Timeboxing (profundizando un poco más en esta técnica)

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Si or recordais, en la entrada de la semana pasada, os hablaba de mi experiencia aplicando el Timeboxing, y la mejora significativa que habia observado en mi eficiencia y control.

Timeboxing es una técnica sencilla que sirve para una mejor gestión del tiempo y ayudarnos a ser más productivos.

La diferencia de bloquear tiempo para hacer algo y el timeboxing, es que en esta última técnica el tiempo está limitado; pero además nos permite asegurarnos que “nos comemos el elefante a bocados”. Esto es fundamental para proyectos que conllevan mucho tiempo y que nos dan miedo a afrontar, por su elevada carga de trabajo. Con el Timeboxing, los hacemos más fácil de digerir y/o gestionar.

Su fundamento consiste en fijar espacios de tiempo , de forma anticipada, para la ejecución de una (y solo una) determinada actividad. Es una variante, que incluye la técnica Pomodoro.

  1. Elige una tarea para completar.
  2. Ajusta un temporizador a 25 minutos.
  3. Trabaja en la tarea hasta que pasen los 25 minutos.
  4. Toma un pequeño descanso de cinco minutos (esto indica la conclusión de un “pomodoro”).
  5. Repite los pasos del 1 al 4.
  6. Después de cada cuatro pomodoros, toma un descanso más extenso, de unos 20 minutos o más.

El Timeboxing funciona muy bien como “timekeeper” en reuniones. Si además poneis un temporizador, de los de marcha atrás, a la vista de los asistentes, es una gran ayuda para mantenerse en el tiempo, ser efectivo y evitar a los acaparadores de tiempo, y nos hacen perder eficiencia.

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El disponer de un reloj de marcha atras para nuestras tareas personales, es tambien util. Aqui teneis el link de algunas extensiones-aplicaciones , que sirven para esto. En mi caso uso en mi iPad uso TimeboxApp pero en Android hay muchas otras ; y en Chrome puedes usar esta que se llama “Tomato timer”.

Si bien en el caso de Timeboxing , hay variables y posibles reglas, que como siempre digo en productividad personal, cada uno debe aplicar lo que mejor le funcione.

Se pueden diferenciar Intervalos rigidos o flexibles. Su diferencia radica , en si vamos a parar si o si, en el caso de los primeros y saltar a otra tarea de forma inmediata; o si nos vamos a permitir algun tiempo extra adicional, si estabamos practicamente ultimándola (la tarea en sí), igual vale la pena dedicarle un poco tiempo más, aunque nos saltemos la regla.

La planificación de los intervalos de tiempo a dedicar a cada tarea, es la base de este proceso. En mi caso, suelo planificarlos, en mi cierre diario o , a primera hora, justo antes de empezar. De esa forma adapto, posibles urgencias de ultima hora.

Es importante ser flexible y adaptarlos a diario; de esa forma nuestra planificación va a ser más realista y adaptada a las variaciones de nuestras prioridades y cargas de trabajo.

Recomiendo dejar unas determinadas franjas fijas a diario , para que se repitan a lo largo de la semana. Son aquellas relativas a las necesidades básicas: desayuno , almuerzo, (en familia mejor)… o determinadas tareas, fuera de las laborales, que queremos hacer si o si: estudiar algo, hacer deporte, etc…

Recomiendo tambien fijar los periodos de arranque y cierre con horarios fijos. En mi caso el periodo de arranque, le llamo calentamiento, y me sirve para espabilarme, y mientras me voy tomando un café , reviso y planifico la jornada ; y fijo los intervalos de timeboxing.

Para fijarlos uso mi Google Calendar y los integro en mi dia a dia. Google Calendar es una herramienta , que trabajandola bien, cumple perfectamente los objetivos de Timeboxing.

Menos es mas para Life Squeezers

Las franjas de tiempo para hacer un Timeboxing efectivo, oscilan, en mi caso de 30 a 45 minutos. Tiempos superiores , pueden conllevar cansancio y despiste; y tiempos inferiores, a falta de foco, por saltar demasiado de flor en flor. Ya sabeis “menos es más”.

Tan importante como fijarse tiempos de trabajo efectivo, es el fijarse intervalos de pausa, de 5-10 minutos. Nos van a ayudar a despejarnos entre tareas y a romper entre las mismas, de forma clara.

Algunos de los beneficios del Timeboxing son

  • Foco: estar centrado en hacer lo más importante en ese intervalo de tiempo: esa y sólo esa tarea
  • Mantenerse fresco y productivo durante todo el dia. Nos permite sacar nuestro lado innovador.
  • Te obliga a parar a descansar de forma regular, y así estar siempre listo para las siguientes tareas.
  • Visualizas el progreso de los proyectos y de tu dia a dia.
  • Autoaprendizaje: Relacionado con lo anterior, al estar organizado, focalizado y saber lo que vas a conseguir, vas a poder predecir resultados en el tiempo y te vas a conocer mucho mejor. Los compromisos que puedas hacer, estaran basados en tu realidad y experiencia en proyectos previos. Sabras fijar mucho mejor, el tiempo que vas a necesitar para proyectos futuros. Con Timeboxing existe un autoaprendizaje.
  • Estarás Orientado al Resultado, más que a cumplir el expendiente de realizar tareas y tacharlas de una lista. Pero aqui es muy importante el saber un cribado de aquello realmente importante, y no dejarse llevar por lo urgente, aquello que me acerca a mis objetivos. En mi próxima entrada hablaré de cómo ha evolucionado la técnica Eisenhower, para ser mejor adaptada a lo que realmente tengo que hacer, y no sólo, moverse en las urgencias.

¡Y qué! ¿Te animas a poner en marcha el Timeboxing?. Cuentame tus experiencias y así aprendemos juntos.

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