En mi ultima entrada , comentaba que desde hace años utilizo ActiveInbox (AI) como una extensión en mi Gmail que me permite aplicar de una forma rápida los conceptos GTD (Getting Things Done de David Allen)

En las últimas semanas he estado revisando en paralelo la posibilidad de utilizar algunas de las extensiones nativas de Gmail para hacer lo mismo. Y tengo que confesar , que el resultado es mejor de lo que pensaba, y en un futuro si fuese necesario, podría llegar a descartar el uso de AI.

Lo primero para hacer un uso correcto, y poder aplicar la metodologia GTD, os indico unas premisas fundamentales para conseguir el deseado Inbox Zero.

1.- En mi escritorio he eliminado todos los iconos y elementos que me distraen. Sólo tengo un acceso directo a mi carpeta de proyectos y el icono de papelera.

2.- En Google Chrome he configurado para que las descargas vayan directamente al escritorio, de forma que al tenerlo despejado, cualquier archivo que descargo, tengo que revisarlo y hacer algo con el. Siguiendo la premisa GTD, que explico luego tengo tres opciones, tras abrirlo y leerlo: hacer algo con él = tarea, archivarlo o borrarlo.

3.-Fijo franjas de tiempo durante el dia para revisar mi bandeja de entrada de Gmail. En ese momento sólo hago eso: revisar mi bandeja de entrada desde el mail más reciente hasta el más antiguo (lo hago así, porque de esta forma siempre reviso el último mail de una misma cadena de correos).

4.-Proceso el correo. Leyendolo haciendome las pregunta ¿qué es esto? y seguidamente ¿qué tengo que hacer con esto?. La respuesta puede ser:

• Nada, no me interesa, no tengo nada que hacer con esto. Lo borro
• Nada, pero me interesa tenerlo archivado para futuras consultas. Lo archivo, poniendole una etiqueta . Si es un cliente, un proyecto, una referencia, etc..
• Yo no tengo que hacer nada, lo tiene que hacer otra persona, así que lo delego pasándole un mail a quién tiene que ejecutarlo y marco el mail con un “snooze-a la espera”, fijándole una fecha de seguimiento. Si me contesta antes, la marca de seguimiento , me desaparece; si no ha contestado, le reclamo , enviándole un mail.

• Tengo que hacer algo yo = una tarea. Si la puede hacer en menos de dos minutos , la hago en ese momento. Si me lleva más de dos minutos, me la fijo como tarea pulsando el icono de Task. Y le fijo una fecha en el menú emergente de cuándo me lo programo para hacerlo.

• Hago esto mismo con todos los correos, hasta que me quede la bandeja de entrada completamente vacia.

Después de eso sigo con mis tareas. A lo mejor ejecutar alguno de los correos tareas que he fijado , que estaran archivado en la carpeta-extension Tasks-Tareas.

Para visualizarlos mejor tambien puedo usar la aplicación TaskBoard, donde tengo las tareas que tengo que ejecutar HOY o las de los próximos dias. En esa aplicación no sólo tengo mis mails-tareas, tambien mis llamadas, reuniones u otras tareas que tengo que hacer HOY.

Asimismo en tu Google Calendar, tendras un calendario llamado Tareas donde puedes visualizar los mails-tareas que has clasificado por la fecha de vencimiento .

Para tomar notas rápidas uso Google Keep, incluso lo uso mientras estoy teniendo reuniones, y si al finalizar la reunión , la nota es importante la convierto en un Google Docs, para poder seguirlo y archivarlo en el futuro dentro de mi Google Drive.

Todo está integrado en Gmail, de forma que tienes acceso a cualquier de las extensiones de forma rápida, con la barra lateral de Add-ons.

Aplicando esta metodología, hace más de 5 años que tengo mi Inbox a cero cada dia al finalizar mi jornada, y que no se me escapa ningún tema. El método funciona ya que me orienta perfectamente a la acción y que no se me queden correos sin responder o revisar.

Hoy cumplo años.

Si alguien , hace algún tiempo, no demasiado, me hubiera dicho, que lo que más valoraría en un dia como hoy, es mi sensación de tranquilidad, de control, de rutina, de pseudotedio …no lo hubiera creido.

Si pienso en mi pasado, algunos de mis mayores anhelos, ambiciones y propósitos estaban fundamentados en el cambio continuado en búsqueda de, un muy bien, no se qué.

Siempre me he caracterizado por ser un “culo inquieto”; por el movimiento constante, por el no pararme a reflexionar ; pensando aquello de que si “te paras mueres”.

He buscado exprimir, cada segundo de mi vida, en multitud de sinrazones, actividades, aventuras varias y experiencias, como si no hubiera un mañana. Desmenuzando el presente segundo a segundo.

Ahora en cambio , me he dado cuenta, que valoro mucho más la tranquilidad, la rútina de las tareas habituales, el reducir al máximo los imprevistos, y el tener todo mucho más controlado y organizado. Atras quedan los tiempos de querer hacer de todo , saltando de una actividad a otra, por el hecho de hacerla, sin disfrutarla en su justa medida.

Quizás mi vida no sea tan “apasionante”, pero yo siento que me llena.

No necesito mucho más.

Tengo en mi paseo por la vida, a mi pareja a quien quiero y que me corresponde, dandome además mucha paz; mis hijas, de las que me siento muy orgulloso; una familia que me apoya y a la que quiero un monton; un trabajo que gusta en su justa medida y en un tiempo controlado , atras quedan, jornadas maratonianas e interminables; y sobretodo, tengo tiempo para dedicarme a mi y a mis aficiones, que cada vez son menos, pero más constantes.

Ahora siento de verdad que menos es más. Que si bien antes me lo aplicaba para exprimir la vida como un Life Squeezer, ahora siento que este planteamiento no era del todo correcto. Que lo adecuado es disfrutar , regocijarse, saborear, todo aquello que hagas en cada momento, dedicandote ese tiempo sólo a eso. He dejado atrás mis tiempos de multitarea, he aprendido que hacer una cosa bien hecha o bien disfrutada, es mucho mejor que muchas pero poco aprovechadas.

Creo que he llegado a esa edad en la que estoy satisfecho como soy, con lo que tengo, con lo que vivo, y no me tientan, las posibles experiencias o sensaciones fuera de mi entorno.

Me parece que puedo decir bien alto, que he alcanzado madurez en mi pensamiento y actitud a la vida. La madurez física hay está, aunque yo siga empeñandome en pensar que tengo unos cuantos años menos, y mi cabeza no la acompañe, y me sienta muy joven.

Un joven maduro de espiritú.

Me siento en paz, feliz y querido.

Qué mas puedo pedir a la vida.