Aplicando la metodología GTD en Gmail

En mi ultima entrada , comentaba que desde hace años utilizo ActiveInbox (AI) como una extensión en mi Gmail que me permite aplicar de una forma rápida los conceptos GTD (Getting Things Done de David Allen)

En las últimas semanas he estado revisando en paralelo la posibilidad de utilizar algunas de las extensiones nativas de Gmail para hacer lo mismo. Y tengo que confesar , que el resultado es mejor de lo que pensaba, y en un futuro si fuese necesario, podría llegar a descartar el uso de AI.

Lo primero para hacer un uso correcto, y poder aplicar la metodologia GTD, os indico unas premisas fundamentales para conseguir el deseado Inbox Zero.

1.- En mi escritorio he eliminado todos los iconos y elementos que me distraen. Sólo tengo un acceso directo a mi carpeta de proyectos y el icono de papelera.

2.- En Google Chrome he configurado para que las descargas vayan directamente al escritorio, de forma que al tenerlo despejado, cualquier archivo que descargo, tengo que revisarlo y hacer algo con el. Siguiendo la premisa GTD, que explico luego tengo tres opciones, tras abrirlo y leerlo: hacer algo con él = tarea, archivarlo o borrarlo.

3.-Fijo franjas de tiempo durante el dia para revisar mi bandeja de entrada de Gmail. En ese momento sólo hago eso: revisar mi bandeja de entrada desde el mail más reciente hasta el más antiguo (lo hago así, porque de esta forma siempre reviso el último mail de una misma cadena de correos).

4.-Proceso el correo. Leyendolo haciendome las pregunta ¿qué es esto? y seguidamente ¿qué tengo que hacer con esto?. La respuesta puede ser:

  • Nada, no me interesa, no tengo nada que hacer con esto. Lo borro
  • Nada, pero me interesa tenerlo archivado para futuras consultas. Lo archivo, poniendole una etiqueta . Si es un cliente, un proyecto, una referencia, etc..
  • Yo no tengo que hacer nada, lo tiene que hacer otra persona, así que lo delego pasándole un mail a quién tiene que ejecutarlo y marco el mail con un “snooze-a la espera”, fijándole una fecha de seguimiento. Si me contesta antes, la marca de seguimiento , me desaparece; si no ha contestado, le reclamo , enviándole un mail.
  • Tengo que hacer algo yo = una tarea. Si la puede hacer en menos de dos minutos , la hago en ese momento. Si me lleva más de dos minutos, me la fijo como tarea pulsando el icono de Task. Y le fijo una fecha en el menú emergente de cuándo me lo programo para hacerlo.
  • Hago esto mismo con todos los correos, hasta que me quede la bandeja de entrada completamente vacia.

Después de eso sigo con mis tareas. A lo mejor ejecutar alguno de los correos tareas que he fijado , que estaran archivado en la carpeta-extension Tasks-Tareas.

Para visualizarlos mejor tambien puedo usar la aplicación TaskBoard, donde tengo las tareas que tengo que ejecutar HOY o las de los próximos dias. En esa aplicación no sólo tengo mis mails-tareas, tambien mis llamadas, reuniones u otras tareas que tengo que hacer HOY.

Asimismo en tu Google Calendar, tendras un calendario llamado Tareas donde puedes visualizar los mails-tareas que has clasificado por la fecha de vencimiento .

Para tomar notas rápidas uso Google Keep, incluso lo uso mientras estoy teniendo reuniones, y si al finalizar la reunión , la nota es importante la convierto en un Google Docs, para poder seguirlo y archivarlo en el futuro dentro de mi Google Drive.

Todo está integrado en Gmail, de forma que tienes acceso a cualquier de las extensiones de forma rápida, con la barra lateral de Add-ons.

Aplicando esta metodología, hace más de 5 años que tengo mi Inbox a cero cada dia al finalizar mi jornada, y que no se me escapa ningún tema. El método funciona ya que me orienta perfectamente a la acción y que no se me queden correos sin responder o revisar.

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