es simplemente imposible; porque el tiempo, no da. Cuando llego a este tipo de apreciaciones, me viene a la cabeza una frase de Berto Pena de Thinkwasabi: “Tu puedes hacer cualquier cosa, pero no puedes hacer todas las cosas”.

En otras palabras, poder, si nos lo proponemos (actitud), mejor o peor (aptitud) podemos hacer cualquier cosa ; ahora bien no podemos hacer todas las cosas al unísono, porque el tiempo es un recurso finito .

Es por lo que no nos queda más remedio que priorizar, filtrar y definir lo que realmente es importante de la paja. Y es ahí, amigos, donde muchas veces fallamos, porque sencillamente, tenemos tanto trabajo, que el bosque no nos deja ver los arboles.

Es ahí, donde hace falta un buen trabajo de definición de los objetivos a conseguir, y aquellas tareas que nos van a acercar a ellos, de aquellos, que en este momento debemos descartar o emplazar a otro periodo, porque ahora no tocan realmente.

Lo que vendria a ser, siguiendo el simil de los arboles y el bosque, el ser un buen leñador que selecciona los arboles (tareas) que tiene que talar , para dejar despejado el camino que nos lleva a los objetivos a conseguir. Y los arboles que ahora mismo no toca talar, hay que dejar que vayan creciendo un poco más, algunos los cortaremos, cuando nos acerquen a nuestro objetivo, otros, serán meros arboles ornamentales.

Volviendo al tema; la clave, por lo tanto está, en fijarnos tiempos limitados; en seleccionar las tareas que tenemos que hacer en ese momento justo.

Sobre el proceso de seleccionar tareas hablaré en otra entrada, ya que me temo que el Principio de Eisenhower, ya no es tan valido como en el pasado…

Y al final , tras haber seleccionado las tareas a acometer, el fijar tiempos finitos y acotados para realizarlas. Esto ultimo se llama “Timeboxing”.

Que no deja de ser más que una tecnica que aplica el sentido común:

1.- Aplicar foco, es decir dedicarte a una sóla tarea

2.- Dedicarte a ella con todas tus fuerzas y habilidades durante un tiempo finito.

3.- Es ahí, en el tiempo acotado, donde está la clave.

Nuestro cerebro funciona mucho mejor si sabe que lo que vamos a hacer va a estar limitado a un tiempo cerrado. Transcurrido el mismo, pasaremos a realizar otra tarea. Esto nos evita el cansancio excesivo, el aburrimiento por estar haciendo muchas horas lo mismo, y sobretodo ganar eficiencia, ya que podremos avanzar varios proyectos a la vez; en sus tiempos respectivos, y evitar un error del pasado que era el trabajar a lo bestia en un unico proyecto, abandonando el resto…

Eso hoy en dia, con la cantidad de responsabilidades y multitareas que implican nuestro puestos de trabajo, es imposible.

Lo anterior, nos llevaba, si trabajabamos como antaño, a arrancadas de Ferrari, y paradas de burro. En lugar de trabajar con el motor a unas revoluciones saludables y constantes en el tiempo, lo sometiamos en tiempos prolongados a excesivas revoluciones, que nos llevaban a potenciales problemas de salud.

El Timeboxing consiste en establecer un tiempo de entre 30-60 minutos; el cual vamos a delimitar previamente y lo vamos a medir y acotar con un temporizador; y que va a ser el tiempo que vamos a dedicar a esa tarea o proyecto.

Para delimitar los tiempos, en mi caso uso un calendario adicional en Google que llamo TimeBoxing donde fijo a diario los tiempos que voy a dedicar a cada tarea.

En el mismo fijo a priori, y esto es muy importante, porque “no solo de trabajo vive el hombre”; el fijar en el mismo los tiempos de desayuno, almuerzo y de alguna actividad personal (deporte por ejemplo).

Debemos fijar una hora límite de finalización de la jornada : innamovible = no negociable.

A partir de ahí, tras haber hecho el proceso de criba y priorización de tareas; poner en el calendario , en el tiempo restante, aquellas tareas que tengo que acometer. Importante , como he dicho antes, el no quedarnos sólo con una, si no alternar con varios proyectos.

Otro punto a incluir en el calendario, es tiempos para realizar tareas rutinarias, por ejemplo, revisar el mail 2-3 veces al dia (esto ultimo depende de la cantidad de mails que os lleguen y vuestro tipo de trabajo).

Fijar tambien, tiempo para urgencias o imprevistos, que siempre aparacen, por muy controlado que lo queramos tener todo.

Y por ultimo es perfecto el poder agrupar tareas con similitudes: por ejemplo llamadas, intentar hacerlas todas en una franja concreta en el tiempo. En esas franjas devolveré aquellas llamadas que no he podido contestar anteriormente porque estaba focalizado en mi tareas más importante en ese momento. Aqui es clave tener el contestador activado o fijar criterios internos en la organización: si me llama alguien 2-3 veces seguidas, debo contestar si o si, porque realmente es muy urgente.

Seguro que muchas de las cosas que os he dicho , ya las aplicais, porque son de sentido común…pero por si acaso, no viene mál recordarlas.

Porque , a mi personalmente; por muy organizado que pretendo ser; de cuando en cuando me viene la crisis, y todo me parece descontrolado y me desbordo.

Ahí no queda más, que darse cuenta de los sintomas: pararse, reflexionar, reorganizarse y volver a aplicarse el método. Que no es otro, que tener claro tus objetivos y seleccionar aquellas tareas que realmente te aproximen a los mismos, dejando las otras tareas (ruido) para más adelante o, para nunca.